Giải pháp ERP cho nhà hàng: Vận hành chuyên nghiệp – Gia tăng lợi nhuận

Với các mô hình nhà hàng chuỗi, phương pháp quản lý truyền thống ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế. Doanh nghiệp thường gặp các vấn đề sau:

• Khó kiểm soát chi phí nguyên vật liệu: Thiếu hệ thống kiểm soát định lượng chuẩn khiến thực phẩm bị hao hụt và lãng phí trong chế biến, trực tiếp ảnh hưởng tới lợi nhuận món ăn.
• Khó quản lý tồn kho và doanh thu giờ cao điểm: Giao dịch tăng cao trong ngày hoặc giờ cao điểm dễ làm số liệu tồn kho và đơn hàng sai lệch. Nhà bếp dễ rơi vào tình trạng thiếu nguyên liệu, chậm giao món.
• Dữ liệu rời rạc, thiếu đồng bộ va khó tổng hợp báo cáo: Mỗi nhà hàng vận hành hệ thống POS riêng biệt, dữ liệu không được đồng bộ theo thời gian thực. Việc điều phối nguyên liệu, nhân sự giữa các nhà hàng hoặc chi nhánh gặp nhiều khó khăn. Quản lý nhà hàng hoặc chuỗi nhà hàng không có báo cáo kịp thời và chính xác để điều chỉnh hoạt động.
• Không theo dõi lợi nhuận theo món, theo thời điểm và chi nhánh: Không phân tích chính xác lợi nhuận theo từng món ăn, thời gian phục vụ hay vị trí nhà hàng. Quản lý mất cơ hội tối ưu thực đơn và sắp xếp ca làm việc hiệu quả.
• Tồn kho không tối ưu, nguyên liệu hết hạn hoặc thiếu hàng: Thiếu hệ thống kiểm soát tồn kho hiệu quả dẫn đến nguyên liệu hư hỏng hoặc thiếu hụt khi khách đông, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tốc độ phục vụ khách.
• Khó quản lý nhân viên và tính lương: Việc quản lý nhân sự nhà hàng làm việc theo ca, quản lý nhân sự theo thời vụ một cách thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn, chồng chéo, gặp nhiều khó khăn trong phân công và theo dõi ngày công. Kết quả có thể là thiếu nhân lực giờ cao điểm, hoặc dư thừa lúc thấp điểm, nhầm lẫn trong tính lương và mất thời gian xử lý khiếu nại từ nhân viên.
• Phản hồi khách hàng chậm, dịch vụ thiếu đồng nhất: Dịch vụ khách hàng tại các nhà hàng khác nhau, hoặc tại các kênh bán hàng khác nhau thiếu đồng nhất. Việc tiếp nhận và phản hồi các khiếu nại của khách hàng chưa nhanh chóng sẽ dẫn tới khó thu hút hoặc giữ chân khách hàng và ảnh hưởng tới thương hiệu.
• Dữ liệu không cập nhật theo thời gian thực, phản ứng chậm với thị hiếu thay đổi: Việc tổng hợp dữ liệu thủ công có độ trễ thời gian lớn, không phản ánh kịp thời và chính xác tình hình bếp và phục vụ, khiến nhà quản lý thiếu thông tin hỗ trợ ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến vận hành mà còn trực tiếp tác động đến lợi nhuận và khả năng phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc áp dụng ERP sẽ là giải pháp toàn diện giúp nhà hàng vượt qua rào cản quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện dịch vụ và tối ưu hóa lợi nhuận.

Quản lý bằng phương pháp truyền thống không còn đáp ứng sự phát triển của ngành nhà hàng hiện nay

ERP là hệ thống hoạch định tài nguyên giúp quản lý tổng thể và kết nối chặt chẽ các bộ phận trong nhà hàng như bếp, phục vụ, kho, kế toán và các chi nhánh. Trong bối cảnh nhà hàng phải quản lý nguyên liệu, chế biến, nhân sự, phục vụ, tài chính và marketing, ERP đồng bộ hóa toàn bộ quy trình từ bếp đến quầy, từ tồn kho đến sổ sách kế toán, giúp nâng cao hiệu suất, giảm sai sót và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Cụ thể:

