Bạn cần hướng dẫn về phương thức chuyển đổi phần mềm SaaS? Bạn có đang sử dụng phiên bản LS Central on-premises và muốn chuyển đổi sang phiên bản cloud? Hãy liên hệ chúng tôi: NaviWorld Việt Nam - đối tác chính thức và là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp quản lý thương mại toàn diện của LS Retail để hỗ trợ quá trình chuyển đổi dễ dàng và nhanh chóng.
Khám phá thư viện tài nguyên hữu ích của chúng tôi
Kinh nghiệm triển khai ERP đám mây và phần mềm quản lý thành công
Bạn quyết định chuyển sang sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp Cloud ERP? Đây chắc chắn là một quyết định đúng đắn!
Hãy cùng khám phá lý do tại sao phần mềm dựa trên công nghệ điện toán đám mây (Cloud ERP) ngày càng được các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực tin dùng: phần mềm luôn được cập nhật tự động, giúp doanh nghiệp liên tục sử dụng các tính năng mới nhất mà không cần triển khai các dự án nâng cấp riêng biệt. Bên cạnh đó, nhà cung cấp ERP sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ về việc lưu trữ, bảo mật, sao lưu dữ liệu và cập nhật phần mềm.
Cloud ERP cũng mang lại mức độ an toàn cao hơn và chi phí tiết kiệm hơn so với phần mềm triển khai nội bộ (in-house software). Ví dụ, phiên bản Cloud – còn gọi là dịch vụ phần mềm (Software as a Service – SaaS) của LS Central – được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây thông minh của Microsoft, đảm bảo mức độ bảo mật cao và tận dụng toàn bộ những khoản đầu tư mạnh mẽ của Microsoft vào công nghệ này.
1. Thành lập đội ngũ chuyên gia với các mục tiêu và kế hoạch rõ ràng
Xây dựng một đề án kinh doanh rõ ràng và trình bày cho Ban quản trị của doanh nghiệp. Nếu không thể thuyết phục ban giám đốc điều hành chủ chốt của công ty tham gia dự án, thiết nghĩ bạn có thể dừng lại và đánh giá lại liệu:
a) Cách bạn đo lường thành công có phù hợp với toàn bộ tổ chức không?
b) Bạn có đang truyền thông đúng đắn và đầy đủ các lợi ích của dự án đến các bên liên quan không?
Trước khi bạn bắt đầu dự án, hãy xác định các lợi ích kinh doanh trọng yếu mà doanh nghiệp mong đợi từ dự án triển khai ERP này. Khi ban lãnh đạo thống nhất các mục tiêu, bạn có thể chuyển sang các bước tiếp theo và phát triển kế hoạch để thực hiện. Đây cũng là thời điểm thích hợp để đặt ra các phương thức đo lường và KPI tương ứng, từ đó bạn có thể theo dõi tiến độ trong suốt quá trình triển khai.
“Hãy đảm bảo rằng bạn nhận được sự ủng hộ của tất cả các bên liên quan ngay từ đầu, và rằng các mục tiêu, lợi ích cũng như kết quả kỳ vọng từ dự án đều rõ ràng, được truyền đạt đầy đủ đến mọi người có liên quan. Dự án sẽ không bao giờ thành công nếu bạn cố ‘bán’ một giấc mơ mà chính bạn cũng không thể hiện thực hóa.”
— Eric Miller, Giám đốc vùng, LS Retail
2. Thành lập nhóm triển khai dự án có chuyên môn
Việc triển khai thành công đòi hỏi một nhóm dự án có chuyên môn cùng cam kết thực hiện.
Một nhóm lý tưởng cần có các thành viên như sau:
-
Thuộc một số phòng ban trong công ty: Việc ứng dụng phần mềm ERP có ảnh hưởng đến mọi người trong tổ chức và sẽ mang lại hiệu quả cao khi có những người dùng với nhu cầu và công việc hàng ngày khác nhau trong nhóm.
-
Có chuyên môn và kỹ năng khác nhau.
-
Luôn sẵn sàng và mong muốn chấp nhận thử thách mới.
-
Có cách tiếp cận sáng tạo và cởi mở để thử các giải pháp mới: Một hệ thống ERP mới có thể yêu cầu bạn thay đổi quy trình làm việc để đạt được mục tiêu tốt hơn.
-
Được đồng nghiệp tôn trọng.
Hãy chắc chắn rằng bạn trang bị kỹ lưỡng cho các thành viên. Họ sẽ cần phải:
-
Hiểu rõ hơn và tự tin vào giá trị của dự án.
-
Được thông báo trước về tất cả các khía cạnh của quy trình.
