Nhà bán lẻ từ thiện cần cân nhắc những điều này khi lựa chọn phần mềm ERP và POS

Nếu dữ liệu được lưu trên cơ sở dữ liệu riêng biệt và các kênh của bạn không kết nối với nhau, thì một ngày nào đó bạn cũng sẽ mất khả năng theo dõi lĩnh vực nào của doanh nghiệp mình đang hoạt động tốt và lĩnh vực nào không. Đó là lý do tại sao các nhà bán lẻ từ thiện cần một nền tảng công nghệ hợp nhất cung cấp cái nhìn rõ ràng về dữ liệu, giúp họ kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh và thông tin theo thời gian thực về sản phẩm, doanh số và khách hàng cho tất cả các cửa hàng trực tuyến và cửa hàng truyền thống.

Ngày nay, tổ chức từ thiện RHS tại Anh điều hành nhiều trang web bán lẻ trên công nghệ LS Retail. Công ty sử dụng phần mềm để quản lý hoạt động kinh doanh bán lẻ và bán hàng, bao gồm chuỗi cung ứng, đơn đặt hàng bán hàng, thực hiện đơn hàng và tài chính. Với một nền tảng duy nhất, RHS có tất cả các khả năng để quản lý:

• Hoạt động bán lẻ tại các trung tâm làm vườn
• Tài chính, không bao gồm tài chính từ thiện
• Sách và quà tặng, bán hàng thương mại điện tử và hàng tồn kho
• Sự kiện
• Dữ liệu, bao gồm sản phẩm, doanh số và khách hàng.

Khi hàng hóa được quyên góp vào các cửa hàng từ thiện và các điểm thu gom, mọi thứ cần được phân loại, kiểm tra chất lượng, phân bổ danh mục sản phẩm, định giá và phân phối đến cửa hàng nơi có khả năng bán hàng cao nhất. Đây là quy trình tốn nhiều thời gian vì phụ thuộc vào nhân viên và tình nguyện viên tham gia.

Nhà bán lẻ từ thiện có thể giảm tải những khó khăn này với hệ thống ERP và POS. Những gì bạn cần là khả năng kiểm soát tốt và chế độ xem hàng rõ ràng, theo thời gian thực, để có thể nhanh chóng xử lý các khoản quyên góp mới, quản lý các mặt hàng đã mua, và cân bằng lượng hàng hóa trong kho. Chế độ xem hàng tập trung cho phép bạn theo dõi cách sản phẩm đang có trong cửa hàng và online, xem nơi nào còn hàng, và di chuyển sản phẩm từ địa điểm này sang địa điểm khác nếu cần thiết.

Tổ chức thương mại Hoa Kỳ Ten Thousand Villages hiện sử dụng chức năng bổ sung tự động từ LS Retail thay vì quy trình thủ công, nhiều chức năng cũ không chính xác, chậm và rườm rà. Ngày nay, công cụ bổ sung mới đảm nhận 85-90% đơn đặt hàng bổ sung hàng tuần và hợp lý hóa đáng kể quy trình.

Về bản chất, các nhà bán lẻ từ thiện có số lượng nhân viên thay đổi tương đối cao. Tại hầu các cửa hàng tình nguyện viên làm việc tại đó với mọi lứa tuổi và họ cần được tuyển dụng, đào tạo cũng như quản lý. Do đó, một hệ thống POS hiện đại mà dễ dàng sử dụng, với yêu cầu đào tạo tối thiểu và có thể dễ dàng lên kế hoạch làm việc cho nhân viên, đây sẽ là tài sản vô giá đối với hoạt động kinh doanh từ thiện.

Đối với Sue Ryder, một POS đơn giản và trực quan là tiêu chí quan trọng khi lựa chọn một hệ thống bán lẻ mới.

Larcombe, Giám đốc Hệ thống EPOS cho biết: “Mục tiêu đơn giản, rõ ràng và dễ sử dụng có giá trị rất lớn đối với chúng tôi. Các tình nguyện viên tại các cửa hàng Sue Ryder, một số là người cao tuổi chưa có kinh nghiệm bán hàng, có thể sử dụng đến dễ dàng sau một buổi đào tạo ngắn chỉ 45 phút. “Chế độ đào tạo trên LS Retail cho đến nay cực kỳ hữu ích, các tình nguyện viên của chúng tôi có thể thực hành mà không cần thực hiện giao dịch và thường nắm bắt rất nhanh.”

Bạn có hiểu chính xác hoạt động hàng ngày đang diễn ra trên mạng lưới của hàng từ thiện của mình không? Nếu bạn muốn xem nhanh những sản phẩm và vị trí nào đang thúc đẩy doanh thu và nơi nào bạn nên hành động, thì phân tích dữ liệu có thể giúp ích, đặc biệt cho việc tối ưu hóa giá cả và phân loại. Mặc dù những tính năng thông minh này có thể được thêm vào hệ thống quản lý bán lẻ, nhưng việc tích hợp vào hệ thống sẽ mang lại thành công hơn, thay vì sử dụng một giải pháp phần mềm riêng biệt mà bạn sẽ phải duy trì, trả phí và cập nhật cho nó.

Đối với Ten Thousand Villages, một phần mềm thông minh và một nguồn dữ liệu được thống nhất giờ đây người quản lý có thể theo dõi tất cả các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả hơn. Với bảng điều khiển Power BI lấy dữ liệu trực tiếp ra khỏi hệ thống ERP, họ có thể hành động trực tiếp và giải quyết các vấn đề theo thời gian thực, ngay cả khi công việc bán hàng rất bận rộn, từ đó tăng hiệu suất kinh doanh của cửa hàng.

Mọi nhà bán lẻ đều cần công nghệ trong tương lai để hỗ trợ khi có nhu cầu phát triển, đa dạng hóa sản phẩm và thích nghi với sự phát triển kinh doanh ngày càng mới. Ví dụ: RHS tài trợ cho các dự án bằng các khoản thu từ việc buôn bán sản phẩm của vườn tược, chương trình ca nhạc biểu diễn và cửa hàng, cộng với doanh thu từ quyên góp và tài trợ của các thành viên. Để tối đa hóa các khoản đóng góp, các tổ chức từ thiện có xu hướng thường xuyên đánh giá lại nguồn cung cấp và điều này cần đến công nghệ hỗ trợ cho các dự án kinh doanh mới, cho dù đó là mở một cửa hàng cà phê hay một một cửa hàng kinh doanh online.

Lynn Moore, Giám đốc Dự án Cấp cao tại RHS, cho biết: “Một trong những lý do để thực hiện toàn bộ quá trình này là để cho phép chúng tôi có một lộ trình nâng cấp mạnh mẽ và tiêu chuẩn hơn, đồng thời loại bỏ nhiều tùy chỉnh nhất có thể.

Nếu bạn đã điều hành các dịch vụ phi bán lẻ hoặc đang có dự định triển khai thì việc biết đến một hệ thống ERP và POS có thể hỗ trợ các yêu cầu đa ngành rất hiệu quả.