• Quản lý nguyên vật liệu & tối ưu bếp: ERP thiết lập định mức nguyên liệu theo công thức, tự động nhập – xuất kho theo đơn hàng, giúp kiểm soát nguyên liệu chặt chẽ, giảm hao hụt và tối ưu vận hành bếp. 
• Quản lý thực đơn & tăng doanh thu: Quản lý thực đơn hiệu quả với các dữ liệu trực quan về hiệu suất món ăn, định mức nguyên liệu, phân nhóm và hiển thị thực đơn tối ưu cho quy trình lên đơn hàng, gợi ý món tương tự, món thay thế, nâng cao trải nghiệm khách hàng,   giúp nhà hàng điều chỉnh thực đơn để tối đa hóa lợi nhuận.  
• Theo dõi dữ liệu kinh doanh & báo cáo tài chính: ERP tích hợp POS, cập nhật liên tục dữ liệu bán hàng, tồn kho, doanh thu thời gian thực, đồng bộ với kế toán và nhân sự, giúp quản lý ra quyết định nhanh và chính xác. 
• Phân tích lợi nhuận tới từng món ăn, thời điểm hoặc chi nhánh: Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý, hệ thống hỗ trợ dữ liệu báo cáo chi tiết giúp nhận biết món ăn, thời điểm kinh doanh hoặc nhà hàng/chi nhánh mang lại lợi nhuận cao, từ đó giúp tối ưu thực đơn và thời điểm phục vụ để gia tăng hiệu quả kinh doanh.
• Cảnh báo nguyên liệu sắp hết hoặc hết hạn: Hệ thống theo dõi tồn kho và hạn sử dụng, giúp nhà hàng tối ưu việc nhập hàng, tránh lãng phí. 
• Tự phục vụ với Kiosk: Khách gọi món và thanh toán nhanh qua kiosk, dữ liệu đồng bộ tức thì với bếp, kho và kế toán, giảm sai sót và rút ngắn thời gian chờ. 
• Quản lý nhân sự và tính lương tự động: ERP quản lý nhân viên, lịch làm việc, chấm công và tính lương chính xác, giúp đơn giản hóa việc sắp xếp nhân sự, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. 
• Chăm sóc khách hàng & quản lý khách thân thiết: Tích hợp CRM theo dõi phản hồi, chăm sóc hậu mãi và triển khai chương trình khách hàng thân thiết, nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng. 
• Dễ dàng mở rộng quy mô: Quản lý dữ liệu tập trung giúp nhà hàng mở rộng linh hoạt, phát triển chuỗi hiệu quả. Khi mở chi nhánh mới, toàn bộ dữ liệu menu, kho, quy trình được đồng bộ ngay sang chi nhánh mới.

Một hệ thống ERP được thiết kế riêng biệt cho ngành nhà hàng không chỉ đáp ứng được các đặc thù riêng biệt của ngành mà còn mang đến một nền tảng số hóa toàn bộ quy trình thông minh và linh hoạt. Sau đây là các tính năng nổi bật mà ERP mang đến cho nhà hàng:

• Quản lý nguyên vật liệu & kho: ERP tính định mức và quản lý xuất nhập tồn kho theo món, giúp kiểm soát nguyên liệu hiệu quả, tránh lãng phí.
• Quản lý đơn hàng & POS: POS tích hợp ERP tự động ghi nhận đơn từ quầy, bar, bếp, quản lý đặt bàn, đặt món, đồng bộ dữ liệu bán hàng đa kênh (offline và online).
• Quản lý bếp: ERP kết nối đơn hàng trực tiếp với KDS (Kitchen Display System), đảm bảo thông tin nhanh, chính xác, theo dõi dị ứng, thành phần món ăn và tiến độ chế biến theo thời gian thực.
• Quản lý tài chính: Tự động hạch toán thu – chi, theo dõi dòng tiền, phân tích lợi nhuận từng chi nhánh, hỗ trợ quản lý đưa quyết định nhanh.
• Quản lý nhân sự: Lên lịch làm việc linh hoạt, chấm công chính xác, tự động tính lương theo ca, đảm bảo minh bạch quản lý nhân sự.
• Quản lý khách hàng (CRM): ERP tích hợp CRM lưu trữ thông tin khách, thực hiện tích điểm, khuyến mãi, phân nhóm khách thân thiết.
• Báo cáo & phân tích: Dashboard trực quan cập nhật doanh số, món bán chạy, giờ cao điểm, chi phí nguyên liệu, lợi nhuận theo thời gian thực, hỗ trợ tối ưu vận hành.
• Khả năng mở rộng: ERP thiết kế theo đặc thù nhà hàng, hỗ trợ mở rộng chi nhánh, tích hợp công cụ chăm sóc khách hàng, giao đồ ăn, ví điện tử, chatbot trên nền tảng số hiện đại.

