Thời điểm các nhà bán lẻ cập nhật hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và điểm bán hàng (POS), nhiều người tỏ ra thận trọng. Đại tu hệ thống CNTT là một bước tiến lớn, việc triển khai ERP và POS sẽ tác động đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Nếu chọn sai, việc triển khai sẽ khiến bạn vừa tốn chi phí vừa mất nhiều thời gian, hậu quả bạn phải sử dụng một hệ thống không đáp ứng được tất cả chức năng mà bạn cần. Nhưng nếu chọn đúng thì bạn sẽ có nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh của mình, điều này sẽ hỗ trợ bạn khi bạn mở rộng và đa dạng hóa hoạt động kinh doanh và cuối cùng là giúp bạn phát triển lớn mạnh hơn.

Khi công nghệ tiếp tục định hình lại trải nghiệm mua sắm của người tiêu dùng, các nhà bán lẻ hàng xa xỉ phải suy nghĩ vượt ngoài khái niệm cũ và hạn chế về "công nghệ bán lẻ" khi tìm kiếm một hệ thống ERP và POS mới. Hiện nay, có hàng nghìn hệ thống POS trên thị trường đều có khả năng giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ cơ bản - thêm sản phẩm, nhập mô tả, tạo chương trình khuyến mãi, bán hàng và lấy báo cáo cuối ngày. Nhưng những công việc cơ bản này không còn đủ nữa. Giải pháp phần mềm lý tưởng sẽ giúp bạn tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng, tối ưu hóa việc chọn lựa sản phẩm, dễ dàng thêm dịch vụ mới và duy trì tính linh hoạt để sẵn sàng đối mặt với sự thay đổi.

Chúng tôi đã xác định bảy tiêu chí quan trọng để bạn cân nhắc khi đánh giá các lựa chọn trên thị trường, giúp bạn chọn lựa hệ thống POS và ERP phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.

1. Hệ thống có hỗ trợ trải nghiệm mua sắm liền mạch không?
2. Hệ thống có cung cấp dịch vụ mang tính cá nhân hóa không?
3. Khả năng quản lý hàng tồn kho có mạnh mẽ không?
4. Hệ thống có giúp bạn quản lý nhân viên không?
5. Hệ thống có cung cấp thông tin kinh doanh mạnh mẽ và phân tích nâng cao không?
6. Hệ thống có hỗ trợ cho những đổi mới trong nhu cầu kinh doanh không?
7. Nhà cung cấp của bạn đáng tin cậy không?

Nhiều giải pháp phần mềm cho phép bạn cung cấp một trải nghiệm liền mạch cho khách hàng. Tuy nhiên, để mang lại trải nghiệm hiệu quả và hấp dẫn qua các kênh bán hàng, bạn cần công nghệ hỗ trợ cung cấp cái nhìn rõ ràng về dữ liệu, sự kiểm soát toàn diện và thông tin theo thời gian thực về sản phẩm, doanh số bán hàng và khách hàng cho tất cả cửa hàng trực tuyến và cửa hàng vật lý. Nếu dữ liệu của bạn đặt ở các phần mềm khác nhau trên các cơ sở dữ liệu riêng lẻ và các kênh này không giao tiếp với nhau, sớm muộn bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và phục vụ khách hàng của mình.

• Một hệ thống bao gồm các điểm bán hàng (POS), thương mại điện tử (eCommerce) và Quản lý Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) giao tiếp với nhau theo thời gian thực, thông tin được cập nhật liên tục và nhanh chóng.
• Sự minh bạch về tồn kho, khách hàng có thể trực tiếp kiểm tra trên website tình trạng có sẵn của sản phẩm trước khi đặt hàng - hoặc trước khi đến cửa hàng.
• Khả năng kiểm tra số lượng tồn kho của tất cả các mặt hàng tại bất kỳ điểm bán hàng nào, và cho phép nhân viên đặt hàng từ các cửa hàng khác hoặc từ kho hàng.
• Giỏ hàng mua sắm thống nhất, từ đó khách hàng có thể tiếp tục mua sắm và theo dõi giỏ hàng của mình từ nhiều thiết bị.
• Các tùy chọn mua sắm và khả năng đáp ứng đa dạng, bao gồm

- Click and collect (còn được gọi là BOPIS; khách hàng mua sắm trực tuyến và đến cửa hàng để lấy hàng)

- Giao hàng tận nơi

- Nhận hàng ở tủ hoặc ở vị trí bất kỳ theo yêu cầu

- Mua sắm trực tuyến và trả hàng tại cửa hàng, hoặc trực tiếp trả lại cho tài xế giao hàng.

