7 kinh nghiệm triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp

Triển khai ERP là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lập kế hoạch rõ ràng để đạt được hiệu quả mong muốn. Dưới đây là 7 kinh nghiệm quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong từng giai đoạn triển khai phần mềm ERP. 

Lộ trình triển khai ERP hiệu quả, toàn diện cho các doanh nghiệp 

1. Chuẩn bị kỹ càng trước khi triển khai 

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần phân tích nhu cầu quản trị, quy trình kinh doanh hiện tại để xác định các điểm yếu và những yếu tố cần cải thiện. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định mục tiêu rõ ràng cho dự án ERP như nâng cao hiệu suất bán hàng, kiểm soát chi phí hay cải thiện dịch vụ khách hàng… Việc xác định mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ERP phù hợp, lên kế hoạch triển khai chi tiết theo từng giai đoạn, với mốc thời gian, nguồn lực và KPI cụ thể.

Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lẻ thời trang do không nắm bắt kịp thời xu hướng tiêu dùng và số liệu từ các bộ phận như Bán hàng, Marketing, mục tiêu của doanh nghiệp là tối ưu quản lý kho, nắm bắt nhu cầu thị trường nhanh chóng để tránh tình trạng tồn kho cao hoặc thiếu hàng bán chạy. Microsoft Dynamics ERP là một giải pháp phù hợp giúp kết nối dữ liệu giữa các phòng ban, cung cấp báo cáo theo thời gian thực và hỗ trợ lập kế hoạch bán hàng linh hoạt.

2. Quản lý thay đổi hiệu quả

Doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo người dùng ERP từ những giai đoạn đầu về khái niệm, mục tiêu, những chuyển đổi và lợi ích của việc áp dụng giải pháp để đảm bảo nhân viên hiểu và cam kết xuyên suốt quá trình triển khai. Các phòng ban cần phối hợp và trao đổi thông tin rõ ràng với ban quản lý triển khai dự án và đối tác triển khai để đảm bảo hiểu đúng yêu cầu và quy trình triển khai ERP. Ngoài ra, ban quản lý có thể gia tăng sự chủ động và hiệu quả của người dùng thông qua điều lệ dự án trong đó có quy định về chính sách nhân sự tham gia dự án, và thực hiện đào tạo chi tiết chuyên sâu về chức năng, lợi ích của ERP gắn với các tác vụ công việc thực tiễn.

Đào tạo nhân viên hiểu về hệ thống để triển khai ERP liền mạch, đồng bộ

3. Quản lý dữ liệu đầu vào 

Dữ liệu chủ và dữ liệu đầu kỳ là một bước trong quá trình triển khai ERP và là yếu tố quan trọng đảm bảo thành công của dự án. Một giải pháp ERP tích hợp toàn diện sẽ quản lý dữ liệu trên một nền tảng, người dùng không cần nhập dữ liệu nhiều lần, dữ liệu chỉ được nhập một lần và chia sẻ tới toàn bộ các phòng ban và người dùng, chính vì vậy các doanh nghiệp cần làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu và có quy trình quản trị dữ liệu trước khi chuyển đổi hệ thống mới. Từng bộ phận phòng ban trong phạm vi công việc của mình cần kiểm tra lại dữ liệu, loại bỏ dữ liệu cũ, dữ liệu trùng lắp, dữ liệu rác, cấu trúc và mã hóa lại dữ liệu … và xem xét chiến lược chuyển đổi dữ liệu phù hợp. 

4. Kiểm thử đầy đủ, kỹ lưỡng trước khi đưa vào vận hành

Để giảm rủi ro và đảm bảo sự thành công của dự án triển khai ERP, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm thử hệ thống với dữ liệu chủ và cấu hình hệ thống thực tế trong tương lai. Kiểm thử bao gồm kiểm thử chức năng quy trình, kiểm thử tích hợp và kiểm thử hiệu suất của hệ thống, và là bước rất quan trọng giúp xác định vấn đề và hoàn thiện hệ thống trước khi sử dụng chính thức. 