ERP giúp tích hợp với hệ thống POS nhà hàng một cách linh hoạt

Khi lựa chọn hệ thống ERP cho nhà hàng, doanh nghiệp cần xem xét đến những tiêu chí sau để đảm bảo triển khai đạt hiệu quả tối ưu:

1. Phân tích kỹ lưỡng trước khi lựa chọn hệ thống ERP: Phân tích quy mô và vấn đề hiện tại của nhà hàng như số lượng chi nhánh, quy trình vận hành, khó khăn thường gặp,... từ đó tiến hành lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với đặc thù của nhà hàng. Các tiêu chí lựa chọn ERP phù hợp cho nhà hàng:

• Tính năng đáp ứng đặc thù nhà hàng: quản lý tồn kho nguyên liệu theo hạn sử dụng, định mức nguyên liệu món ăn, tích hợp đa kênh: POS, online, apps, quản lý thực đơn, quy trình bếp, sơ chế, quản lý chương trình khuyến mại, khách hàng thân thiết, kiểm soát KPI nhân viên, chấm công tính lương, phân tích doanh thu và lợi nhuận...
• Giao diện thân thiện, dễ dùng cho bếp, thu ngân và nhân viên vận hành.
• Tương thích đa thiết bị, dễ dàng tích hợp và phát triển bổ sung.
• Giảm tải công việc, nâng cao năng suất và chất lượng phục vụ.
• Bảo mật cao, phân quyền quản lý chặt chẽ.
• Chi phí đầu tư hợp lý, phù hợp quy mô nhà hàng.
• Cung cấp dữ liệu và báo cáo theo thời gian thực trên toàn hệ thống.

2. Chuẩn hóa quy trình và đảm bảo tích hợp liền mạch: Rà soát quy trình nhà hàng  từ quản lý nguyên liệu, đơn hàng, tài chính đến nhân sự và chăm sóc khách hàng để loại bỏ tối đa các tác vụ thủ công, chuẩn hóa vận hành. Đảm bảo ERP tích hợp liền mạch với hệ thống POS, bếp, kho, hợp nhất dữ liệu trên một nền tảng.
3. Đào tạo nhân sự & thử nghiệm trước triển khai: Lựa chọn người dùng từ các phòng ban liên quan như bếp, phục vụ, thu ngân, kế toán, quản lý để tham gia vào quá trình triển khai và kiểm thử hệ thống ERP. Tổ chức đào tạo bài bản và sát thực tiễn giúp phát hiện lỗi vận hành, đảm bảo quy trình làm việc chuẩn khi triển khai chính thức.
4. Đảm bảo chuyển đổi dữ liệu chính xác: Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu chủ của hệ thống ERP như nguyên liệu, món ăn, nhà cung cấp, khách hàng, người dùng… trước khi chuyển đổi hệ thống. 
5. Hợp tác với nhà cung cấp ERP chuyên ngành nhà hàng: Chọn đơn vị có kinh nghiệm tư vấn triển khai ERP và hiểu đặc thù trong kinh doanh nhà hàng, có năng lực và cam kết cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau triển khai.

Doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố để lựa chọn hệ thống ERP cho nhà hàng phù hợp

Ngành nhà hàng đầy cạnh tranh và thách thức. Việc triển khai ứng dụng hệ thống ERP giúp kết nối điểm bán và quản trị vận hành bằng một giải pháp phần mềm quản lý nhà hàng duy nhất, giúp hợp nhất bán hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạt động bếp, tự phục vụ và nhiều hơn nữa trên toàn bộ chuỗi nhà hàng, từ đó loại bỏ sự phức tạp của nhiều hệ thống biệt lập. NaviWorld có đầy đủ lợi thế về đối tác triển khai đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong việc cung cấp hệ thống ERP cho nhà hàng:

• Giải pháp phù hợp: toàn diện và dành riêng cho ngành nhà hàng, giàu tính năng đặc thù, khả năng tích hợp linh hoạt với các ứng dụng công nghệ khác như Apps đặt hàng, giao hàng, thanh toán điện tử.., giao diện quen thuộc và dễ sử dụng, dễ dàng triển khai, phát triển mở rộng.
• Kinh nghiệm thực tiễn: Đã triển khai ERP cho nhiều chuỗi nhà hàng tại Việt Nam.
• Giải pháp bản địa hóa: Phần mềm được bản địa hóa tuân thủ đầy đủ với quy định kế toán – thuế – báo cáo tài chính tại Việt Nam.
• Dịch vụ hỗ trợ toàn diện: đội ngũ triển khai và kỹ thuật giàu kinh nghiệm cùng mạng lưới chuyên gia NaviWorld toàn cầu.

Trong 20 năm hoạt động, NaviWorld đã triển khai thành công giải pháp ERP cho nhiều chuỗi nhà hàng lớn tại Việt Nam và trong khu vực, mang đến cho khách hàng một giải pháp tích hợp toàn diện, và được công nhận trên toàn cầu cho ngành bán lẻ nói chung, và ngành nhà hàng nói riêng là LS Central. LS Central dành cho nhà hàng là hệ thống tích hợp toàn diện từ điểm bán (POS) tới quản lý vận hành, được thiết kế phù hợp với nhiều hình thức kinh doanh nhà hàng khác nhau như quán cà phê, tiệm bánh, quán bar, quán rượu, nhà hàng....LS Central giúp kết hợp mọi bộ phận trong hoạt động nhà hàng và dịch vụ ăn uống, từ bán hàng, tồn kho, bổ sung hàng, quản lý bếp và bàn ăn, dịch vụ tự phục vụ, báo cáo và nhiều hơn nữa trên một nền tảng duy nhất. Thiết kế theo mô-đun giúp nhà hàng có thể bắt đầu với những chức năng cơ bản nhất, dễ dàng mở rộng quy mô với các tính năng bổ sung khi doanh nghiệp phát triển.

