Giá Microsoft Dynamics 365 và giải pháp tối ưu chi phí triển khai

Microsoft Dynamics 365 là giải pháp quản trị doanh nghiệp tích hợp toàn diện, bao gồm các ứng dụng CRM (Customer Relationship Management – quản trị quan hệ khách hàng) và ERP (Enterprise Resource Planning – quản trị nguồn lực doanh nghiệp) được hỗ trợ bởi AI để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động bán hàng, dịch vụ, tài chính và chuỗi cung ứng.

Các ứng dụng kết nối liền mạch với Microsoft 365, Azure và Microsoft Power Platform để cung cấp giải pháp toàn diện và có thể mở rộng. Dynamics 365 thống nhất dữ liệu, vận hành trên một nền tảng duy nhất và loại bỏ tình trạng mất kết nối. Hệ thống giúp tự động hóa quy trình, nhanh chóng thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi, mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp trong thời gian ngắn hơn. 

Doanh nghiệp chỉ cần khởi đầu với những ứng dụng theo nhu cầu của mình, và có thể bổ sung thêm trong quá trình tăng trưởng.

Chi phí bản quyền phần mềm là yếu tố cần cân nhắc trong các dự án quy mô như triển khai hệ thống hoạch định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, đặc biệt với nền tảng như Microsoft Dynamics 365. Do đó, trước khi tìm hiểu chi tiết về giá Dynamics 365, doanh nghiệp cần nắm rõ cách Microsoft cấp bản quyền bởi cơ chế này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cũng như cách sử dụng thực tế. 

Chi phí bản quyền phần mềm ERP sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó phí bản quyền dựa nhiều vào mô hình triển khai On-Premises hay On-Cloud. 

• Với mô hình On-Premises: Doanh nghiệp thường lựa chọn hình thức mua bản quyền vĩnh viễn một lần, kết hợp với phí bảo trì hàng năm (thường khoảng 20% giá trị bản quyền) để duy trì quyền nâng cấp các phiên bản và tính năng mới. 
• Với mô hình Cloud ERP: Hiện tại có hơn 90% khách hàng Dynamics 365 mới lựa chọn triển khai theo mô hình này, cho phép các doanh nghiệp hiện đại tối ưu chi phí khởi đầu, triển khai nhanh, không yêu cầu duy trì hạ tầng CNTT phức tạp, linh hoạt theo quy mô phát triển và bảo mật thông tin. 

Bản quyền phần mềm theo mô hình Cloud ERP được tính phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm và đã bao gồm chi phí hạ tầng máy chủ tích hợp sẵn từ nhà cung cấp. Bài viết này chúng tôi chỉ đề cập đến chi phí bản quyền Dynamics on-cloud. Khách hàng có thể liên hệ đối tác triển khai như NaviWorld để tìm hiểu các thông tin chuyên sâu khác như về giá và chi phí đầu tư theo các mô hình và phương án khác nhau để phù hợp với nhu cầu và mức đầu tư của doanh nghiệp. 

Các ứng dụng của Dynamics 365 sẽ được cấp bản quyền theo người dùng, thiết bị hoặc tổ chức như sau:

• User licenses (Bản quyền người dùng): Cấp quyền truy cập cho người dùng được chỉ định, có thể sử dụng từ bất kỳ thiết bị nào.
• Device licenses (Bản quyền thiết bị): Cấp quyền truy cập cho một thiết bị, không giới hạn người dùng.
• Tenant licenses (Bản quyền tổ chức): Cung cấp quyền truy cập cho toàn bộ tổ chức, không giới hạn người dùng hoặc thiết bị cụ thể.

Một doanh nghiệp khi sử dụng các ứng dụng của Dynamics 365 có thể có sự kết hợp giữa user licenses, device licenses và tenant licenses để phù hợp với nhu cầu của tổ chức. 