Khách hàng mong đợi được đối xử như những vị khách đặc biệt và muốn được nhận diện theo phong cách riêng. Khi dịch vụ cá nhân hóa được thực hiện đúng cách, nó có thể mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp của bạn. Một báo cáo của Boston Consulting Group đã chỉ ra rằng khi trải nghiệm mua sắm đề cao tính cá nhân hóa, khách hàng muốn thêm các mặt hàng bổ sung vào giỏ hàng tăng 110% và 40% có khả năng chi tiêu nhiều hơn so với kế hoạch ban đầu.

Để có đánh giá toàn diện nhất về mỗi khách hàng, bạn phải có khả năng quan sát quá trình họ mua sắm trực tuyến, trên ứng dụng hoặc trực tiếp, và kết nối tất cả các điểm dữ liệu để chúng tạo thành một bức tranh duy nhất. Điều này bao gồm việc kết hợp nhiều nguồn dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, để hiểu đúng về người tiêu dùng qua các giao dịch và kênh bán hang và liên kết với chương trình đổi điểm thưởng của bạn (nếu có).

• Chương trình khách hàng thân thiết mà bạn có thể thiết kế dựa trên nhu cầu và sở thích của bạn (và của khách hàng), cho phép khách hàng thu thập & sử dụng điểm và phiếu mua hàng trên các kênh mua sắm.
• Tạo một chương trình khách hàng thân thiết phù hợp có thể hiển thị rõ ràng số tiền giảm giá mà khách hàng tiết kiệm được, cũng như hiển thị các phiếu giảm giá và các ưu đãi khác như cộng điểm thưởng đối với một số mặt hàng đặc biệt.
• Một cơ sở dữ liệu thống nhất các kênh mua sắm, giúp bạn dễ dàng kết nối tất cả mối quan tâm của khách hàng, thông tin khách hàng thân thiết và dữ liệu bán hàng, cho dù họ mua hàng tại cửa hàng, trên mạng xã hội, trên ứng dụng hoặc trên website.
• Chức năng phân tích dữ liệu phức tạp để phát hiện xu hướng trong thói quen mua sắm của khách hàng, từ đó đưa ra các ưu đãi và gợi ý mua sắm thích hợp.
• Tiếp cận khách hàng của bạn với các tin nhắn cá nhân hóa tùy vào thói quen và sở thích của họ.

Các nhà bán lẻ hàng cao cấp cần có khả năng quản lý kho mạnh mẽ và một cái nhìn về hàng tồn kho rõ ràng theo thời gian thực. Bạn cần phải đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thay đổi của người tiêu dùng và đưa ra các quyết định đúng đắn: mang nhiều khách hàng quay lại hơn, bán được nhiều sản phẩm nguyên giá và cho phép người tiêu dùng trải nghiệm mua sắm cá nhân hóa. Bạn phải có khả năng đáp ứng tùy theo ngân sách khác nhau, quản lý các đơn đặt hàng tùy chỉnh và đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn bằng cách phân phối sản phẩm một cách hiệu quả. Bạn cũng cần biết được người tiêu dùng đang quan tâm những gì và dự đoán họ sẽ muốn gì trong tương lai. Với rất nhiều mã sản phẩm phong phú để quản lý và thay đổi nhanh chóng để theo kịp xu hướng, bạn cần có các công cụ phân tích và dự đoán thông minh, có khả năng phân tích dữ liệu để xác định xu hướng và giúp bạn xác định những sản phẩm nào cần đặt hàng và cách phân phối hợp lý. Vài năm trước, việc phân tích kinh doanh được xem là tốn kém vì chi phí đắt đỏ, chỉ có các tập đoàn lớn mới có thể áp dụng - nhưng điều này không còn đúng nữa. Và khi ngành công nghiệp tiếp tục đối mặt với sự cố gián đoạn trong chuỗi cung ứng, phần mềm đóng vai trò cực kỳ quan trọng giúp phát hiện các xu hướng, dự đoán nhu cầu và điều chỉnh nhanh chóng.

