Ưu điểm và nhược điểm của ERP: Có xứng đáng để đầu tư?

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động vận hành, quản lý với những ưu điểm nổi bật sau: 

1.1. Dữ liệu tập trung trên một nền tảng, kết nối toàn bộ doanh nghiệp 

Hệ thống ERP kết nối dữ liệu từ nhiều phòng ban như kế toán, bán hàng, sản xuất, kho vận trên một hệ thống duy nhất. Từ đó, các doanh nghiệp tránh được rủi ro sai sót, trùng lặp dữ liệu và cho phép các luồng quy trình trơn tru, liền mạch hơn. 

Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất đồ gia dụng ứng dụng ERP để quản lý toàn bộ quy trình từ đặt hàng đến giao hàng với tất cả dữ liệu đơn hàng, tồn kho, sản xuất và tài chính được cập nhật tập trung trên một hệ thống duy nhất. Bộ phận kinh doanh xem xét dữ liệu tồn kho và tạo đơn hàng, kho vận cập nhật xuất nhập kho theo thời gian thực. Trong khi đó, phòng kế toán tự động hạch toán doanh thu và chi phí từ dữ liệu liên phòng ban.

ERP tích hợp dữ liệu tập trung trên cũng một nền tảng

1.2. Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp tăng năng suất làm việc

ERP tích hợp các chức năng và quy trình kinh doanh khác nhau trên một hệ thống duy nhất, loại bỏ các quy trình thủ công và phần mềm riêng biệt. 

Ví dụ: Tại một khách sạn, hệ thống ERP giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh như đặt phòng, kiểm soát tồn kho vật tư phòng và lập hóa đơn cho khách. Khi khách hàng đặt phòng trực tuyến, thông tin sẽ tự động chuyển đến bộ phận lễ tân để tiến hành giữ phòng mà không cần thao tác thủ công. Hệ thống cũng theo dõi tự động lượng tiêu thụ đồ dùng trong phòng như khăn tắm, bàn chải đánh răng… để tái cung cấp kịp thời, tránh lãng phí

1.3. Quản lý tài chính toàn diện, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu 

Hệ thống ERP cung cấp báo cáo và các dữ liệu phân tích mạnh mẽ và theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin về hàng tồn kho, danh sách sản phẩm bán chạy,... một cách chính xác nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược chuẩn xác, kịp thời. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng dễ dàng tùy chỉnh báo cáo khác nhau như tài chính, hàng tồn kho, mua sắm và nhân sự… 

ERP cung cấp dữ liệu cập nhật để tạo báo cáo chính xác

1.4. Quản lý toàn bộ quy trình bán hàng giúp tăng doanh số với các hoạt động dịch vụ được kết nối

Phần mềm ERP quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, theo dõi lịch sử mua hàng, phân tích thị hiếu, xu hướng, từ đó cá nhân hóa dịch vụ khách hàng. Thông qua hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng liên mạch với các dịch vụ được kết nối, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Ví dụ: Tại một chuỗi siêu thị, hệ thống ERP theo dõi tồn kho và lịch sử mua sắm của khách hàng đối với các mặt hàng đồ tươi sống như rau củ, thịt cá. Dựa trên dữ liệu này, siêu thị có thể triển khai các chương trình khuyến mãi như giảm giá 10% cho nhóm khách hàng thường xuyên mua thực phẩm tươi vào khung giờ từ 17h đến 19h.

ERP quản lý thông tin khách hàng hiệu quả để hỗ trợ doanh nghiệp chăm sóc khách hàng tối ưu

1.5. Cải thiện chuỗi cung ứng với quản lý nhà cung cấp, mua hàng, tối ưu sản xuất và hàng tồn kho

ERP cung cấp thông tin theo thời gian thực về các hoạt động trong chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp quản lý nhà cung cấp, vận chuyển và phân phối hàng hóa hiệu quả hơn, giảm chi phí và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.

ERP cũng giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tồn kho một cách chính xác và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho. Một số tính năng ưu việt của ERP ứng dụng trong quản lý kho có thể kể đến như hỗ trợ vị trí sắp đặt tốt nhất cho các mặt hàng dựa trên loại, kích thước và dung tích…

1.6. Mở rộng cùng sự phát triển của doanh nghiệp 

Khi các doanh nghiệp mở rộng quy mô, chi nhánh hay các lĩnh vực kinh doanh mới, hệ thống ERP có thể thích ứng với nhu cầu thay đổi. Với cấu trúc thiết kế theo mô-đun, phần mềm có thể mở rộng một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giúp thích ứng nhanh với chiến lược kinh doanh hay những thay đổi của thị trường.