-
Hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và vai trò của mình ở mỗi bước của quy trình.
-
Tin tưởng vào dự án, tự tin và nhiệt huyết là chìa khóa của thành công.
3. Tập trung vào mức độ phức tạp thấp
Hệ thống on-premises của doanh nghiệp có thể đã được tùy biến và tích hợp với vô số các giải pháp phần mềm khác. Khi chuyển sang giải pháp cloud, doanh nghiệp cần thay đổi tư duy và tập trung vào việc giảm độ phức tạp nhiều nhất có thể. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần giới hạn ở mức tối thiểu các tùy biến và tích hợp. Sự đơn giản hóa sẽ mang lại hiệu quả về lâu dài: doanh nghiệp sẽ giảm chi phí bảo trì và chi phí vận hành, tăng khả năng khai thác và đơn giản hóa việc cập nhật trong tương lai.
Bằng việc giảm các tùy biến hệ thống, bạn có thể phải thỏa hiệp với các chức năng lý tưởng. Tuy nhiên, cần cân nhắc rằng bạn đang chuyển sang một giải pháp hiện đại hơn nhiều so với giải pháp cũ, và khi sử dụng SaaS bạn sẽ luôn sử dụng phiên bản mới nhất – điều này có nghĩa ngay cả sau khi hệ thống đã được triển khai hoàn thành thì nhiều chức năng mới vẫn luôn được bổ sung. Khi bạn xem xét phần mềm ERP và phần mềm kinh doanh mới so với các yêu cầu của đặc thù doanh nghiệp, hãy xem xét các tính năng và công nghệ của nó, đồng thời tập trung vào lộ trình phát triển của sản phẩm đó.
Quy tắc về độ phức tạp thấp hay đơn giản hóa cũng áp dụng cho quá trình di chuyển dữ liệu. Bạn có thể không cần phải di chuyển tất cả dữ liệu cũ của mình sang hệ thống mới. Đây là thời điểm thích hợp để làm sạch dữ liệu và loại bỏ những gì không cần thiết.
4. Cách thức quản lý sự thay đổi
Nhân viên thường chỉ tham gia vào giai đoạn cuối của một dự án triển khai ERP. Tuy nhiên, việc nhân viên tham gia vào giai đoạn cuối này hiếm khi mang lại hiệu quả. Vì vậy, các doanh nghiệp thường có tỷ lệ thích ứng và chấp nhận hệ thống thấp cùng với phản ứng mạnh của người dùng. Để tránh rủi ro này, doanh nghiệp cần tập trung vào quản trị thay đổi ngay từ khi bắt đầu dự án. Việc phát triển một kế hoạch rõ ràng và chỉ rõ phương thức trao đổi thông tin giữa tất cả các bên liên quan – bao gồm tất cả những người dùng có liên quan.
Sven Vesik, Giám đốc phát triển của nhà bán lẻ vật liệu xây dựng Optimera Estonia, chia sẻ từ kinh nghiệm của mình, sự tham gia của các bên đã góp phần vào sự thành công của việc triển khai hệ thống phần mềm ERP của họ. Ông nói:
“Tất cả nhân viên công ty cần hiểu rõ tại sao thực hiện những thay đổi và lợi ích từ việc thay đổi đó. Khi đó, mọi người sẽ có xu hướng đồng hành với những thay đổi hơn, và họ sẽ chấp nhận gia tăng khối lượng công việc trong giai đoạn chuyển tiếp hệ thống.”
Giải thích ngay từ đầu những gì phần mềm mới sẽ mang lại và những thay đổi cần có từ mọi người, đồng thời trao đổi để mỗi người hiểu về vị trí của mình trong quá trình này, doanh nghiệp sẽ ít gặp phải sự phản kháng khi hệ thống phần mềm mới được chính thức đưa vào sử dụng.
5. Đào tạo nhân viên
Việc chuyển đổi một hệ thống mới luôn đòi hỏi tinh thần cởi mở. Phần mềm mới có thể có cấu trúc khác để xử lý dữ liệu, khác logic và cách thức mới để thực hiện các tác vụ thông thường. Nhân viên có thể cần phải thay đổi một số thói quen và quy trình làm việc của họ – và không phải ai cũng hào hứng với sự thay đổi này.