• Một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép nhân viên xem trạng thái tồn kho theo thời gian thực và khả năng theo dõi hàng hóa đang có sẵn, hàng hóa đang được vận chuyển và cái gì đã (hoặc chưa) được đặt hàng
• Một cái nhìn tập trung về doanh số bán hàng cho phép bạn theo dõi cách sản phẩm được bán ra ở các cửa hàng và trực tuyến, biết được kho nào thiếu hàng và bổ sung kịp thời
• Khả năng quản lý một số lượng lớn và đa dạng các sản phẩm trong các danh mục khác nhau
• Các công cụ được thiết kế đặc biệt để tối ưu hóa doanh số bán hàng tại cửa hàng, chẳng hạn như tự động giảm giá đối với các mặt hàng chậm bán và hỗ trợ nhiều loại khuyến mãi khác nhau
• Tầm nhìn toàn diện về chuỗi bán lẻ của bạn và các công cụ để cân bằng số lượng tồn kho bằng cáchcân đối giữa các cửa hàng thiếu và các cửa hàng dư thừa
• Tự động bổ sung các mặt hàng cụ thể để ngăn chặn tình trạng hết hàng có thể xảy ra, từ đó giảm thiểu nỗ lực và chi phí thực hiện
• Hỗ trợ tối đa hóa không gian cửa hàng và xác định combo sản phẩm phù hợp nhất cho từng khu vực và khoảng thời gian hợp lý
• Khả năng gán các thuộc tính cho mỗi mặt hàng (ví dụ: kiểu dáng, màu sắc và kích thước) để cải thiện việc quản lý hàng tồn kho và điều chỉnh lại việc đặt hàng
• Khả năng dự báo số lượng chính xác để đặt hàng cho các cửa hàng và nhà kho, xem xét các xu hướng trong lịch sử bán hàng bao gồm mùa vụ, các ngày lễ tết và sự kiện đặc biệt hàng năm
• Khả năng thiết lập các quy tắc nhập hàng khác nhau cho các loại sản phẩm khác nhau, ví dụ như sản phẩm bán nhanh, sản phẩm theo thời vụ và sản phẩm bán chậm

Tỉ lệ nghỉ việc trung bình trong ngành bán lẻ vẫn cao so với các ngành khác, dao động xung quanh 60% theo Hiệp hội Bán lẻ Quốc gia. Vấn đề này dẫn đến vòng lặp liên tục của việc tìm kiếm, tuyển dụng, tiếp nhận và đào tạo, tốn thời gian và nguồn lực trong việc quản lý cửa hàng và gây thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn.

Một hệ thống POS hiện đại có thể cung cấp các tính năng để lập kế hoạch lịch làm việc cho nhân viên cũng như theo dõi chi phí và hiệu suất của nhân viên. Nó cũng có thể cung cấp các thông tin chi tiết mà bạn cần để tối ưu hóa việc sử dụng nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc và giúp bạn xác định nhân viên làm việc với hiệu suất cao để khen thưởng. Việc này tạo động lực lớn cho nhân viên. Một nghiên cứu của SurveyMonkey cho thấy rằng 63% nhân viên được khen thưởng trong công việc rất ít có khả năng tìm kiếm công việc mớ

• Khả năng tạo lịch theo ca làm việc, dự tính chi phí nhân viên và so sánh dự tính với ngân sách thực tế, giúp đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn hoạt động có lợi nhuận
• Các tiện ích tự động giúp bạn quyết định cần bao nhiêu nhân viên để lên lịch làm việc, tùy thuộc vào giai đoạn đông khách hay vắng khách để cân nhắc cần nhiều hoặc ít nhân viên hơn
• Theo dõi tự động thời gian làm việc và hoa hồng của nhân viên, nếu có
• Cài đặt quyền hạn cho POS (điểm bán hàng). Bằng cách chỉ cho phép một số nhân viên đặc biệt có quyền thực hiện các công việc như trả hàng hoặc giảm giá đặc biệt, từ đó giảm thiểu nguy cơ gian lận
• Các phân hệ giúp phòng tránh mất mát cảnh báo về hoạt động gian lận tại POS
• Các công cụ giao tiếp để đơn giản hóa việc trao đổi thông tin giữa nhân viên, ví dụ như nhanh chóng phê duyệt yêu cầu nghỉ phép hoặc thay đổi ca làm.