1.1. Bản quyền người dùng (User license)

Bản quyền người dùng được cấp cho người được chỉ định có quyền truy cập đầy đủ hoặc hạn chế vào các ứng dụng cụ thể. Theo đó, các loại bản quyền người dùng sẽ bao gồm: 

Full-access user licenses (bản quyền người dùng đầy đủ): là bản quyền người dùng có quyền truy cập đầy đủ (Full-access user licenses) vào tất cả các tính năng của ứng dụng. Thông thường, loại bản quyền này là phổ biến nhất bao gồm:

• Base License (Bản quyền cơ sở): Khi mua nhiều ứng dụng Dynamics 365 cho cùng một người dùng, ứng dụng đầu tiên cần mua bản quyền có giá cao nhất (hay còn gọi là Base License - bản quyền cơ sở). Mỗi người dùng có quyền truy cập đầy đủ phải có bản quyền cơ sở.
• Attached license (Bản quyền đính kèm): Giá thấp hơn và chỉ áp dụng khi người dùng đã có Base License hợp lệ, dành cho những người dùng cần nhiều ứng dụng Dynamics 365

Dưới đây là bảng mô tả về Base License và Attach License

Additional user licenses (bản quyền người dùng bổ sung): là bản quyền người dùng có thể sử dụng hệ thống mà không cần khả năng truy cập đầy đủ. Ví dụ: Xem dữ liệu hoặc báo cáo từ các hệ thống; hoàn thành các tác vụ nhỏ như nhập thời gian hoặc chi phí và cập nhật hồ sơ nhân sự, bao gồm: 

• Business Central Team Members: Dành cho một người dùng được chỉ định, cung cấp quyền truy cập chỉ đọc một số dữ liệu nhất định và chức năng hạn chế trong ứng dụng Dynamics 365 Business Central.
• Human Resources Self Service: Gán cho một người dùng được chỉ định, cung cấp quyền truy cập vào chức năng tự phục vụ dành cho nhân viên và quản lý. Ví dụ như mục nhập nghỉ phép hoặc tra cứu phúc lợi.
• Team Members: Dành cho những người hỗ trợ nhiều mảng kinh doanh và không giới hạn với đơn vị kinh doanh cụ thể, được cấp quyền xem tất cả dữ liệu Dynamics 365 và sử dụng tính năng cơ bản của Dynamics 365 như mục nhập chi phí.
• Operations – Activity: Dành cho những người dùng cần nhiều tính năng Dynamics 365 hơn người dùng Team Members, nhưng vẫn không cần sử dụng như một người dùng truy cập đầy đủ.

1.2 Device licenses (Bản quyền thiết bị)

Bản quyền này cấp cho thiết bị chuyên dụng được sử dụng chung với quyền quy cập đầy đủ hoặc hạn chế bao gồm:

Full-access Device Licenses (Bản quyền thiết bị đầy đủ): bản quyền cho thiết bị có quyền truy cập đầy đủ vào toàn bộ chức năng của một hoặc nhiều ứng dụng của Dynamics 365, không hạn chế người dùng. Bản quyền này cho phép sử dụng chung thông tin đăng nhập, hoặc đăng nhập theo người dùng cụ thể tùy thuộc vào ứng dụng và bản quyền. Ví dụ:

• Thông tin đăng nhập chung dùng cho Sales Device, Customer Service Device, Field Service Device, 
• Thông tin đăng nhập cá nhân áp dụng cho Business Central Device 

Additional Device Licenses (Bản quyền thiết bị bổ sung): bản quyền cho thiết bị bổ sung với quyền truy cập hạn chế khi chỉ cần dùng thiết bị để dùng một vài tính năng chứ không cần truy cập sử dụng toàn bộ các tính năng đầy đủ. Ví dụ:

• Các thiết bị được sử dụng chỉ để xem dữ liệu, báo cáo từ các hệ thống kinh doanh hoặc thực hiện tác vụ nhỏ như nhập thời gian, nhập chi phí và cập nhật hồ sơ nhân sự.
• Operations – Device cung cấp quyền truy cập hạn chế vào ứng dụng Tài chính, Quản lý chuỗi cung ứng, Bán lẻ và Quản lý dự án.

1.3. Tenant licenses (Bản quyền tổ chức)

Với bản quyền này, toàn bộ tổ chức đều có quyền truy cập vào các ứng dụng và tài nguyên Dynamics 365, không giới hạn cho người dùng hoặc thiết bị. Tenant licenses bao gồm quyền truy cập đầy đủ (Full-access tenant licenses) và dung lượng bổ sung (Capacity licenses). Cụ thể: 

• Full-access tenant licenses (Bản quyền tổ chức truy cập đầy đủ): Tổ chức có thể truy cập đầy đủ các tính năng của ứng dụng. Tuy nhiên chỉ áp dụng cho một số sản phẩm nhất định như Dynamics 365 Electronic Invoicing và Customer Insights.
• Capacity licenses (Dung lượng bổ sung): Nhiều ứng dụng Dynamics 365 đi kèm hạn mức dung lượng cụ thể Dataverse về lưu trữ dữ liệu, khối lượng giao dịch, v.v.. Capacity licenses bổ sung dung lượng giúp các ứng dụng có giới hạn này linh hoạt hơn theo nhu cầu thực tế sử dụng.