5. Đo lường và cải tiến liên tục sau triển khai

Để đánh giá hiệu quả triển khai ERP, doanh nghiệp nên thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu quả (KPIs) như: 

• Hệ thống báo cáo và dữ liệu phân tích theo thời gian thực hỗ trợ các quyết định kinh doanh: Các giải pháp ERP tốt cung cấp báo cáo, bảng biểu, dữ liệu thống kê theo thời gian thực và có độ chính xác cao, cho phép doanh nghiệp phân tích chuyên sâu hoạt động kinh doanh, dự đoán xu hướng nhờ dữ liệu lịch sử và yếu tố hiện tại. Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả giải pháp ERP thông qua số lượng, chất lượng, thời gian rút ngắn của hệ thống báo cáo, báo biểu, cũng như số lượng và chất lượng của các quyết định kinh doanh từ các dữ liệu báo cáo này.
• Vòng quay hàng tồn kho: Hệ thống ERP cho biết có số lượng mặt hàng được bán trong một khoảng thời gian nhất định, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, số lượng và giá trị xuất – nhập – tồn theo thời gian thực và tự động hạch toán giá vốn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của hệ thống ERP thông qua chỉ số vòng quay hàng tồn kho, từ đó điều chỉnh kế hoạch sản xuất và phân phối để thúc đẩy tốc độ luân chuyển hàng hóa.
• Trải nghiệm khách hàng: Việc theo dõi và đánh giá các nhận xét, khiếu nại và ý kiến của khách hàng trên nền tảng đa kênh là một trong các tiêu chí để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hệ thống ERP. KPI này theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng và các trải nghiệm nhất quán về dịch vụ khách hàng sau khi ứng dụng ERP. 

Tùy vào mục tiêu và phạm vi triển khai ứng dụng ERP của mỗi doanh nghiệp để xây dựng hệ thống KPIs khác nhau. Ngoài các chỉ số trên, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm KPIs về hiệu suất vận hành, chỉ số tài chính, giá trị thương hiệu… KPIs nên được theo dõi định kỳ để cải tiến liên tục và khai thác tối đa giá trị hệ thống ERP.

6. Hỗ trợ và bảo trì sau triển khai

Sau khi đưa vào sử dụng chính thức, người dùng hệ thống ERP cần được hỗ trợ liên tục trong quá trình khai thác. Vì vậy, doanh nghiệp nên duy trì kết nối với đối tác triển khai để xử lý sự cố, các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng. Ngoài ra, để làm chủ công nghệ và các mục tiêu phát triển mở rộng trong tương lai, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc xây dựng một đội ngũ nội bộ mạnh mẽ và chuyên trách phụ trách hệ thống ERP này. 

KPIs giúp doanh nghiệp đánh giá triển khai ERP đảm bảo hiệu quả 

7. Lựa chọn các đơn vị cung cấp giải pháp ERP giàu chuyên môn và kinh nghiệm

Các doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp ERP có các tính năng phù hợp với yêu cầu và ngân sách, và được cung cấp triển khai bởi những nhà cung cấp uy tín. Các đơn vị giàu kinh nghiệm triển khai ERP có khả năng tư vấn về giải pháp kỹ thuật cũng như phương án triển khai phù hợp, tùy chỉnh giải pháp theo quy trình vận hành thực tế và hỗ trợ mở rộng linh hoạt theo quy mô. Ngoài ra, dịch vụ bảo trì và hỗ trợ chuyên nghiệp là yếu tố cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định lâu dài, giúp doanh nghiệp tối ưu đầu tư. 

Các đơn vị uy tín giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công mà vẫn đảm bảo tối ưu thời gian, chi phí

Triển khai ERP hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào giải pháp công nghệ, mà còn cần xem xét đến quy mô và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.

1. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn

Các doanh nghiệp có quy mô lớn thường hoạt động theo mô hình đa quốc gia, vận hành nhiều chi nhánh, phòng ban, hoặc có quy trình kinh doanh phức tạp. Khi triển khai ERP, các doanh nghiệp này nên lưu ý những điều quan trọng sau:

• Lên kế hoạch chi tiết và khả thi, triển khai theo từng giai đoạn: Doanh nghiệp cần phân tích yêu cầu quy trình nghiệp vụ toàn diện, và xây dựng lộ trình triển khai rõ ràng theo từng giai đoạn và gói công việc để kiểm soát tốt tiến độ và kết quả đầu ra. Cách làm này giúp kiểm soát chất lượng và phạm vi triển khai dự án, giảm thiểu rủi ro, hiệu quả về đầu tư và nguồn lực. 
• Tập trung vào quản trị thay đổi: Chuẩn bị chiến lược truyền thông và đào tạo để thuyết phục các bên liên quan, phòng ban, đội ngũ nhân viên chấp nhận và thích nghi với sự chuyển đổi từ việc ứng dụng hệ thống mới,  gia tăng sự đồng thuận và đảm bảo sự thành công của dự án triển khai ERP. 
• Kiểm soát tuân thủ và bảo mật: Đặc điểm của các doanh nghiệp lớn, đa quốc gia là khối lượng dữ liệu lớn và đa dạng, bao gồm thông tin nhạy cảm của khách hàng, đối tác, tài chính. Hệ thống ERP phải đáp ứng các yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt và tuân thủ quy định pháp luật để bảo vệ dữ liệu quan trọng.
• Đảm bảo nguồn lực nội bộ (IT/ERP team) đủ mạnh: Xây dựng và phát triển nhóm cán bộ CNTT và quản lý triển khai ERP có chuyên môn và có kinh nghiệm vững chắc, hỗ trợ vận hành hệ thống ERP ổn định trong thời gian dài với nhiều phòng ban, chi nhánh, đồng thời hỗ trợ mở rộng cho hoạt động kinh doanh trong tương lai.
• Tích hợp với hệ thống bên thứ 3 hiệu quả: Hệ thống ERP cần tích hợp với các ứng dụng phần mềm bên thứ 3 hiện có đặc thù cho mỗi vùng miền, chi nhánh… để đảm bảo quy trình vận hành tập trung nhất quán và xuyên suốt cho mỗi công ty, chi nhánh.

Doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban nên chú trọng đào tạo nhân viên và quản trị sự thay đổi khi ứng dụng ERP

2. Đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

Các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường có phạm vi kinh doanh tại nội địa với quy trình vận hành đơn giản hơn. Khi triển khai ERP, các doanh nghiệp này nên lưu ý những điều quan trọng sau: 

• Chọn phần mềm ERP phù hợp ngân sách và quy mô: doanh nghiệp có thể bắt đầu với các mô-đun ERP theo nhu cầu và với nền tảng đám mây, hoặc mã nguồn mở để tối ưu chi phí đầu tư và vận hành. Những giải pháp này đang là xu hướng với nhiều ưu điểm, và được đánh giá là linh hoạt, dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. 
• Triển khai nhanh, tinh gọn: Nên áp dụng mô hình triển khai nhanh với các phân hệ cốt lõi như Kế toán, Bán hàng, Mua hàng và Quản lý kho để giúp doanh nghiệp sớm vận hành, tối ưu hóa chi phí. 
• Tận dụng đối tác triển khai có kinh nghiệm với SMEs: Đối tác ERP có kinh nghiệm triển khai sẽ hỗ trợ "đơn giản hóa" quy trình triển khai, ứng dụng hệ thống để phù hợp năng lực nội bộ.
• Đào tạo thực tế, tập trung: Hướng dẫn nhân viên ngay thao tác trên phần mềm thực tế, tập trung quy trình cốt lõi để rút ngắn quá trình triển khai vì hệ thống của doanh nghiệp vừa và nhỏ thường đơn giản, ít phòng ban. 
• Chú trọng triển khai theo lộ trình: Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên triển khai ERP theo từng bước, bắt đầu từ chức năng cần thiết nhất như quản lý kho, quản lý bán hàng…

Các đơn vị kinh doanh nội địa, quy mô nhỏ nên lựa chọn giải pháp ERP với các tính năng tiêu chuẩn

Điều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô doanh nghiệp. Với các công ty lớn, quá trình triển khai có thể kéo dài vài năm. Ngược lại, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể chỉ mất vài tháng để go live dự án (đưa hệ thống vào vận hành). Vì vậy nên cân nhắc kĩ các kinh nghiệm triển khai ERP mà NaviWorld đã đề xuất cho từng quy mô doanh nghiệp ở trên để đảm bảo thời gian triển khai ERP rút ngắn nhất. 

Tuy nhiên, thời gian triển khai ERP thực tế của dự án còn bị tác động bởi nhiều yếu tố khác, chẳng hạn như:

• Mức độ tùy chỉnh của hệ thống ERP, bao gồm các ứng dụng bên thứ ba và phần cấu hình.

