7 ví dụ thực tế về việc quản lý phần mềm bán hàng cho các doanh nghiệp

Blue Mountain là một trong những khu nghỉ dưỡng trượt tuyết lớn nhất Canada, với mọi dịch vụ từ lưu trú, cửa hàng, cho thuê thiết bị đến siêu thị và nhà hàng – tất cả đều thuộc cùng một thương hiệu. Trước đây, Blue Mountain vận hành từng bộ phận bằng một ứng dụng riêng biệt. Họ có tới 26 hệ thống khác nhau nhưng không thể kết nối với nhau.

Kết quả là ban quản lý không có cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh. Họ không thể triển khai các chương trình khách hàng thân thiết vì chi phí tích hợp trên từng hệ thống quá cao. Họ cũng không thể xác định các mặt hàng bán chạy hoặc bán chậm nên không thể thực hiện khuyến mãi. Họ muốn vận hành như một thương hiệu thống nhất nhưng phần mềm lại không cho phép.

Hiện nay, toàn bộ giao dịch và dịch vụ của Blue Mountain - từ cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quản lý hàng tồn kho cho đến toàn bộ hệ thống – đều chạy trên một nền tảng thương mại hợp nhất duy nhất. Ban quản lý có thể thực hiện khuyến mãi, theo dõi khách hàng thân thiết, có cái nhìn rõ ràng về những gì đang hiệu quả hoặc không tại mọi thời điểm, và quan trọng nhất, họ cuối cùng đã có thể vận hành khu nghỉ dưỡng như một thể thống nhất.

Gallo Clothing là chuỗi bán lẻ quần áo giá rẻ với các kho cửa hàng lớn tại Mỹ. Trước đây, họ dùng nhiều phần mềm cũ chắp vá. Vấn đề chỉ thực sự bùng nổ vào đêm Giáng sinh – ngày đông khách nhất năm. Khi cửa hàng đang kín người, toàn bộ hệ thống bất ngờ sập, các quầy thu ngân ngừng hoạt động.

Nhân viên thu ngân buộc phải xử lý thủ công: ghi tay từng sản phẩm và đơn giá. Hàng chờ ngày càng dài và chậm. Nhiều khách phàn nàn, một số bỏ đi giữa chừng.

Ông Barry Kozlowski, Phó Chủ tịch Gallo Clothing chia sẻ:
“Đó thực sự là một cơn ác mộng. Một máy tính tiền bị đơ kéo theo toàn bộ hệ thống tại cửa hàng chính bị tê liệt. Khách xếp hàng vòng quanh cửa hàng vì chúng tôi phải ghi tay mọi thứ. Ngày hôm đó chúng tôi mất ít nhất 20.000 đô, còn hậu quả về lâu dài với khách quay lại thì không thể đo đếm.”

Sau sự cố đó, Gallo quyết định thay mới toàn bộ hệ thống.

Ngày nay, công ty sử dụng phần mềm thương mại hợp nhất LS Retail. Họ không còn gặp bất kỳ trở ngại nào, thậm chí còn đạt được lợi nhuận kỷ lục. Họ nói rằng đó là vì hệ thống xử lý nhanh và hiệu quả. Chủ tịch của Gallo nói với chúng tôi: "Sau khi triển khai LS Central, chúng tôi đã thấy nhiều khách hàng hơn, bán được nhiều sản phẩm hơn và khách xếp hàng chờ ngắn hơn nhiều."

Al-Batool là chuỗi cửa hàng thời trang, giày dép và mỹ phẩm tại Ả Rập Saudi.

Trước đây, họ vận hành bằng hệ thống POS và ERP tách rời vì vậy việc lập kế hoạch tồn kho rất phức tạp và kém hiệu quả. Nhân viên phải dùng Excel để phân tích số liệu 4–5 tháng trước, rồi tự ước đoán nhu cầu cho các tháng tiếp theo. Nếu sắp đến mùa lễ hội, họ lại phải dựa vào kinh nghiệm cá nhân để đoán xem doanh số sẽ biến động thế nào. Cách làm này vừa mất thời gian, vừa thiếu chính xác, lại đòi hỏi nhiều phép tính thủ công.

Hiện tại, khi chuyển sang LS Central, Al-Batool có thể theo dõi doanh số, tồn kho và năng suất theo thời gian thực ở tất cả điểm bán. Hệ thống tự động dự báo nhu cầu và đề xuất nhập hàng nhanh hơn, chính xác hơn rất nhiều.

Đại diện doanh nghiệp chia sẻ: “Tất cả việc tính toán và dự báo giờ đều có hệ thống xử lý, đơn mua hàng được tạo trực tiếp trên phần mềm. Chúng tôi đã bỏ hoàn toàn các quy trình thủ công. Việc bổ sung hàng, trước đây mất vài ngày, giờ chỉ còn vài phút.”

TFS Company Limited là đơn vị nhập khẩu và phân phối thương hiệu mỹ phẩm Hàn Quốc The Face Shop tại Thái Lan.