Các kỳ nghỉ, ngày khai giảng, những đợt nắng nóng mùa hè là giai đoạn nhất định trong năm có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất bán hàng trong ngành bán lẻ. Câu hỏi là, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng chưa? Nếu thiếu các công cụ để phân tích dữ liệu bán hàng và đưa ra dự báo chính xác, bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội, đặc biệt là trong các thời kỳ cao điểm.

Trong ngành bán lẻ, các thương hiệu xa xỉ thu được lợi ích đáng kể từ phương pháp phân tích dữ liệu. Trong bài viết "Giá trị của dữ liệu và phân tích trong ngành thời trang và hàng cao cấp," McKinsey đã xác nhận rằng các công ty ra quyết định dựa trên dữ liệu về tối ưu hóa tồn kho và cửa hàng tăng doanh số bán hàng lên đến 10%.

• Thông tin phải rõ ràng, khả năng tạo ra các chế độ xem và báo cáo mang tính cá nhân hóa. Bạn hoàn toàn có khả năng phân tích dữ liệu và vận dụng mà không cần chuyên gia phân tích dữ liệu
• Trực quan hóa dữ liệu và bảng điều khiển, để người dùng dễ dàng biết được những sản phẩm và cửa hàng nào đang tạo doanh thu, và nơi nào bạn cần phải ra quyết định hành động
• Nhân viên của bạn có thể xem thông tin và báo cáo theo thời gian thực ở bất cứ đâu và bất kỳ lúc nào
• Khả năng theo dõi và so sánh năng suất theo thời gian, nhân viên, cửa hàng và khu vực
• Các thông tin giúp bạn điều chỉnh giá phù hợp với các sản phẩm và các nhóm sản phẩm, từ đó tăng doanh số bán hàng và lợi nhuận
• Khả năng quản lý ngân sách bán hàng và mua hàng với chức năng open-to-buy. Hệ thống giúp bạn xác định bạn cần bổ sung bao nhiêu hàng tồn kho so với tồn kho có sẵn của bạn
• Công cụ được cung cấp bởi trí tuệ nhân tạo để xác định mẫu mã và xu hướng của tương lai
• Phân tích dự đoán lấy từ dữ liệu nội bộ (như lịch sử bán hàng) và các yếu tố bên ngoài (như ngày lễ, thời tiết hoặc sự kiện) để giúp bạn dự báo nhu cầu và lập kế hoạch mua hàng.

Các nhà bán lẻ đều cần công nghệ bền vững trong tương lai để hỗ trợ họ khi mở rộng doanh nghiệp, đa dạng hóa các ưu đãi và thích nghi với các nhu cầu kinh doanh mới.

Dù bạn đã có kế hoạch mở rộng nhưng bạn không thể dự đoán chính xác tốc độ tăng trưởng của mình. Và ngay cả khi bạn chưa có kế hoạch mở rộng sang các quốc gia khác, thì thời điểm đó có thể đến. Khi đó, bạn sẽ rất hài lòng khi đã chọn một giải pháp phần mềm giúp việc mở cửa hàng mới trở nên dễ dàng, cho dù ở các quốc gia có quy định, tiền tệ hoặc ngôn ngữ khác nhau.