Với thông tin về cơ chế cấp bản quyền của phần mềm Dynamics 365, các doanh nghiệp đã có thể ước tính tổng quan nhu cầu của tổ chức và chi phí đầu tư bản quyền phần mềm. Sau đây là giá một số gói ứng dụng Dynamics 365 phổ biến:

2.1. Dynamics 365 Business Central

Business Central ứng dụng kết nối toàn bộ quy trình trong tổ chức, cung cấp công cụ giúp nhân viên làm việc hiệu quả, cộng tác tốt hơn và phản hồi nhanh hơn để đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Bản quyền Business Central Essentials và Premium được cấp theo người dùng. 

2.2. Dynamics 365 Sales 

Công cụ hỗ trợ đội ngũ bán hàng với các tính năng tự động hóa, phân tích thông tin chi tiết theo ngữ cảnh và được hỗ trợ bởi AI.

2.3. Dynamics 365 Supply Chain Management

Dynamics 365 Supply Chain Management cung cấp giải pháp tối ưu giúp thích ứng nhanh hơn, làm việc thông minh hơn và hoạt động tốt hơn để thúc đẩy chuỗi cung ứng linh hoạt hơn..

2.4. Dynamics 365 Finance

Dynamics 365 Finance giúp doanh nghiệp tự động hóa các nghiệp vụ tài chính giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác.

2.5. Giá một số ứng dụng Dynamics 365 khác

Trước khi triển khai hệ thống Microsoft Dynamics 365, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện tổng chi phí đầu tư bao gồm bản quyền, triển khai và bảo trì. Xác định rõ từng khoản sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách và tránh phát sinh ngoài dự toán. Sau đây là các chi phí đầu tư chính cho hệ thống:

• Chi phí bản quyền phần mềm (License cost): Dù triển khai theo mô hình On-Premises hay On-Cloud, đều phù thuộc vào số lượng người dùng và mức độ phân quyền truy cập trong hệ thống. Đồng thời, mô hình triển khai cũng tác động trực tiếp đến cách tính và cấu trúc chi phí bản quyền.
• Chi phí triển khai: Chi phí dịch vụ triển khai giải pháp ERP về cơ bản không có sự khác biệt lớn giữa hai mô hình On-Premises và On-Cloud. Trong cả hai trường hợp, nhà tư vấn triển khai sẽ phối hợp cùng doanh nghiệp để thực hiện toàn bộ các công việc cần thiết cho một dự án ERP, bao gồm:
  • Quản trị dự án
  • Phân tích yêu cầu và nghiệp vụ
  • Thiết kế giải pháp phù hợp
  • Cấu hình và thiết lập hệ thống
  • Đào tạo người dùng cuối
  • Hỗ trợ kiểm thử hệ thống (UAT)
  • Hỗ trợ vận hành khi go-live

Chi phí cho dịch vụ triển khai phụ thuộc chủ yếu vào độ phức tạp của quy trình nghiệp vụ, phạm vi áp dụng và quy mô tổ chức sử dụng hệ thống. Dự án càng lớn và yêu cầu tùy biến càng cao thì chi phí triển khai càng tăng tương ứng.

• Chi phí tùy biến và tích hợp hệ thống: Phát sinh khi doanh nghiệp cần điều chỉnh phần mềm ERP để phù hợp với quy trình đặc thù hoặc kết nối với các hệ thống khác như CRM, DMS, giao vận, thanh toán... Mức chi phí phụ thuộc vào độ phức tạp, số lượng hệ thống cần tích hợp và khả năng mở rộng của nền tảng ERP.
• Phí bảo trì và hỗ trợ sau triển khai: Sau khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần duy trì dịch vụ chăm sóc kỹ thuật hàng năm để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và xử lý sự cố kịp thời. Chi phí bảo trì có thể tính theo gói thời gian hoặc số việc thực tế. Tùy quy mô và độ phức tạp hệ thống, doanh nghiệp chọn gói phù hợp để đảm bảo hỗ trợ hiệu quả và đồng hành lâu dài với sự phát triển.

Dưới đây là ví dụ về chi phí đầu tư triển khai giải pháp Dynamics 365 Business Central on-cloud theo các phương án giả định khác nhau:

Ví dụ nêu trên chỉ là ước tính khái quát và mang tính tham khảo. Trên thực tế, các doanh nghiệp đều có một quá trình tìm hiểu, đánh giá toàn diện về ứng dụng ERP trước khi thực thi. Để cung cấp một đề xuất triển khai hệ thống Dynamics ERP về mặt kỹ thuật, ngân sách đầu tư và danh mục công việc chi tiết, đối tác triển khai như NaviWorld và khách hàng sẽ cùng làm việc cụ thể để khảo sát về phạm vi tổ chức, quy trình và số lượng người dùng, cũng như các yếu tố kỹ thuật liên quan theo nhiều khía cạnh và phương án đầu tư khác nhau. 

Các doanh nghiệp hiện đại ngày nay có nhu cầu và thách thức đa dạng, do đó cần các giải pháp linh hoạt có thể thích ứng với nhu cầu kinh doanh đang thay đổi và hỗ trợ ra quyết định thông minh hơn. Microsoft Dynamics 365 được đánh giá là giải pháp ERP mạnh mẽ, có thể mở rộng, giúp giải quyết những thách thức này. Trong tương quan với các giải pháp ERP khác, theo đánh giá từ Gartner – đơn vị đánh giá độc lập hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ – năm 2024 Microsoft Dynamics được định vị trong nhóm các giải pháp dẫn đầu thị trường, và Microsoft là nhà cung cấp.

Sự công nhận của ngành đối với Microsoft Dynamics 365 đã được đưa vào báo cáo Magic Quadrant của Gartner, xác nhận khả năng của Dynamics 365 trong việc hỗ trợ doanh nghiệp bất kể trọng tâm kinh doanh của họ là gì, cung cấp các công cụ cần thiết để thích ứng khi các mô hình kinh doanh phát triển. Đối với các doanh nghiệp lấy dịch vụ làm trọng tâm, Dynamics 365 cung cấp các công cụ thiết yếu để quản lý thời gian, ngân sách và tài nguyên. Các doanh nghiệp lấy sản phẩm làm trọng tâm được hưởng lợi từ các chức năng sản xuất và chuỗi cung ứng tiên tiến thúc đẩy hiệu quả và khả năng kiểm soát. Sự công nhận kép của Gartner dành cho Microsoft nhấn mạnh sức mạnh của Dynamics 365 như một giải pháp ERP linh hoạt, thích ứng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của bối cảnh kinh doanh phức tạp ngày nay.

Việc triển khai Microsoft Dynamics 365 hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, dễ dàng mở rộng trong tương lai và tiết kiệm ngân sách đáng kể. Dưới đây là những giải pháp giúp doanh nghiệp triển khai nền tảng Dynamics 365 thành công và tối ưu về ngân sách:

• Xác định chính xác phạm vi triển khai: Chỉ mua những tính năng thực sự cần thiết, thực hiện triển khai theo giai đoạn, bắt đầu với gói cơ bản và mở rộng khi cần thiết.
• Lựa chọn mô hình Cloud ERP thay vì On-Premises: Giảm chi phí phần cứng, bảo trì hệ thống, và tận dụng mô hình giá linh hoạt theo số lượng người dùng.
• Tận dụng tích hợp sẵn có của Microsoft: Dynamics 365 kết nối dễ dàng với Office 365, Teams, Power BI,... giúp hạn chế phí phát triển API và bảo trì hệ thống.
• Tự động hóa quy trình bằng AI: Cắt giảm chi phí nhân sự nhờ AI hỗ trợ nhập liệu, báo cáo, chăm sóc khách hàng, và dự đoán xu hướng kinh doanh.
• Tối ưu dữ liệu trước khi chuyển đổi: Làm sạch và tối ưu dữ liệu để giảm chi phí lưu trữ và xử lý trong quá trình chuyển đổi hệ thống.
• Đào tạo đội ngũ thay vì thuê ngoài: Tận dụng tài liệu miễn phí của Microsoft, xây dựng đội ngũ và tận dụng các nguồn lực nội bộ thay vì phụ thuộc vào chuyên gia tư vấn.
• Chọn đối tác triển khai uy tín: Lựa chọn đối tác có kiến thức về sản phẩm, có năng lực tư vấn và cung cấp các lựa chọn phù hợp với yêu cầu của từng khách hàng, trong khi vẫn cam kết về chất lượng và tiến độ triển khai dự án.