Trước đây, họ sử dụng một hệ thống tự xây dựng nội bộ. Dữ liệu tài chính và kế toán phải thu thập, tổng hợp và phân tích thủ công. Quy trình vừa chậm, vừa dễ xảy ra sai sót, mất mát dữ liệu và tiềm ẩn rủi ro bảo mật. Các chương trình khuyến mãi cũng không thể quản lý tập trung: nhân viên tại cửa hàng phải tự nhập phần trăm giảm giá, dẫn đến nhiều lỗi phát sinh.

Từ khi áp dụng hệ thống LS Central, doanh nghiệp có thể theo dõi tồn kho và doanh số theo thời gian thực. Các chương trình khuyến mãi được thiết lập từ back-end và hệ thống sẽ tự động phân phối đến tất cả điểm bán cũng như xử lý chiết khấu.

Điểm đáng giá hơn nữa là mỗi khi triển khai khuyến mãi mới, hệ thống có thể phân tích phản hồi dựa trên nhiều biến số như: khu vực, khách nội địa, thành viên thân thiết/không thành viên… Những dữ liệu này giúp đội marketing xây dựng các chiến dịch hiệu quả hơn và mang lại tỷ suất lợi nhuận cao hơn.

Freshmart là chuỗi cửa hàng thực phẩm và chăm sóc sức khỏe tại Puerto Rico. Mỗi địa điểm kết hợp nhiều mô hình dưới cùng một thương hiệu: siêu thị, quầy deli (cửa hàng chuyên bán các loại thực phẩm hảo hạng, đặc biệt là thịt chế biến sẵn và phô mai), cửa hàng kem và khu bán thực phẩm chức năng - vitamin.

Việc vận hành siêu thị hoàn toàn khác với quản lý quầy ăn nhanh, quán kem hay cửa hàng thực phẩm bổ sung. Freshmart phải điều hành đồng thời tất cả các mô hình này nhưng vẫn giữ trải nghiệm khách hàng thống nhất và kiểm soát vận hành hiệu quả. Để làm được điều đó, họ cần một hệ thống phần mềm có đầy đủ chức năng cho cả bán lẻ, dịch vụ thực phẩm và mô hình tạp hóa.

Từ khi triển khai LS Central, Freshmart có thể quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình mà vẫn giữ đúng cam kết thương hiệu và trải nghiệm khách hàng nhất quán. Chỉ sau 6 tháng, họ đã thu hồi vốn đầu tư. Phần lớn chi phí tiết kiệm được đến từ hệ thống bổ sung hàng tự động hiệu quả. Doanh nghiệp giảm được 80% chi phí mua hàng, đồng thời giảm lượng tồn kho an toàn và hạn chế hư hỏng, thất thoát.

CEO Jorge Machado chia sẻ: “LS Central không chỉ là sự hợp nhất giữa POS và ERP – mà còn kết nối được nhiều lĩnh vực trong ngành thực phẩm và bán lẻ. Đây là cấp độ cao nhất của mô hình unified commerce.”

Công nghệ mới cũng giúp Freshmart thích ứng nhanh khi nhu cầu tiêu dùng thay đổi đột ngột. Trong giai đoạn Covid-19, hệ thống cho phép họ duy trì hoạt động, triển khai thực đơn mang đi, giao nhận và đặt hàng từ xa. “Trước kia, điều này nghe có vẻ viển vông – nhưng giờ chúng tôi làm được một cách dễ dàng,” Machado nói.

Ten Thousand Villages là một Thương hiệu này bán các sản phẩm thủ công bền vững, theo nguyên tắc thương mại công bằng, thông qua cửa hàng thương mại điện tử, chuỗi cửa hàng bán lẻ thuộc sở hữu công ty, cửa hàng nhượng quyền, cửa hàng pop-up và hàng trăm nhà bán lẻ độc lập. Sứ mệnh của Ten Thousand Villages là tạo việc làm và thu nhập cho người dân ở nước ngoài, đồng thời hợp tác với các nhà cung cấp cung cấp mức lương công bằng và sản phẩm chất lượng, đòi hỏi việc mua hàng thông minh, vận hành hiệu quả và các công cụ kế toán hiệu quả.

Tuy nhiên, với phần mềm lỗi thời mà công ty sử dụng trước đây, dữ liệu bị cô lập trong các hệ thống riêng lẻ, khiến việc lập báo cáo trở thành một cơn ác mộng; nhiều quy trình được thực hiện thủ công, dựa trên sự kết hợp không hiệu quả giữa bảng tính Excel và tài liệu giấy; quản lý hàng tồn kho, định giá và khuyến mãi thì phức tạp và kém hiệu quả.

Hiệu quả từ việc triển khai phần mềm hợp nhất mới

Nate Shaffer, Tư vấn và Quản lý Dự án tại Ten Thousand Villages cho biết “Sau khi đánh giá các giải pháp trên thị trường, chúng tôi thấy rằng có rất ít phần mềm thực sự cung cấp tất cả các chức năng đó. Có rất nhiều giải pháp rất tốt ở giai đoạn bán lẻ; có những giải pháp rất tốt ở giai đoạn bán buôn, nhưng chúng tôi muốn một giải pháp có khả năng làm tốt được tất cả."

