Hệ thống hiển thị nhà bếp (KDS): tại sao nhà hàng cần sử dụng cho bếp của bạn

Trên thực tế, KDS là một bảng menu kỹ thuật số dành cho nhân viên nhà bếp. Nó hoạt động như một nhân viên giao thông giữa nhân viên lễ tân và nhà bếp, đồng thời cung cấp các chức năng sau:

• Định tuyến đơn đặt hàng đến các bộ phận chuẩn bị thực phẩm thích hợp
• Sắp xếp các món ăn, để các món ăn nên dọn ra cùng lúc được chuẩn bị đúng thứ tự
• Cảnh báo nhân viên bếp khi đơn đặt hàng đang phải đợi quá lâu
• Có thể tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc trong nhà bếp
• Có tính tương tác, vì vậy nhân viên nhà bếp có thể chuyển các món ăn sang các vị trí khác nhau hoặc đánh dấu khi chúng sẵn sàng
• Nhân viên lễ tân có thể xem trạng thái của món ăn trên máy POS và chọn đặt hàng khi chúng sẵn sàng. Còn có thể chia sẻ thông tin và cập nhật cho khách hàng.

Bất kể kinh doanh nhà hàng lớn hay nhỏ, đây là 8 lý do tại sao bạn nên cân nhắc giới thiệu một KDS đến hệ thống bếp của mình:

Rất dễ để thực hiện. Nhân viên phục vụ đã nhận một đơn đặt hàng, sẽ qua thiết bị in giấy tại nhà bếp và được thêm vào đơn hàng, nhưng với một dịch vụ bận rộn, tờ giấy ghi thông tin rơi ra và bị thất lạc, hoặc có thể nó vô tình bị lấy đi quá sớm. Đây là những lỗi đơn giản có thể khiến dịch vụ của bạn bị xáo trộn. Cuối cùng, nhân viên nhà bếp vội vã đi lấy món đã bỏ lỡ - hoặc tệ hơn, họ thậm chí có thể không nhận ra điều đó cho đến khi khách hàng phàn nàn về dịch vụ chậm chạp.

KDS đưa vấn đề này ra khỏi phương trình hoàn toàn. Bằng cách tự động hiển thị các đơn đặt hàng mới và sắp xếp chúng thành theo danh sách chờ hợp lý, KDS đảm bảo rằng nhân viên luôn biết chính xác những gì đang diễn ra và không có món ăn nào bị thừa hay sót lại.

Nhà hàng sử dụng KDS để rõ ràng nhìn được đơn đặt hàng đến từ phòng nào. Màn hình hiển thị những gì trong hàng chờ và nó đã chờ bao lâu. Các đơn hàng được ưu tiên đánh dấu và khi cần thực hiện để đảm bảo thức ăn được phục vụ nóng và tươi ngon.

Điều quan trọng là KDS cũng có thể báo động đỏ các yêu cầu đặc biệt, tùy chỉnh thực đơn, yêu cầu chế độ ăn uống và cảnh báo thông tin đến nhân viên bếp, cập nhật theo thời gian thực vì vậy có thể chuẩn bị theo đó và vẫn nhận đơn đặt hàng đúng thời hạn. Ngay cả khi khách hàng thay đổi ý kiến sau lần đặt hàng đầu tiên, ví dụ không có mayo trong món bánh mỳ kẹp thịt, ghi chú vào máy POS là nguồn để KDS cập nhật nhay tức thì và báo hiệu thay đổi. Bằng cách này nhân viên bếp có thể đáp ứng yêu cầu, tránh bỏ đồ ăn không cần thiết, và vẫn bảo đảm toàn bộ đơn đặt hàng đến đồng thời. Kết quả là việc tổ chức hoạt động nơi nhân viên nhà bếp có thể thấy chính xác những gì họ cần làm và khi nào.

KDS loại bỏ nhầm lẫn ở dịch vụ bận rộn. Đơn đặt hàng được gửi đúng quy trình, ví dụ, phân bổ món ăn phải nướng với những món salad. Gia tăng hiệu quả trong nhà bếp, nhân viên có thể làm việc tại chỗ và hoàn thành nhiều đơn hàng hơn – không cần phải hô hào hướng dẫn v.v.., hoặc đi lại vòng quanh để xem thông tin trên những mẩu giấy.  Công việc được phân công một cách tự động và đơn hàng có thể được hoàn thành nhanh hơn.