Bạn hãy lập một kế hoạch đào tạo mạnh mẽ, tập trung vào cách các quy trình kinh doanh chính trong từng bộ phận quan trọng sẽ vận hành trên giải pháp mới để ngăn ngừa và hạn chế sự phản ứng của nhân viên. Hãy tập trung vào cách nhân viên có thể sử dụng hệ thống để đạt được các mục tiêu cụ thể hơn là tập trung vào giải thích các chi tiết kỹ thuật
6. Kiểm thử và tái kiểm thử
Kiểm thử hệ thống là một bước cơ bản trong bất kỳ quá trình triển khai nào. Việc kiểm tra càng chính xác, doanh nghiệp càng có khả năng triển khai thành công. Hãy thiết lập tự động hóa các kịch bản kiểm tra để giảm thiểu các công việc thủ công và gia tăng độ chính xác. Ông Gua Olafsdottir, Giám đốc sản phẩm và phát triển tại LS Retail, khuyến nghị:
“Luôn chạy kiểm thử tự động các kịch bản kinh doanh giống nhau sẽ dẫn đến độ chính xác cao hơn so với việc kiểm tra thủ công.”
Để kiểm thử hiệu quả, bạn cần:
-
Xác định trước phạm vi (cả yêu cầu đầu vào và kết quả mong đợi) cho từng kịch bản kiểm thử
-
Dựng môi trường thử nghiệm gần với môi trường vận hành thực tế
-
Tài liệu hóa những mục cần chú ý
-
Đánh giá kết quả so với mục tiêu
-
Sửa chữa, điều chỉnh và kiểm tra lại
7. Thích ứng và cải thiện
Bạn nên lùi việc phát triển tùy biến cho đến khi đã sử dụng giải pháp trong môi trường thực.
Tại thời điểm này, khi đã có một cửa hàng thử nghiệm ứng dụng giải pháp mới đi vào vận hành, bạn sẽ có kiến thức thực tế về hiệu quả của giải pháp, cân nhắc những nhu cầu bổ sung mà bạn nghĩ vẫn cần thiết, và khi đó việc xác định các yêu cầu tùy biến hệ thống (gaps) là hoàn toàn chính xác.
Đây là thời điểm để phân tích sự phù hợp và quyết định điều gì nên được điều chỉnh và điểm nào có thể cần phải thực hiện theo một hướng khác.
Eric Miller, Giám đốc Khu vực tại LS Retail cho biết:
“Những gì được coi là cách tiếp cận tốt nhất ban đầu có thể cần phải thay đổi - điều này thậm chí có thể xảy ra sau khi việc triển khai thí điểm hoàn thành. Tôi đã thấy các công ty đã trải qua nhiều cuộc thử nghiệm trước khi tìm được điểm cân bằng phù hợp. Đó là một quá trình học hỏi và không bao giờ kết thúc.”
Gunnar Ingimundarson, Giám đốc tư vấn, LS Retail cũng bày tỏ:
“Nhiều công ty thấy ý tưởng triển khai hệ thống ERP lớn đến nỗi họ sẽ tiếp tục sử dụng công nghệ lạc hậu càng lâu càng tốt, ngay cả khi họ đang lãng phí thời gian vào các công việc thủ công và mất đi khả năng cạnh tranh của chính mình. Có một sự thật là, không bao giờ có thời điểm hoàn hảo cho việc nâng cấp phần mềm – chúng ta cần tạo ra thời điểm.”
Chuyển đổi thành công !
Nếu bạn có các mục tiêu được xác định rõ ràng và tuân theo các phương pháp tốt nhất, quá trình chuyển đổi sang phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP trên công nghệ cloud sẽ vô cùng suôn sẻ. Và sau khi chuyển sang SaaS, tất cả sẽ trở nên dễ dàng: doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về việc cập nhật, nâng cấp phiên bản hoặc các tích hợp lỗi thời. Không bao giờ nữa! Hãy tưởng tượng về điều đó!
Bạn không đơn độc!
** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam
Sẵn sàng một khởi đầu mới?
Bạn mong muốn được giới thiệu giải pháp?
Vui lòng cho chúng tôi biết một số thông tin để chuẩn bị buổi demo phù hợp!
Về NaviWorld Việt Nam
NaviWorld Việt Nam là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện cho các doanh nghiệp tại Việt Nam và Đông Nam Á. Với các giải pháp chuyên ngành cho Phân phối, Bán lẻ, Dịch vụ và Sản xuất... NaviWorld mang đến cho Khách hàng của mình các giải pháp tích hợp được công nhận toàn cầu.
Giải pháp
Liên hệ
Tại Hà Nội
-
Tầng 11, số 41 Hai Bà Trưng, Quận Hoàn Kiếm
-
ĐT: +8424-3636 6268
Tại Tp. Hồ Chí Minh
- Tầng 13P, Tòa nhà 2BIS Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 1
- ĐT: +8428-3840 3177