Phần mềm bán lẻ thống nhất, mô-đun: Tại sao doanh nghiệp cần triển khai cho cửa hàng của mình?

Phần mềm bán lẻ thống nhất kết hợp POS, thương mại điện tử, quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng và nhiều hơn nữa trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp tập trung tất cả thông tin kinh doanh vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, mang lại cho các nhà bán lẻ cái nhìn rõ ràng về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời loại bỏ những rủi ro và bất định liên quan đến việc quản lý nhiều ứng dụng.

Tuy nhiên, không có hai nhà bán lẻ nào giống nhau – điều này khiến phương pháp mô-đun của phần mềm thống nhất trở thành chìa khóa cho sự thành công. Các giải pháp quản lý bán lẻ mô-đun cho phép doanh nghiệp chỉ sử dụng những chức năng phù hợp nhất với nhu cầu của họ, đồng thời vẫn cung cấp sự linh hoạt để bổ sung các tính năng khác sau này.

Dưới đây là tám cách mà phần mềm bán lẻ thống nhất, mô-đun sẽ hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp doanh nghiệp và làm cho cuộc sống của doanh nghiệp dễ dàng hơn:

1.      Tiết kiệm thời gian và chi phí tích hợp

Khi doanh nghiệp sử dụng một hệ thống riêng biệt để quản lý doanh số bán hàng, một hệ thống khác để xử lý nhà cung cấp, một hệ thống thứ ba cho trang thương mại điện tử thì doanh nghiệp cần thiết lập (và duy trì!) việc giao tiếp theo thời gian thực giữa các nền tảng khác nhau và có thể phức tạp khi triển khai. Không những vậy, có thể không dễ dàng cho doanh nghiệp tìm các chuyên gia quen thuộc với tất cả các giải pháp phần mềm liên quan. Thông thường thì doanh nghiệp sẽ phải thuê nhiều người, mỗi người là một chuyên gia trong một trong các hệ thống và hy vọng họ có thể tìm ra giải pháp. Phần khó khăn bắt đầu khi doanh nghiệp cần nâng cấp hoặc khi có sự cố xảy ra - gọi cho các chuyên gia, hy vọng họ có thời gian rảnh và có thể tìm ra vấn đề gì. Không cần phải nói, những quy trình này có thể kéo dài và tốn kém.

Việc sử dụng một hệ thống thống nhất với phương pháp mô-đun, như LS Central, giúp hạn chế sự cần thiết phải tích hợp vì hầu hết các chức năng doanh nghiệp cần đã được gói gọn trong một nền tảng duy nhất. Giải pháp hỗ trợ giảm chi phí (và thời gian) liên quan trong tất cả các giai đoạn, từ triển khai đến bảo trì và nâng cấp. Và phần tốt nhất là hệ thống cho phép doanh nghiệp dễ dàng thêm hoặc loại bỏ các mô-đun để mở rộng theo quy mô doanh nghiệp , đảm bảo rằng doanh nghiệp chỉ trả tiền cho những gì họ cần và khi nào cần. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm nhiều chức năng theo ngành – chẳng hạn như phân tích nâng cao, dịch vụ tự phục vụ, bổ sung hàng hóa, và nhiều hơn nữa – khi các yêu cầu của doanh nghiệp mở rộng, từ đó giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa phần mềm trong khi nhanh chóng thích ứng với những nhu cầu trong tương lai.

2.      Doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai sót

Khi doanh nghiệp sử dụng các hệ thống riêng biệt, bất kỳ sự chậm trễ nào trong giao tiếp có thể khiến dữ liệu của họ không đồng bộ. Và rồi, doanh nghiệp có thể gặp phải tình huống bán một mặt hàng trên trang web trong khi không còn hàng trong kho hoặc quảng cáo sai giá. Những sai sót kinh điển này có thể khiến doanh nghiệp mất doanh thu, hoặc thậm chí là khách hàng. Khi doanh nghiệp sử dụng một hệ thống duy nhất cho toàn bộ doanh nghiệp của mình, tất cả giá cả, tình trạng sản phẩm, mô tả mặt hàng, v.v., được duy trì trong một cơ sở dữ liệu duy nhất và sau đó được phân phối đến các điểm tiếp xúc khác nhau. Cách này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về sự khác biệt hay không nhất quán giữa các kênh, đảm bảo thông tin của doanh nghiệp luôn chính xác và nhất quán ở mọi nơi.

3. Doanh nghiệp có một phiên bản duy nhất của sự thật

Khi toàn bộ doanh nghiệp – các trung tâm phân phối, trang thương mại điện tử, cửa hàng, và trụ sở chính - hoạt động trên một nền tảng, tất cả các phòng ban có thể truy cập và vận hành trên cùng một dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu tập trung lưu trữ thông tin theo dạng nhất quán và không trùng lặp là cách tốt nhất để có được một phiên bản duy nhất của sự thật cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp có những con số đáng tin cậy, việc báo cáo tài chính sẽ dễ dàng hơn, doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số KPI chính xác hơn, thấy được hiệu suất của các sản phẩm và chương trình khuyến mãi, và đưa ra quyết định có lợi để tăng sự phát triển nhanh chóng và tự tin hơn.