• POS & đơn hàng: tùy chọn POS đa dạng tạo trải nghiệm nhanh hơn, thuận tiện hơn cho khách hàng đồng thời cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên
  • Có thể chạy LS Central POS trên máy tính, máy tính bảng, thiết bị POS cố định, thiết bị di động hoặc ki-ốt tự gọi món, nhà hàng chỉ cần lựa chọn các thiết bị phù hợp nhất với quy trình.
  • Khách hàng có thể đặt món từ bàn, ki-ốt tự phục vụ hoặc bằng cách quét mã QR. Các đơn hàng được chuyển trực tiếp đến màn hình KDS hoặc máy in phù hợp, giúp giảm thời gian chờ đợi, giảm thiểu lỗi và tăng tốc độ phục vụ trong những giờ cao điểm
  • Kết nối liền mạch nhà hàng với dịch vụ đặt món trực tuyến, cho phép khách hàng đặt món thông qua trang web hoặc ứng dụng di động, đảm bảo các đơn hàng được chuẩn bị và đánh dấu chính xác, cho dù là để mang đi hay giao hàng.
  • Tối ưu chỗ ngồi bằng cách phân bổ thủ công hoặc tự động, theo dõi các bàn trống theo thời gian thực, quản lý danh sách chờ trong giờ cao điểm, tùy chỉnh các khung giờ phục vụ, theo dõi trạng thái bàn để đảm bảo tất cả khách hàng được phục vụ nhanh chóng và không căng thẳng.
• Quản lý bếp: giao tiếp rõ ràng và điều chỉnh theo thời gian thực, đảm bảo bếp hoạt động hiệu quả để phục vụ khách hàng chính xác và đúng giờ.
  • Kết nối POS với KDS và máy in tại bếp để gửi đơn hàng đến đúng nơi theo đúng thứ tự. Điều này giúp tăng độ chính xác và đảm bảo các món ăn được chế biến theo đúng yêu cầu của khách hàng.
  • Giữ đơn hàng đúng lịch trình với tính năng theo dõi và cập nhật theo thời gian thực, điều chỉnh thời gian cho các mặt hàng bị chậm trễ và đảm bảo mọi món ăn được chế biến và phục vụ theo đúng trình tự, ngay cả trong giờ cao điểm.
  • Tối ưu hóa thực đơn với các công cụ sửa đổi thời gian trong ngày hoặc dịp đặc biệt, cho phép nhân viên xử lý đơn hàng nhanh hơn và chính xác hơn.
• Dịch vụ khách hàng: cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng bằng các công cụ đơn giản hóa quy trình dịch vụ và thanh toán, đồng thời giảm áp lực vận hành.
  • Cung cấp cho nhân viên tại quầy các thông tin cập nhật đơn hàng theo thời gian thực, loại bỏ các giao tiếp trực tiếp không cần thiết giữa quầy và bếp, giúp nhân viên tập trung vào dịch vụ khách hàng và mang đến trải nghiệm cá nhân hóa hơn.
  • Xử lý dễ dàng các khoản thanh toán nhóm phức tạp một: chia hóa đơn, chuyển khoản, cho phép nhân viên thích ứng với nhu cầu riêng của bất kỳ bàn nào một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Đơn giản hóa việc đào tạo bằng hệ thống trực quan, thân thiện với người dùng. Dễ dàng di chuyển nhân viên giữa các vai trò, địa điểm hoặc phòng ban mà không cần đào tạo lại nhiều, tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất.
• Kiểm soát hàng tồn kho: kiểm soát lượng hàng tồn kho và sử dụng nguyên liệu tại mọi địa điểm chính xác, ngăn ngừa lãng phí và cải thiện hiệu quả.
  • Đồng bộ hóa công thức nấu ăn với POS để mọi nguyên liệu được tự động khấu trừ khỏi hàng tồn kho khi một món ăn được bán. Theo dõi mức sử dụng theo thời gian thực để đảm bảo mức hàng tồn kho chính xác và cập nhật.
  • Theo dõi hàng tồn kho và tình trạng hàng tồn kho trên toàn bộ chuỗi nhà hàng, tự động cập nhật thực đơn khi hết hàng để tránh làm khách hàng thất vọng.
  • Sử dụng tính năng bổ sung hàng để đặt mua nguyên liệu dựa trên nhu cầu và mức tiêu thụ. Tối ưu hóa mức hàng tồn kho để giảm thiểu lãng phí, ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt và luôn sẵn.
• Khách hàng thân thiết: giữ chân khách hàng bằng các chương trình khuyến mãi phù hợp với sở thích của khách hàng. Sử dụng thông tin chi tiết về khách hàng để tạo các ưu đãi cá nhân hóa thu hút khách hàng quay lại.
  • Xây dựng các chương trình khách hàng thân thiết linh hoạt với các bậc thành viên và hệ thống điểm có thể tùy chỉnh. Sử dụng dữ liệu của khách hàng để chào các phần thưởng, khuyến mại và chương trình đặc biệt được cá nhân hóa.
  • Theo dõi sở thích của khách hàng và tạo các chương trình khuyến mãi hiệu quả, chẳng hạn như giờ khuyến mãi, phiếu giảm giá hoặc các gói bữa ăn.
  • Thiết kế giá đặc biệt và chiết khấu phù hợp với các địa điểm và thời gian khác nhau. Cung cấp các ưu đãi ăn trưa vào các ngày trong tuần, giờ khuyến mãi hoặc các chương trình khuyến mãi sáng tạo khác để thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh số.
• Báo cáo: cung cấp thông tin chi tiết về doanh số, hành vi của khách hàng và hoạt động vận hành. Sử dụng dữ liệu thời gian thực để đưa ra quyết định và tăng kết quả kinh doanh cho mọi địa điểm.
  • Theo dõi doanh số, giao dịch và lãng phí để đo lường hiệu suất theo khoảng thời gian hoặc địa điểm hoặc nhân viên. Sử dụng dữ liệu này để xác định các cơ hội và cải thiện hiệu quả.
  • Đánh giá lợi nhuận thực đơn bằng cách theo dõi chi phí món ăn so với doanh số. Xác định các mặt hàng có hiệu suất tốt nhất và kém nhất và thực hiện các điều chỉnh dựa trên xu hướng và sở thích của khách hàng.
  • Cung cấp cho nhân viên quyền truy cập an toàn, theo thời gian thực vào các báo cáo và phân tích, đảm bảo mọi người đều có dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định và phù hợp với mục tiêu.

NaviWorld đã triển khai thành công giải pháp LS Retail tại Al Fresco's giúp quản lý chuỗi nhà hàng đạt hiệu quả hơn.