• Năng lực triển khai, ví dụ như sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan và đảm bảo các hạng mục bàn giao đúng tiến độ. 

• Nguồn lực cần thiết, bao gồm user acceptance testing (UAT) và chuyên môn kỹ thuật. 

Hiện nay, NaviWorld được biết đến là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp ERP tích hợp toàn diện, linh hoạt và chuyên biệt cho các lĩnh vực khác nhau. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, NaviWorld đã triển khai thành công hệ thống ERP cho nhiều doanh nghiệp để khắc phục những “tắc nghẽn” trong vận hành, quản lý và nâng cao hiệu quả cạnh tranh trên thị trường. NaviWorld có đầy đủ lợi thế về đối tác triển khai đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong việc cung cấp hệ thống ERP:

• Giải pháp phù hợp: tích hợp toàn diện và phù hợp nhiều ngành nghề, giàu tính năng, khả năng tích hợp linh hoạt với các ứng dụng công nghệ khác, giao diện quen thuộc và dễ sử dụng, dễ dàng triển khai, phát triển mở rộng.

• Kinh nghiệm thực tiễn: đã triển khai ERP cho nhiều khách hàng tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, với quy mô từ lớn đến nhỏ trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, phân phối, bán lẻ và dịch vụ.
• Năng lực chuyên môn và kỹ thuật:  nhiều năm kinh nghiệm triển khai dự án ERP cho khách hàng đa dạng đã xây dựng đội ngũ chuyên gia và kỹ thuật mạnh mẽ, sẵn sàng đồng hành cũng khách hàng trong các dự án tích hợp phức tạp, thiết kế và phát triển các ứng dụng chuyên môn đặc thù dành riêng cho từng ngành nghề và khách hàng, hoặc tùy biến chức năng theo yêu cầu người dùng tối ưu nhất.
• Giải pháp bản địa hóa: Phần mềm được bản địa hóa tuân thủ đầy đủ với quy định kế toán – thuế – báo cáo tài chính tại Việt Nam
• Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: đội ngũ triển khai và kỹ thuật giàu kinh nghiệm cùng mạng lưới chuyên gia NaviWorld toàn cầu.

NaviWorld là đơn vị uy tín cung cấp đa dạng giải pháp ERP hiệu quả

Dynamics 365 Business Central là giải pháp ERP tích hợp toàn diện, với nền tảng ERP Cloud và được hỗ trợ bởi AI – Copilot – giúp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp được kết nối, vận hành thông minh và hiệu quả, mở rộng cùng với sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

• Tự động hóa và tối ưu quy trình: tiên phong trong ứng dụng AI mạnh mẽ với Copilot và tự động hóa quy trình làm việc để tối ưu quy trình, tăng tốc cộng tác và hỗ trợ ra quyết định tốt hơn.
• Tăng hiệu suất: Làm việc liền mạch với các ứng dụng Microsoft 365 như Outlook, Excel và Microsoft Teams, giúp giảm việc nhập dữ liệu và chuyển đổi giữa các ứng dụng.
• Bảo mật và tuân thủ theo tiêu chuẩn toàn cầu: bảo vệ dữ liệu trong khi vẫn tuân thủ quy định với khả năng bảo vệ định danh, quyền truy cập theo vai trò người dùng và mã hóa.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: xóa bỏ dữ liệu biệt lập và truy cập thông tin kinh doanh theo thời gian thực, báo cáo linh hoạt, thông tin chi tiết do AI cung cấp, theo dõi tính bền vững và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) theo từng vai trò người dùng.

NaviWorld cung cấp giải pháp Dynamics được bản địa hóa được phát triển riêng cho thị trường Việt Nam nhằm đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán, tài chính đặc thù, quy định về thuế và các quy định khác.

• Hệ thống mẫu biểu, báo cáo và các chức năng hạch toán nâng cao theo quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán Việt Nam. 
• Cung cấp tùy chọn Tiếng Việt, giao diện trực quan, dễ sử dụng.
• Tích hợp các ứng dụng nâng cao như E-banking/E-invoice, thanh toán điện tử..  

Dynamics 365 Business Central là giải pháp ERP toàn diện, linh hoạt với nhiều doanh nghiệp khác nhau