4. Việc đào tạo nhân viên diễn ra nhanh chóng hơn

Khi doanh nghiệp đào tạo nhân viên mới trên nhiều hệ thống phần mềm, việc nhân viên mới tiếp nhận thông tin có thể tốn rất nhiều thời gian và công sức. Và nếu doanh nghiệp đang sử dụng các giải pháp phần mềm khác nhau trong mỗi phòng ban, doanh nghiệp sẽ không thể dễ dàng di chuyển nhân viên giữa các nhiệm vụ, vì họ sẽ cần đào tạo thêm. Đây từng là một vấn đề lớn tại Blue Mountain, khu nghỉ dưỡng trượt tuyết lớn nhất ở Ontario, Canada. Để điều hành các hoạt động của mình, từ dịch vụ ăn uống đến cửa hàng bán lẻ, cho thuê, nhà hàng, khách sạn và nhiều hơn nữa, Blue Mountain trước đây đã sử dụng 26 hệ thống khác nhau. Mỗi loại hình hoạt động đều có hệ thống riêng. Kết quả là, khi nhân viên được chuyển từ vai trò này sang vai trò khác, thậm chí chỉ để thay thế cho một đồng nghiệp đang nghỉ phép, họ phải được đào tạo lại. Điều này có nghĩa là việc thay đổi tạm thời các chức năng trở nên không thực tế và không có lợi cho công ty. Đó là lúc Blue Mountain quyết định loại bỏ 26 hệ thống và triển khai phần mềm quản lý bán lẻ thống nhất – LS Central. Bây giờ, nhân viên chỉ cần đào tạo trên một hệ thống, và nhờ đó, Blue Mountain đã giảm được chi phí đào tạo, đồng thời công ty có thể di chuyển nhân viên giữa các vị trí nhanh chóng khi cần thiết.

5. Ban quản lý nhận thông tin chính xác và theo thời gian thực

Khi doanh nghiệp hoạt động trên một nền tảng duy nhất, trụ sở chính có cái nhìn tổng thể về các quy trình, từ bán hàng đến mua sắm, phân bổ, định giá và quản lý kho. Khả năng nhìn thấy theo thời gian thực này mang lại cho ban quản lý khả năng hành động nhanh chóng khi cần thiết. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang thực hiện một đợt giảm giá lớn, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến trình ngay lập tức cho tất cả các cửa hàng của mình. Giả sử một trong các cửa hàng của doanh nghiệp bắt đầu hết hàng ở một số danh mục sản phẩm – từ trụ sở chính, hoặc bất cứ nơi nào doanh nghiệp đang ở, doanh nghiệp có thể thấy chính xác sản phẩm nào đã hết hàng hoặc sắp hết, và có thể gọi cho kho, đặt hàng những mặt hàng cần thiết và yêu cầu giao hàng khẩn cấp vào ngày hôm sau đến cửa hàng đó.

Ví dụ, chuỗi siêu thị Đan Mạch Løvbjerg. Sau khi triển khai LS Central, họ hiện có quyền truy cập theo thời gian thực vào tất cả thông tin doanh nghiệp của mình, bao gồm cả hàng tồn kho, giúp việc theo dõi hiệu suất dễ dàng hơn rất nhiều. “Trước đây, chúng tôi không có cái nhìn tổng quan về các sản phẩm mà chúng tôi có trong cửa hàng và số lượng cụ thể,” Rikke Klausen, Giám đốc IT và Dự án của Løvbjerg cho biết, “Bằng cách có được kiến thức chi tiết hơn về doanh số bán hàng và tiêu thụ sản phẩm, chúng tôi có thể tính toán lợi nhuận gộp chính xác hơn và quản lý doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn.”

6. Doanh nghiệp có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng nhất quán

Khách hàng sẽ quay lại nhiều lần khi doanh nghiệp mang đến cho họ những trải nghiệm mua sắm tuyệt vời cùng thông tin và dịch vụ chính xác, nhất quán. Mua sắm trực tuyến và mua sắm trực tiếp là hai mặt của một đồng xu: khách hàng truy cập trang web của doanh nghiệp để kiểm tra tình trạng hàng tồn kho trong các cửa hàng. Họ mua hàng trực tuyến nhưng quyết định nhận hàng tại một trong các cửa hàng của doanh nghiệp. Họ ghé thăm cửa hàng, đặt hàng một sản phẩm hết hàng và yêu cầu giao hàng tận nhà. Họ muốn có sự tự do trong việc trả hàng tại cửa hàng những gì họ đã mua trực tuyến. Một nền tảng phần mềm bán lẻ thống nhất cho phép doanh nghiệp cung cấp tất cả những điều này và hơn thế nữa. Bằng cách quản lý tất cả các kênh trong cùng một nền tảng, doanh nghiệp không chỉ có thể theo dõi mọi hoạt động trong doanh nghiệp; doanh nghiệp cũng có thể cho phép khách hàng mua sắm theo cách và nơi họ muốn, mà không gặp bất kỳ trở ngại hay gián đoạn nào trong hành trình mua sắm của họ.

