5 cách để đảm bảo chuyển giao ERP thành công

Khi chuyển đổi ERP, bạn sẽ tập trung vào dữ liệu di sản, là sự kết hợp của dữ liệu chính (sổ cái, sổ cái phụ và biểu đồ tài khoản) và dữ liệu giao dịch (các mục nhập liệu đa dạng ghi lại hoạt động kinh doanh của bạn theo thời gian) . Có nhiều lý do để bạn và công ty của mình phải kích hoạt quá trình chuyển đổi ERP, có thể đó là nâng cấp một phiên bản mới hơn cho phần mềm hiện hành hoặc tìm một phần mềm khác vì sự thay đổi của công ty hoặc do hệ thống ERP đang sử dụng quá lỗi thời. Bất kể lý do gì, chi phí đặt trước để đặt cọc khá cao và ít có khả năng xảy ra sai sót khi chuyển đổi dữ liệu di sản của bạn.

Những thách thức khác trong quá trình chuyển đổi ERP bao gồm đắn đo trong việc chọn dữ liệu và báo cáo nào để chuyển và những gì cần bỏ đi, làm sạch dữ liệu và chuyển đổi sang định dạng thích hợp, làm lại biểu đồ tài khoản, bao gồm các sơ đồ đánh số kế toán mới và triển khai xác thực dữ liệu cuối cùng. Sau khi chuyển giao, bạn vẫn phải theo dõi hệ thống ERP mới của mình để đảm bảo nó đang làm tất cả những gì bạn cần.

Sự thành công của quá trình chuyển đổi ERP phụ thuộc vào các giao dịch kinh doanh và các báo cáo trong lịch sử có bất kỳ khoảng trống nào hay không. Khi hệ thống ERP đưa vào hoạt động, báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động sẽ có quyền truy cập vào các tập dữ liệu không bị gián đoạn, dựa trên lịch sử các giao dịch liền mạch và chính xác. Về cơ bản, người dùng sẽ không biết dữ liệu đã từng được chuyển đổi từ hệ thống này sang hệ thống khác.

Cho dù có nhiều thách thức khi triển khai hệ thống ERP mới, đây vẫn là một quá trình mang lại nhiều lợi ích nếu được thực hiện đúng. Việc chọn đội ngũ và công cụ để triển khai có thể quyết định sự thành công hay thất bại của quá trình chuyển đổi ERP. Đưa cho bạn quyền kiểm soát báo cáo và khả năng truy cập dữ liệu của bạn mà không cần hiểu các khía cạnh kỹ thuật phức tạp của cấu trúc dữ liệu là điều mà NaviWorld làm tốt nhất. Với các giải pháp báo cáo đơn giản, giảm chi phí và rủi ro trong quá trình chuyển đổi ERP, đưa ra báo cáo nhanh chóng, linh hoạt khi hệ thống mới của bạn hoạt động, quá trình chuyển đổi dễ dàng đạt được thành công.

Để giúp bạn tránh mắc lỗi trong quá trình chuyển đổi ERP, dưới đây là 5 cách giúp bạn dễ dàng thực hiện bước cải tiến sang một hệ thống ERP mới hơn, tốt hơn:

Hiểu rõ các sự lựa chọn của mình là điều cần thiết. Cho dù bạn nâng cấp hệ thống ERP của mình với cùng một nhà cung cấp hay chuyển sang nhà cung cấp mới, NaviWorld Vietnam sẽ giải quyết các thách thức của báo cáo tài chính của bạn với phần mềm báo cáo của chúng tôi kết nối và hỗ trợ hơn 140 hệ thống ERP. Chúng tôi dễ dàng thực hiện quá trình chuyển đổi bằng cách tăng tốc và hạn chế rủi ro xác thực nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu báo cáo tài chính với ERP mới của bạn.

Việc chuyển đổi dữ liệu rất lộn xộn, nhiều tổ chức nhận ra điều này ngay lập tức sau khi triển khai ERP mới. Đây là bước cảnh tỉnh để thấy số lượng lớn dữ liệu trùng lặp và chất lượng thấp được lưu trữ trong hệ thống của bạn. Các giải pháp của NaviWorld sẽ giúp bạn xác định nhanh chóng các vấn đề này trước khi di chuyển dữ liệu, tiết kiệm được thời gian và giảm chi phí.

Sau khi dữ liệu cũ của bạn đã được chuyển đổi thành công, bạn không cần phải duy trì hệ thống cũ của mình. Bằng cách sử dụng các công cụ báo cáo của NaviWorld, bạn vẫn có thể xóa hệ thống cũ của mình nhưng vẫn có thể lấy dữ liệu để báo cáo và dự báo. Điều này tiết kiệm rất nhiều chi phí vì bạn có thể loại bỏ phần lớn chi phí bản quyền khỏi hệ thống cũ.

Người dùng cần được đào tạo để làm quen với giao diện ERP mới. Giảm thời gian đào tạo và nâng cao tốc độ thao tác cho nhân viên là những yếu tố quan trọng cần được giải quyết. Sử dụng phần mềm chuyên dụng cho báo cáo giúp giảm nhu cầu đào tạo lại nhân viên và tiết kiệm thời gian vì người dùng sẽ được làm việc trong một hệ thống quen thuộc. Bằng cách điều chỉnh các báo cáo NaviWorld hiện có để chạy trên hệ thống ERP mới, nhóm tài chính của bạn sẽ được trải nghiệm báo cáo nhất quán với quyền truy cập vào dữ liệu mới nhất và khả năng đi sâu vào dữ liệu giao dịch để tìm và khắc phục các vấn đề và đối chiếu.

Nếu bạn có các tùy chỉnh trong hệ thống ERP on-prem của mình, bạn có thể miễn cưỡng bỏ chúng lại. Với khả năng báo cáo trên cả môi trường cloud mới và on-prem cũ, bạn có thể chọn di chuyển một số chức năng được tiêu chuẩn hóa sang cloud, trong khi vẫn giữ lại các mô-đun tùy chỉnh on-prem để có thể thấy được bức tranh toàn cảnh.

Một hệ thống ERP mới có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nếu được thực hiện đúng cách. Hãy để NaviWorld Việt Nam tư vấn cho doanh nghiệp bạn những giải pháp ERP tốt nhất, phù hợp nhất. NaviWorld Việt Nam tự hào là đối tác hạng vàng của Microsoft và là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp.

** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam