Các bước cần làm khi Go-live hệ thống ERP?

Các giao dịch từ bây giờ sẽ sẽ được thực hiện và xử lý thông qua hệ thống ERP mới. Nghiên cứu trong ngành cho thấy rằng 40 đến 60% thất bại trong việc triển khai ERP là do vấn đề chuyển đổi dữ liệu. Và bạn sẽ thấy ngay những vấn đề này phát sinh sau khi hệ thống đi vào giai đoạn go-live.

Doanh nghiệp có thể tránh các vấn đề chuyển đổi dữ liệu bằng cách ưu tiên kiểm thử hệ thống. Nếu người dùng chỉ tương tác với dữ liệu cũ, không hoặc thiếu cập nhật, đều có thể gây ra lỗi trong giao diện mới. Kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT) và kiểm thử tích hợp có thể giúp phát hiện các lỗi chuyển đổi dữ liệu trước khi phát sinh nhiều sự cốvề sau.

Nếu việc kiểm thử được thực hiện tối đa, tuân theo các quy trình chặt chẽ có thể giúp doanh nghiệp giảm khả năng xảy ra hoặc tác động của các vấn đề chuyển đổi dữ liệu. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp cần kiểm thử toàn bộ mọi tình huống, kịch bản kinh doanh có thể xảy ra? Không hẳn thế, vì không thể kiểm tra tất cả các tình huống.

Mặc dù việc kiểm thử thiếu kỹ lưỡng có thể dẫn đến các vấn đề chuyển đổi chuyển dữ liệu, nhưng trên thực tế không tránh khỏi nhiều trường hợp khác xảy ra mà chưa có tiền lệ. Kiểm thử tất cả  nghĩa là doanh nghiệp không thể go-live hệ thống! Việc tồn tại vấn đềtrong phạm vi chấp nhận được trước khi chính sức sử dụng hệ thống là điều bình thường

Bạn phải rà soát, tổng hợp và kiểm thử gần như toàn bộ quy trình kinh doanh. Ngoài ra, kiểm thử tích hợp, kiểm thử hiệu suất toàn diện của hệ thống cũng có thể là một bước nữa. Doanh nghiệp nên dành thêm thời gian và nguồn lực để kiểm thử tối đa hệ thống trước sử dụng.

Và xét đến việc có thể phát sinh nhiều vấn đềchuyển đổi dữ liệu sau khi go-live, việc đầu tư cho kiểm thử hệ thống để giảm thiểu tác động là hoàn toàn phù hợp.

Đảm bảo phân quyền người dùng và bảo mật hệ thống được hoàn thiện cho dự án.

Tại sao lại như vậy? Bởi vì nếu ngày sử dụng hệ thống ERP chính thức đến mà tác vụ này chưa thực hiện, bạn có thể gặp các vấn đề liên quan đến  truy cập, vận hành và bảo mật.

Vấn đề chính là người dùng được phân quyền nhiều hơn những gì họ nên có. Và như chúng ta đều biết, việc xóa quyền truy cập khó hơn nhiều so với việc cấp quyền truy cập, nên tốt hơn hết là cung cấp cho người dùng mức phù hợp để vận hành hệ thống.

Doanh nghiệp phát hiện vấn đề không ổn của hệ thống mới khi một quy trình không hoạt động như bình thường. Nhưng liệu bạn có thể xác định đó là lỗi hệ thống hay lỗi người dùng không?

Trong trường hợp do hệ thống không hoạt động hay do người dùng không thực hiện theo đúng hướng dẫn sẽ ra sao?

Quá trình UAT giúp đào tạo người dùng, cho phép bạn xem liệu họ có đang tuân thủ các quy trình chính xác hay không. Tiến hành UAT và kiểm thử tích hợp có thể giúp bạn xác định các lỗi phát sinh là lỗi hệ thống hay lỗi người dùng.

Lỗi của người dùng thường gây ra một loạt các vấn đề ảnh hưởng đến sự thành công của một hệ thống ERP, nên áp dụng các phương pháp hay nhất tập trung cho người dùng chính và các bên liên quan trước và sau khi go-live hệ thống.

Điều này có liên quan đến quản lý thay đổi và thu hút sự tham gia của người dùng không?

Đúng là như vậy! Điều chỉnh tư duy của các bên liên quan nên bắt đầu trước khi triển khai dự án. Vì hệ thống này sẽ thay thế và hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi trong tương lại.

Một phương pháp hay nhất mà các tổ chức nên thực hiện trước một dự án thay đổi, chuyển đổi như thế này là thu hút sự quan tâm của lãnh đạo và quản lý cấp cao. 

Tuy nhiên, thường có xu hướng là các nhà lãnh đạo và giám đốc cấp cao sẽ đứng ngoài dự án khi  bắt đầu. Bạn chỉ còn lại quản lý cấp trung và những người dùng, những người không tham gia vào dự án. Và việc không thu hút họ tham gia vào dự án có thể gây bất lợi cho sự thành công của dự án!

Ví dụ, có thể xảy ra xung đột, mọi người không sử dụng hệ thống như họ cần hoặc quay trở lại cách làm việc cũ…

Tổ chức, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các bên liên quan từ các cấp khác nhau nhận thấy những lợi ích đạt được thông qua các cuộc họp, trao đổi và đàm phán.

Gặp nhiều khó khăn khi triển khai một hệ thống ERP là điều bình thường. Một đối tác phù hợp có thể giúp hỗ trợ dự án được triển khai thành công. Tại NaviWorld, chúng tôi không chỉ có kinh nghiệp triển khai hệ thống ERP mà còn cung cấp các dịch vụ tích hợp, tùy biến hệ thống, đào tạo và hỗ trợ người dùng hệ thống để giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả hệ thống mới của mình.

Ví dụ: chúng tôi cung cấp ‘dịch vụ hỗ trợ' để các chuyên gia triển khai trực tiếp hỗ trợ người dùng trong khoảng thời gian đầu tiên sau khi hệ thống go-live. Điều này đảm bảo chuyển giao hệ thống được thực hiện suôn sẻ giữa nhóm triển khai và nhóm vận hành.