Mẹo cải thiện quy trình chọn hàng tồn kho

Mặc dù không có số liệu thống kê để khẳng định nhưng hầu hết các công ty hiếm khi tổ chức lại kho hàng của họ, chỉ đơn giản là vì việc này tốn thời gian làm kế hoạch và các hoạt động bị gián đoạn ở một mức độ nào đó. Tuy nhiên, lợi ích của điều chỉnh sẽ vượt xa những khó khăn tạm thời. Điều quan trọng là phải tìm ra quy trình tốt nhất cho hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình nào phù hợp với công ty của bạn? Nó phụ thuộc vào văn hóa và hoạt động. Dưới đây là một số tùy chọn:

Nếu bạn đang triển khai hệ thống ERP, hệ thống quản lý kho và tồn kho WMS mới, hoặc triển khai chức năng mới như advanced warehousing, thì đây là thời điểm hợp lý để rà soát lại quy trình vận hành kho hàng của bạn, tính toán đến các chức năng mới được cung cấp bởi hệ thống. Mặc dù điều này là hợp lý nhưng chưa đủ, vì thông thường thì nhiều năm công ty mới triển khai một hệ thống hoặc chức năng mới.

Các hoạt động vận hành và quản lý kho hàng vào thời điểm cuối năm đều bao gồm kiểm kê hàng tồn kho, nhưng không phải tất cả các công ty đều tận dụng cơ hội này để tổ chức lại kho hàng của họ. Nhưng đây là thời điểm thích hợp để xem xét mặt hàng bán tốt/ không tốt và thực hiện các điều chỉnh cho phù hợp.

Nhiều công ty xem xét cải tiến tối ưu dựa trên cơ sở "phản hồi". Tất nhiên một số công ty  thực hiện các thay đổi lặng lẽ hơn. Trong hình thức này thông thường doanh nghiệp thực hiện rà soát và điều chỉnh lại  quy trình quản lý tồn kho dựa trên cơ sở bị động, là sau khi bị tác động bởi một tình huống xảy ra buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh. Ví dụ như phát hiện ra sự kém hiệu quả hoặc thay đổi bất thường của các hàng hóa tồn kho.

Tuy nhiên việc phản hồi bị động như vậy có thể dẫn đến mất kiểm soát. Nếu bạn tri hoãn việc chuyển đổi cho đến khi gặp áp lực, thì về lâu dài những thay đổi sẽ gây ra nhiều vấn đề hơn về lâu dài. Một rủi ro khác  là nếu doanh nghiệp không chủ động đánh giá và thực hiện cải tiến thường xuyên và có định kỳ, doanh nghiệp sẽ không thích nghi hoặc có thể bỏ lỡ các cơ hội để tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả quản lý vận hành,

Cuối cùng, danh nghiệp có thể lựa chọn chủ động rà soát và cải tiến quy trình. Cho dù hàng tháng, hàng quý hay một chu kỳ khác, việc đánh giá định kỳ thường xuyên và điều chỉnh phù hợp để tối ưu vận hành kho hàng, tránh lãng phí tiền bạc hoặc thời gian trong quá trình thực hiện, giúp bạn xử lý kho hàng của mình tốt hơn và giúp bạn tránh phải đối mặt với những biến đổi lớn vào cuối năm.

Nếu công ty của bạn đề cao việc liên tục cải tiến, ban lãnh đạo sẽ ủng hộ chiến lược điều chỉnh một cách chủ động và thường xuyên. Tuy nhiên đừng rơi vào bẫy của việc điều chỉnh quá thường xuyên vì điều này có thể gây hỗn loạn và phản tác dụng.

Khi đã quyết định chiến lược, bước tiếp theo là xác định quy trình. Doanh nghiệp sẽ điều chỉnh quy trình như thế nào? Một lần nữa, điều này phụ thuộc vào quy mô của chiến lược điều chỉnh.

Bước đầu tiên là thực hiện phân tích. Do dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống ERP, bạn có thể sử dụng công cụ báo cáo như Power BI hoặc Jet Reports để xác định vấn đề cần giải quyết, ví dụ như các mặt hàng bán chạy nhất (dựa trên giá trị hoặc số lượng) hoặc bất kỳ chỉ số nào khác, tùy vào yêu cầu quản lý. Với thông tin đó, doanh nghiệp có một số tùy chọn:

Xem xét dữ liệu và xác định những thay đổi cần thiết đối với kho vật lý, chẳng hạn như di chuyển mặt hàng top-selling đến gần khu vực đóng gói/ vận chuyển. Hầu hết các hệ thống ERP đều có chức năng có thể hỗ trợ quá trình này.

Nếu có chức năng advanced warehousing của giải pháp ERP cho phép nhặt hàng trực tiếp, hãy tận dụng các tính năng đó, đặc biệt là khi doanh nghiệp thực hiện tái cấu trúc toàn diện hoặc thay đổi cách thức quản lý kho hàng của mình.

Chuyển đổi với Microsoft Dynamics 365 Business Central

Mặc dù các hệ thống ERP là khác nhau và giải pháp tùy thuộc chức năng của hệ thống ERP, vậy làm cách nào bạn có thể tối ưu quy trình quản lý kho và tồn kho với Microsoft Dynamics 365 Business Central? Dưới đây sẽ là một số gợi ý về tính năng hệ thống bạn có thể khai thác để cải tiến quy trình của doanh nghiệp mình. Nếu giải pháp ERP của bạn không cung cấp các tính năng hiệu quả, thì đã đến lúc phải cân nhắc một giải pháp mới.

Có lẽ cách tiếp cận dễ nhất là sử dụng chức năng phân loại khu vực kho (Bin), sử dụng thuật toán để xếp hạng khu vực theo thứ tự ưu tiên.

Nếu bạn đang vận hành kho hàng chưa có hướng dẫn nhặt hàng, bạn có thể  thiết lập Mặc định (Default) (chọn checkbox Default) cho Bin. “Default” có nghĩa là khu vực kho thường xuyên của một mặt hàng cụ thể. Thuật toán được thiết lập trước tiên sẽ quét khu vực này để kiểm tra tồn kho. Còn trong cách thức vận hành xác định cụ thể vị trí tồn kho và khu vực nhặt hàng (Directed Put-away and Pick Location), bạn sẽ sử dụng chức năng Warehouse Reclass Journal để ghi sổ (post) một bút toán (journal entry) chuyển kho các mặt hàng từ khu vực kho này tới khu vực kho khác — hoặc nếu vận hành khu vực quản lý kho chung (non-directed put-away and pick location), bạn có thể sử dụng chức năng tương tự là Item Reclass Journal để chuyển kho hàng hóa giữa các khu vực kho hoặc các kho.

Với Directed Put-away and Pick location, chiến lược giúp bạn quản lý hàng tồn kho tốt hơn đó là chức năng bổ sung hàng. Nếu bạn có kho hàng lớn — bạn có thể định nghĩa các khu vực kho (Bin) cho các mặt hàng. Trong Business Central, bổ sung hàng (Bin Replenishment) cho phép thiết lập số lượng tồn kho tối thiểu, tối đa của một mặt hàng nhất định  trong một khu vực. Hệ thống sẽ cho biết khi nào bạn cần bổ sung cho khu vực đó từ kho hàng tổng, đây là một quá trình liên tục dựa trên số lượng tối thiểu và tối đa đã thiết lập.