Điều gì sẽ xảy ra nếu một nhà ga bị trễ trong khoảng thời gian cao điểm? Với KDS, bạn có thể dễ dàng di chuyển, ưu tiên, và kể cả định tuyến lại các đơn hàng đến các bộ phận chuẩn bị khác. Bạn cũng có thể sử dụng hệ thống để đơn giản hóa các đơn đặt hàng để nhân viên dễ quản lý hơn. Ví dụ: một đơn đặt hàng gồm một bánh sandwich với khoai tây chiên, hai bánh mì kẹp phô mai (một cái có khoai tây chiên) và một món salad gà Caesar, cộng với một đơn hàng khác gồm một bánh mì kẹp thịt và một bánh mì kẹp phô mai với khoai tây chiên là một cách giao tiếp phức tạp hơn nhiều như sau:

3 bánh mì kẹp phô mai

3 khoai tây chiên

2 bánh sandwich

1 salad gà caesar

KDS chia nhỏ thông tin và truyền đạt rõ ràng để nhân viên có thể tập trung vào những gì họ cần làm vào thời điểm đó. Và nó cũng giúp các đầu bếp theo dõi những thay đổi, và biết chính xác những gì cần chuẩn bị cho từng món trong thực đơn.

Khách hàng không có ý định bỏ qua khi mắc lỗi. Nếu họ yêu cầu không cho nước sốt vào món salad, thì họ mong muốn chính xác điều đó. Nhưng khi nhân viên chỉ ghi chú vào sổ tay, các yêu cầu có thể dễ bị bỏ qua hoặc hiểu sai và điều không thể tránh khỏi sẽ xảy ra:

Đơn hàng bị sai, và bạn làm khách hàng thất vọng – hoặc món ăn bị bỏ vào thùng rác.

Một KDS diễn giải sai và mất ghi chú ra khỏi phương trình. Không có yêu cầu hoặc thay đổi thực đơn nào trở nên quá sức đối với nhân viên của bạn – không có danh sách dài khó đọc hoặc ghi chú nguệch ngoạc khó giải mã. Người phục vụ cập nhật POS và thông tin được truyền đạt theo thời gian thực đến nhà bếp. Và kênh liên lạc hoạt động theo cả hai cách. Vì vậy, khi nhân viên order cần cập nhật đơn hàng, họ có thể dễ dàng kiểm tra máy POS của mình để xem điều gì đang xảy ra ở phía sau.

Khi bạn trả tiền để ăn tại nhà hàng, không có gì tệ hơn là nhận được món ăn đã nguội lạnh (trừ khi nó phải như vậy!). Món khoai tây chiên rất dễ nguội nhanh, đó là lý do tại sao nhà bếp và nhân viên phục vụ cần có khả năng di chuyển nhanh chóng ngay khi các món được gọi đã sẵn sàng.

KDS đảm bảo rằng tất cả mỗi đơn hàng được đồng bộ khi đồ ăn mang ra cùng một thời điểm, cùng một nhiệt độ. Có thể cài đặt cảnh báo cho các món ăn dễ nguội trước khi chúng sẵn sàng, cho nhân viên lễ tân thời gian thu thập đơn hàng ngay khi được phục vụ.

Một trong những nhân viên order vừa nhận một đơn đặt bàn lớn. Nhưng trên đường đến nhà bếp để giao tờ giấy order viết bằng tay, họ bị gọi bởi một bàn khác. Năm phút sau, các nhân viên nhà bếp vẫn không hề hay biết về đơn đặt hàng lớn đang đến với họ. Trong thời gian đó, bộ phận bếp có thể đã bắt đầu chuẩn bị món ăn, nhưng thay vào đó, họ lại phải đang đợi người order mang đơn hàng viết tay chuyển đến bếp.

Với KDS, những chậm trễ này đã được loại bỏ khỏi phương trình. Nhân viên order không phải chịu áp lực ghi nhớ đơn hàng hoặc viết giấy để chuyển cho bộ phận bếp. Thay vào đó, đơn hàng được gửi trực tiếp vào bếp ngay tức thì. Cơ hội cho thông tin sai lệch và lỗi được giảm thiểu. Nếu được yêu cầu, bạn cũng có thể sắp xếp các đơn hàng theo chỗ ngồi để đảm bảo không bị gián đoạn, không rủi ro nguy cơ đưa nhầm món ăn cho khách. Kiểu chú ý từng chi tiết này cũng sẽ làm cho dịch vụ chung nhà hàng trở nên lịch sự và chuyên nghiệp hơn.

Vận hành một tổ chức nhà bếp ổn định không chỉ giảm tác động đến môi trường mà còn xây dựng ý thức kinh doanh tốt. Cắt giảm lượng thức ăn bị bỏ đi và kế hoạch tốt cho mỗi dịch vụ, tiết kiệm cho nhà hàng và thu hút người tiêu dùng có ý thức với môi trường.

Bằng cách giảm thiểu khả năng xảy ra bất kỳ sai lệch hoặc sai sót nào trong đơn đặt hàng của bạn, bạn có thể giảm đáng kể tình trạng lãng phí thực phẩm trong nhà hàng. KDS tích hợp với thiết bị thông minh POS, loại bỏ nhầm lẫn và đảm bảo bạn vận hàng trơn chu, hiệu quả và chính xác nhất có thể.

Và bằng cách loại bỏ máy in nhà bếp, bạn sẽ tiết kiệm một số lượng lớn giấy. Việc in các đơn đặt hàng hàng ngày của bạn có vẻ không phải là một khoản chi phí lớn hoặc lãng phí trong kế hoạch lớn, nhưng nó sẽ nhanh chóng tăng lên. Trung bình mỗi cuộn giấy in có giá từ 5 đô la đáp ứng khoảng 450 đơn hàng. Điều đó tính ra chỉ hơn một xu cho mỗi vé giấy, chưa kể chi phí mực máy in cao hơn. Cân nhắc xem nhà bếp nhà hàng của bạn nhận bao nhiêu đơn hàng mỗi ngày và sau đó nghĩ về khoản tiết kiệm - và tác động tích cực đến môi trường - bạn sẽ thực hiện bằng cách loại bỏ hoàn toàn đơn hàng giấy.

Các ứng dụng giao đồ ăn ngày càng phổ biến đối với người tiêu dùng hiện nay. Deliveroo, công ty vận chuyển đồ ăn của nhà hàng đến tận nhà cho người tiêu dùng thông qua mạng lưới các đối tác giao đồ ăn ở Anh, đã chứng kiến ​​doanh thu của mình tăng hơn 650% so với cùng kỳ năm ngoái và báo cáo rằng các nhà hàng hợp tác với nó cũng có doanh thu tăng tới 30 %.

Như mỗi nhà hàng khám phá cơ hội của đơn hàng mang về để mở rộng phạm vi tiếp cận và cơ sở khách hàng, nhiều người lo lắng về tác động của vấn đề này đến hệ thống vận hành nhà bếp. Liệu sự ra đời của dịch vụ đặt hàng mang về có ảnh hưởng đến mô hình kinh doanh và khiến nhà bếp trở nên hỗn loạn không? Nếu được xử lý với công nghệ phù hợp.

Một KDS định tuyến các đơn đặt hàng từ các hệ thống đặt hàng trực tuyến trực tiếp đến nhà bếp mà không cần nhân viên nhập thông tin theo cách thủ công. Nếu được yêu cầu, bạn có thể cài đặt hệ thống để các đơn hàng trực tuyến phải được quản lý phê duyệt trước khi chúng đến nhà bếp. Nhưng kết quả chung là các đơn đặt hàng trực tuyến và mang đi được tích hợp hoàn toàn vào hoạt động nhà bếp mà không cần thêm bất kỳ nỗ lực nào. Và trong nhà bếp, các đơn đặt hàng mang đi có thể được đánh dấu rõ ràng như vậy trên màn hình, để đảm bảo rằng chúng được chuẩn bị và đóng gói phù hợp thay vì, chẳng hạn như được xếp lên đĩa.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách có thể tận dụng KDS để hợp lý hóa hoạt động nhà hàng của mình và loại bỏ quy trình thủ công dễ xảy ra lỗi, vui lòng liên hệ với nhóm chuyên gia của chúng tôi.