Kể từ khi triển khai công nghệ LS Retail, việc tự động bổ sung giúp doanh số bán hàng của Ten Thousand Village tăng lên đáng kể. Khả năng hiển thị sản phẩm và giá vốn mang lại những tác động tích cực. Chad Warfel - CFO của Ten Thousand Villages nói: “Với giải pháp công nghệ mới, chúng tôi có được tầm nhìn tốt hơn không chỉ mang lại lợi nhuận mà còn đem tới giá trị bền vững, vì vậy chúng tôi có thể tiếp tục kinh doanh và tiếp tục giúp đỡ các nghệ nhân trên khắp thế giới - đưa ra cách thức công bằng và bền vững trong kinh doanh. Đó là toàn bộ sứ mệnh của chúng tôi."

Bongénie-Grieder vận hành chuỗi 20 cửa hàng thời trang cao cấp tại Thụy Sĩ. Khi quyết định bổ sung kênh eCommerce, họ muốn mang đến trải nghiệm sang trọng, cao cấp như thương hiệu đã nổi tiếng, đồng thời hoạt động liền mạch với các cửa hàng vật lý.

Hiện nay, Bongénie sử dụng một nền tảng phần mềm duy nhất để quản lý mua hàng, logistics, tồn kho và doanh số cả tại cửa hàng và trên website thương mại điện tử, cũng như quản lý sản xuất, bán hàng và dịch vụ tại nhà hàng, quầy bar và dịch vụ catering. Quan trọng hơn cả, toàn bộ mô hình omni-channel được vận hành thống nhất: hiển thị tồn kho thực tế trên website, triển khai chương trình khách hàng thân thiết đa kênh, và cho phép khách hàng mua sắm theo cách họ muốn – ví dụ đặt hàng online và trả hàng tại cửa hàng.

Ngoài ra, công ty có thể theo dõi dữ liệu kinh doanh chính xác và kịp thời, nắm bắt tổng quan toàn bộ doanh nghiệp bất cứ lúc nào. Ông Vincent Stoupy, Trưởng bộ phận IT tại Bongénie, chia sẻ:
“LS Central mang lại hỗ trợ dữ liệu toàn diện cho cả tập đoàn của chúng tôi, vừa đảm bảo chất lượng thông tin, vừa đảm bảo khả năng truy cập thông tin mọi lúc.”

Trong bối cảnh bán lẻ ngày càng cạnh tranh và đa dạng, việc vận hành hiệu quả các cửa hàng không chỉ dựa vào kinh nghiệm truyền thống mà còn cần ứng dụng công nghệ và chiến lược quản lý thông minh. Từ những doanh nghiệp thời trang, mỹ phẩm đến chuỗi tạp hóa hay khu nghỉ dưỡng, chúng tôi tổng hợp 7 kinh nghiệm quản lý bán hàng rút ra từ những case study thực tế, bao gồm: 

• Hệ thống bán hàng phải ổn định và tự động hóa thanh toán để tránh mất doanh thu trong mùa cao điểm; quản lý dòng chảy giao dịch giúp giảm thất thoát và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Sử dụng hệ thống dự báo và bổ sung hàng tự động giúp rút ngắn thời gian lập kế hoạch từ vài ngày xuống vài phút, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Tích hợp quản lý khuyến mãi và chiến dịch marketing vào hệ thống bán hàng giúp lên kế hoạch chính xác, phân phối tự động và đo lường hiệu quả theo từng biến số, tăng tỷ suất lợi nhuận.
• Khi vận hành nhiều loại hình kinh doanh cùng lúc, cần hệ thống thống nhất để kiểm soát tồn kho, chi phí và quy trình vận hành, giảm thất thoát và tăng hiệu quả quản lý.
• Quản lý dữ liệu sản phẩm, chi phí và tồn kho tốt không chỉ tăng doanh số mà còn đảm bảo thực hiện mục tiêu xã hội và thương mại công bằng; hệ thống giúp cân bằng lợi nhuận và bền vững.
• Đồng bộ hóa dữ liệu giữa cửa hàng vật lý và kênh online giúp quản lý tồn kho, chương trình khách hàng thân thiết và trải nghiệm khách hàng một cách liền mạch; thông tin kinh doanh kịp thời giúp ra quyết định nhanh.
• Sử dụng một nền tảng quản lý duy nhất giúp giám sát toàn bộ hoạt động, triển khai chương trình khuyến mãi, quản lý khách hàng thân thiết và theo dõi hiệu quả kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau một cách liền mạch.

Qua 7 ví dụ thực tế trên, bạn có thể thấy phần mềm bán hàng thương mại hợp nhất giúp nâng cấp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào. Đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi để tư vấn kỹ hơn. NaviWorld Việt Nam tự hào là đối tác hạng vàng của Microsoft và là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp phần mềm bán hàng và quản lý doanh nghiệp.

Theo: LS Blog

** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam