9 tiêu chí chọn giải pháp ERP bạn phải cân nhắc

Lý tưởng nhất là giải pháp ERP phải phù hợp với tất cả các yêu cầu và nhu cầu để hỗ trợ đầy đủ cho doanh nghiệp phát triển. Có một danh sách kiểm tra đầy đủ tất cả các tính năng và yêu cầu mà bạn đang tìm kiếm trong một giải pháp ERP sẽ đơn giản hóa quyết định và có thể loại bỏ một vài giải pháp ngay lập tức. Để lập một danh sách như vậy, bạn có thể tự hỏi chính mình một số câu như sau:

• Những thách thức của chúng ta là gì?
• Bộ phận nào cần đầu tư hoặc tinh giản nhất?
• Những chức năng đang tìm kiếm là gì?
• Thời gian và ngân sách cho dự án là gì?
• Những quy trình nào đang vướng mắc hiện tại và có cần tự động hóa hay không? V.v…

Khi đánh giá từng giải pháp, bạn nên đánh giá tất cả các chức năng một cách chi tiết, tốt nhất là các chức năng bạn yêu cầu và đã ghi chú trong danh sách kiểm tra của bạn. Lý tưởng nhất, bạn nên xem xét các chức năng đó có phát triển được các tính năng để đáp ứng trực tiếp nhu cầu của doanh nghiệp. Một phần quan trọng nhất là bạn tìm kiếm giải pháp đầu cuối được tích hợp đầy đủ, xem xét tất cả các phòng ban và nhu cầu của họ, điều hành toàn công ty từ tài chính đến hàng tồn kho và mọi thứ liên quan. Một giải pháp toàn diện cũng cho phép tùy chỉnh, đáp ứng các nhu cầu cụ thể và chi tiết nhất của ngành.

Có thể giúp tạo lại danh sách chi tiết các tính năng và yêu cầu cho giải pháp ERP trong tương lai, ưu tiên các tính năng chính và mong muốn tùy chỉnh.

Có một giải pháp ERP giúp tối ưu và hợp lý hóa càng nhiều quy trình càng tốt mới chỉ là bước khởi đầu. Hơn thế nữa, giải pháp của bạn chỉ hiệu quả khi nó thân thiện với người dùng. Vì sau tất cả, chính nhóm của bạn phải vận hành phần mềm phức tạp, điều này có thể khá thách thức. Nếu nhóm gặp khó khăn trong việc sử dụng giải pháp hoặc nó không đủ trực quan, đây có thể là yếu tố quyết định thành công của quá trình triển khai. Nhưng khi một giải pháp cho thấy khả năng trực quan và dễ dàng sử dụng mà không cần đào tạo, thì giải pháp đó sẽ đơn giản hóa đáng kể quy trình quản lý thay đổi. Ngoài ra, điều quan trọng khi tìm kiếm một nhà cung cấp ERP là khả năng của họ trong việc xử lý, quản lý và truyền tải quản lý thay đổi vào doanh nghiệp.

Triển khai giải pháp ERP là một quy trình cần nhiều đầu tư. Do đó, sẽ là tốt nhất nếu khoản đầu tư xứng đáng, thậm chí vẫn còn trong tương lai. Một giải pháp ERP dựa trên đám mây sẽ tạo cơ hội phát triển và ít phải đầu tư hơn trong khi bạn không cần nhân viên tại chỗ và cơ sở hạ tầng. Giải pháp đám mây cung cấp khả năng truy cập được ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào bạn cần truy cập vào giải pháp của mình, đồng thời mang lại cho bạn khả năng di động và khả năng mở rộng trong tương lai.

Điều đó nói rằng, khả năng mở rộng là một tiêu chí khác đáng xem xét khi lựa chọn giải pháp ERP hoàn hảo cho công ty của bạn. Tốt nhất là không chỉ xem xét liệu các chức năng của nó có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không mà còn xem liệu giải pháp nói chung có phù hợp với chiến lược dài hạn của tổ chức bạn hay không, có thể bao gồm mở rộng toàn cầu, thị trường mới, hợp nhất, v.v.

Bạn có thể đã có một số chương trình hoặc gói phần mềm mà bạn đang phụ thuộc vào. Đảm bảo rằng hệ thống ERP mới kết hợp hoàn hảo với các hoạt động và phần mềm hiện tại là một tiêu chí bắt buộc khác. Nó không chỉ giảm thiểu các vấn đề về quản lý thay đổi vì một số chương trình hiện tại sẽ không bị ảnh hưởng, mà còn đơn giản hóa việc truyền dữ liệu đến nền tảng đầu cuối.

Tìm nhà cung cấp ERP phù hợp có thể là một nhiệm vụ khá khó khăn, vì không phải nhà cung cấp nào cũng có thể hiểu nhu cầu cụ thể của ngành của bạn. Do đó, có một nhà cung cấp có kinh nghiệm, chẳng hạn như ngành thực phẩm và đồ uống luôn là một lợi thế. Họ có thể đã có kiến ​​thức về thử và sai lầm từ các trường hợp trước để đơn giản hóa quy trình của bạn. Nhưng không chỉ nhà cung cấp phải biết về ngành, thậm chí có thể có các giải pháp ERP được xây dựng riêng cho loại hình công ty và cách làm việc. Một hệ thống ERP như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tùy chỉnh vì nó có thể đã được tinh chỉnh theo các yêu cầu cụ thể trong ngành.

Bạn và nhà cung cấp ERP của bạn nên hoạt động như một nhóm, trong suốt dự án cũng như sau khi triển khai trong khi chuyển đổi kỹ thuật số là một quá trình năng động, tác động đến nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp. Nhưng khi được thực hiện tốt, nó chắc chắn có nghĩa là thành công. Phần "hoàn thành tốt" phụ thuộc vào nhân viên của bạn nhưng cũng phụ thuộc vào các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm sẽ dẫn dắt nhóm trong toàn bộ quá trình. Đảm bảo trước khi chọn giải pháp phù hợp và nhà cung cấp để làm rõ những kỳ vọng với họ và ngược lại để bạn tránh mọi hiểu lầm.

Triển khai ERP không hề rẻ nhưng là điều rất cần thiết. Điều quan trọng là biết chính xác chi phí trước khi triển khai là bao nhiêu, vì vậy bạn cần lên ngân sách phù hợp và không tiêu vào chi phí doanh nghiệp trước khi lợi tức đầu tư có thể bắt đầu. Cụ thể, khi xem xét chi phí của các giải pháp ERP, có hai chỉ số chính cần lưu ý. Tất nhiên, Lợi tức đầu tư (ROI), cũng như Tổng chi phí sở hữu (TCO[JN1]), bao gồm tất cả các chi phí, sẽ/có thể xảy ra trong vòng đời của hệ thống ERP. Sau khi cân nhắc tất cả các chi phí so với lợi nhuận, bạn có thể quyết định một cách hợp lý liệu đó có phải là thời điểm thích hợp để triển khai ERP hay không và bạn có thể chi bao nhiêu ngân sách.

Lối thoát cốt lõi của giải pháp ERP xoay quanh dữ liệu. Nhưng xem xét liệu dữ liệu đó có an toàn hay không là tiêu chí bạn không nên bỏ qua. Nói chung, các giải pháp đám mây cung cấp mức độ bảo mật cao nhất, phù hợp với quản trị toàn cầu. Trong giải pháp dựa trên đám mây, dữ liệu của bạn không chỉ an toàn mà còn bảo mật, với các bản sao lưu tự động để đảm bảo dữ liệu của bạn không bao giờ bị mất hoặc có thể khôi phục được trong trường hợp xảy ra thảm họa kỹ thuật số không lường trước được.