Tương tự, nếu bạn chưa cung cấp các dịch vụ bổ sung ngoài các ưu đãi truyền thống của mình, nhưng trong tương lai, có thể bạn sẽ quyết định mở một quán bar hoặc nhà hàng trong cửa hàng hoặc cung cấp dịch vụ tư vấn trực tiếp và trực tuyến. Một số thương hiệu cao cấp, từ Armani đến Tiffany & Co., đã đa dạng hóa với các dịch vụ bổ sung và nhận được kết quả tốt đẹp. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc kích thích khách hàng lưu lại trong cửa hàng, ví dụ có một khu vực phục vụ thức ăn hoặc các sự kiện đặc biệt, thì tăng doanh số bán hàng từ 20% đến 40%.

Bạn có thể thêm các giải pháp phần mềm khác nhau để quản lý sản xuất thực phẩm, dịch vụ bàn, sự kiện, đặt chỗ, …, nhưng đó không phải là giải pháp tốt nhất. Nếu bạn đã vận hành các dịch vụ không phải là bán lẻ, hoặc có kế hoạch làm như vậy, việc tìm kiếm một hệ thống ERP và POS có thể hỗ trợ các yêu cầu của các ngành công nghiệp khác nhau sẽ mang lại lợi ích lớn ngay từ đầu.

• Một giải pháp phần mềm có khả năng mở rộng, cho phép bạn mở cửa hàng mới một cách dễ dàng
• Một hệ thống phần mềm quốc tế có thể hỗ trợ các quy định và yêu cầu khác nhau, và có sẵn nhiều ngôn ngữ và tiền tệ khác nhau
• Chức năng biệt riêng cho các ngành công nghiệp khác. Nếu bạn dự định mở một quán bar cocktail, bạn có thể dễ dàng thêm các chức năng cần thiết như quản lý thực đơn, kế hoạch thực phẩm và theo dõi nguyên liệu
• Khả năng cung cấp dịch vụ và trải nghiệm. Bạn có thể dễ dàng thêm tính năng bán vé (trường hợp bạn muốn tổ chức sự kiện trong cửa hàng), đặt chỗ (ví dụ như đặt lịch hẹn tư vấn cá nhân) và cho thuê (ví dụ như cho thuê không gian để tổ chức tiệc riêng tư)
• Khả năng quản lý tất cả dữ liệu của khách hàng và doanh nghiệp từ các sự kiện, dịch vụ và doanh số bán hàng trong một nền tảng. Bạn sẽ có một cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp: theo dõi sự trung thành, lập kế hoạch khuyến mãi và hiểu được hành vi mua hàng của người tiêu dùng.

Đây là một quyết định bạn nên cân nhắc. Điều này đáng giá khi bạn dành thời gian để chọn đúng nhà cung cấp và công nghệ. Hầu hết các nhà cung cấp sẽ nói với bạn rằng họ có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu kinh doanh của bạn, nhưng bạn cần kiểm tra xem có đáng tin cậy không. Xác định rõ ràng những chức năng mà doanh nghiệp của bạn cần và yêu cầu các nhà cung cấp chi tiết hóa những chức năng quan trọng đó liên quan đến chi phí, thời gian, độ phức tạp và đào tạo.

• Thành tựu và lịch sử triển khai. Chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy – được đánh giá cao trong ngành và không biến mất đột ngột.
• Nền tảng vững chắc. Công nghệ họ xây dựng trên nền tảng nào? ERP là trái tim của doanh nghiệp - bạn cần sử dụng công nghệ nổi tiếng và đáng tin cậy.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn và khung chất lượng được công nhận. Điều này chứng tỏ họ tuân thủ các tiêu chuẩn tốt nhất của ngành và đang thực hiện các bước cần thiết để cung cấp dịch vụ chất lượng tốt nhất.
• Kiến thức chuyên môn vững chắc. Thăm dò từ các khách hàng của họ và đảm bảo rằng họ có một đội ngũ giàu kinh nghiệm thực sự hiểu biết về các thách thức và yêu cầu mà bạn cần.
• Năng lực. Nhà cung cấp có đủ năng lực và mạng lưới đối tác cần thiết để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh nội địa và quốc tế của bạn không?
• Tầm nhìn sản phẩm rõ ràng. Kiểm tra xem họ dự định thêm chức năng mới nào vào sản phẩm và họ sẽ tiếp tục đổi mới như thế nào để giữ cho doanh nghiệp của bạn luôn được cập nhật những công nghệ mới nhất.