Chẳng hạn, adidas sử dụng LS Central trong hơn 1200 cửa hàng tại 30 quốc gia. Giải pháp này cung cấp cho họ khả năng kết nối giữa thương mại điện tử và cửa hàng vật lý, cho phép khách hàng xem thông tin hàng tồn kho tại cửa hàng trực tuyến trước khi quyết định ghé thăm một trong các địa điểm của họ. Với quyền truy cập vào tình trạng hàng tồn kho chính xác và theo thời gian thực, khách hàng không phải lãng phí thời gian đến cửa hàng chỉ để nhận ra rằng sản phẩm mà khách hàng muốn đã hết hàng khi họ đến nơi. Thay vào đó, khách hàng có thể ra về một cách hài lòng, biết rằng họ có thể nhận được những món hàng mong muốn tại địa điểm yêu thích của mình, đảm bảo một hành trình mua sắm suôn sẻ và đáng tin cậy.

7. Doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về khách hàng

Trong một chuỗi bán lẻ truyền thống, mỗi cửa hàng sẽ tải lên các tệp tin lên trụ sở chính vào cuối ngày. Với cách thiết lập này, doanh nghiệp thường sẽ bỏ lỡ hoặc thiếu thông tin khách hàng. Để làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn, một số công ty không duy trì một cơ sở dữ liệu khách hàng duy nhất. Với hồ sơ khách hàng (doanh số theo khách hàng, thanh toán, v.v.) được lưu trữ trên các hệ thống khác nhau, những công ty này thường gặp phải tình trạng trùng lặp hồ sơ và thông tin bị thiếu. Bằng cách lưu trữ tất cả thông tin khách hàng trong một cơ sở dữ liệu duy nhất và cho phép nhân viên tại các địa điểm khác nhau truy cập thông tin này theo thời gian thực, các nhà bán lẻ có thể thu được giá trị lớn hơn từ dữ liệu của mình. Ví dụ, họ có thể hiểu những gì khách hàng của họ đang mua và ở đâu, cũng như các chương trình khuyến mãi và mức giá mà họ nhận được. Khi được phân tích bằng các công cụ trí tuệ, thông tin này có thể được sử dụng để tạo ra các chương trình khách hàng thân thiết hiệu quả hơn – nói cách khác, để thiết kế những trải nghiệm khách hàng hấp dẫn hơn.

Đối với câu lạc bộ thể dục hàng đầu Total Fitness, với hơn 96.000 thành viên ở miền Bắc nước Anh và xứ Wales, việc có quyền truy cập vào dữ liệu đáng tin cậy là rất quan trọng để phục vụ khách hàng một cách hiệu quả. Để làm được điều này, họ sử dụng phần mềm LS Central, lưu trữ dữ liệu từ tất cả các kênh trên một nền tảng duy nhất. “Chúng tôi tổ chức các cuộc họp hàng tháng với các quản lý tiếp tân và quản lý chung khi chúng tôi phản hồi về những sản phẩm bán chạy nhất, cách điều chỉnh hàng tồn kho,” Jonathan Gatehouse, Quản lý Hỗ trợ Thực phẩm, Đồ uống và Bán lẻ cho biết. “Tôi nghĩ điều tuyệt vời nhất về LS Central đối với chúng tôi là khả năng báo cáo mà chúng tôi có thể thực hiện và cách chúng tôi có thể theo dõi tất cả các yếu tố khác nhau.”

8. Doanh nghiệp chỉ cần làm việc với một nhà cung cấp

Khi doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống, doanh nghiệp sẽ phải xử lý với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Việc chọn một nền tảng thống nhất có nghĩa là doanh nghiệp có thể giải quyết toàn bộ quy trình với một nhà cung cấp duy nhất. Giả sử doanh nghiệp đã chọn đúng công ty (một ai đó hiểu rõ ngành của doanh nghiệp, hiểu nhu cầu của doanh nghiệp và giao tiếp hiệu quả với doanh nghiệp), việc làm việc với một nhà cung cấp thay vì nhiều nhà cung cấp có thể giảm bớt sự phức tạp và chi phí tổng thể. Hãy chắc chắn rằng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp công nghệ đáng tin cậy với một mạng lưới hỗ trợ rộng lớn, người sẽ cung cấp cho doanh nghiệp sự trợ giúp và cập nhật mọi lúc và mọi nơi.