ERP có thể tùy chỉnh, mở rộng chức năng để thích ứng với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp

1.7 Báo cáo và dữ liệu phân tích theo thời gian thực được hỗ trợ bởi AI 

Các phòng ban trong doanh nghiệp tùy theo vai trò người dùng, có thể truy cập dữ liệu theo thời gian thực từ các mô-đun khác nhau, cho phép họ đưa ra quyết định nhanh chóng. Các giải pháp ERP hiện đại được hỗ trợ bởi AI cung cấp tính năng tổng hợp và phân tích thông tin mạnh mẽ, đưa ra đề xuất, gợi ý dựa trên dữ liệu giúp hỗ trợ hiệu quả cho người dùng, trong khi vẫn đảm bảo yếu tố phân quyền và bảo mật thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các bộ phận cần cập nhật thông tin thường xuyên để ra quyết định, chẳng hạn như bán hàng, tài chính, marketing hay tồn kho. 

Bên cạnh những ưu điểm, ERP vẫn còn tồn tại một số điểm doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng trước khi quyết định triển khai.  

2.1. Cần chuyên gia đồng hành để đánh giá và lựa chọn ngân sách đầu tư phù hợp với nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp

Việc triển khai ERP là một dự án lớn ảnh hưởng sâu và rộng tới mỗi cá nhân, bộ phận và cách doanh nghiệp vận hành, vì vậy doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu chức năng, quy trình và phương án đầu tư tài chính phù hợp. Sự đồng hành của chuyên gia có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiện trạng, đưa ra các phương án đầu tư phù hợp với chiến lược phát triển.

Điều này đảm bảo dự án được triển khai thành công, mang lại hiệu quả trong vận hành hoạt động kinh doanh, tránh được các gánh nặng về mặt chi phí như chi phí bản quyền, hạ tầng kỹ thuật, tùy biến phát triển bổ sung, đào tạo và bảo trì... Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa ngân sách và đầu tư bằng cách bắt đầu với những mô-đun cốt lõi, phù hợp với nhu cầu ban đầu và mở rộng dần theo từng giai đoạn phát triển.

Chi phí đầu tư ban đầu cao là một thách thức khi triển khai ERP

2.2. Cần xác định chiến lược và kế hoạch triển khai rõ ràng để đảm bảo chất lượng và tiến độ.

Phương pháp luận và chiến lược triển khai ERP là yếu tố quan trọng cho sự thành công của dự án ERP. Việc triển khai ERP đòi hỏi quy trình nhiều bước như lập kế hoạch, phân tích quy trình nghiệp vụ, thiết lập cấu hình hệ thống, phát triển tùy biến, chuyển đổi dữ liệu, kiểm thử và đào tạo người dùng.. Thông thường, thời gian này có thể kéo dài 3-6 tháng tùy vào mô hình, phạm vi triển khai của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án triển khai theo theo từng mô-đun hoặc theo giai đoạn, gói công việc được xác định theo mức độ ưu tiên của quy trình chức năng nghiệp vụ, giúp việc triển khai được thực hiện cuốn chiếu, giảm rủ ro và thời gian triển khai có thể được rút ngắn. Việc thiếu chiến lược và kế hoạch triển khai rõ ràng và hợp lý có thể gây lãng phí nguồn lực và tăng rủi ro thất bại của dự án ERP.

2.3. Thách thức trong thay đổi quy trình và văn hóa doanh nghiệp

Triển khai ERP có thể tạo ra những thay đổi trong quy trình làm việc của nhân viên để phù hợp với các cấu trúc tiêu chuẩn của hệ thống. Do đó, doanh nghiệp cần truyền thông và đào tạo nhân viên xuyên suốt và liên tục. Tuy nhiên, một số công ty với quy trình vận hành lâu năm có thể gặp tình trạng nhân viên thiếu tích cực với mục tiêu đổi mới của doanh nghiệp, không sẵn sàng tham gia trở thành một phần của dự án, khiến thời gian triển khai kéo dài và doanh nghiệp không thành công trong ứng dụng ERP.  

Đào tạo nhân viên liên tục là yếu tố cần thiết để triển khai ERP thành công

Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp ERP vì đây là một công cụ đáng đầu tư giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quản vận hành và tăng năng lực cạnh tranh trong thời đại số. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có những giải pháp khắc phục hạn chế để tận dụng tối đa lợi ích của phần mềm ERP. 

3.1. Doanh nghiệp nào nên lựa chọn giải pháp ERP? 

Việc lựa chọn giải pháp ERP nên được xem xét dựa trên quy mô và đặc thù ngành và nhu cầu quản trị và vận hành, cụ thể như sau: 

• Doanh nghiệp có nhu cầu quản trị và vận hành chuyên nghiệp: ERP không chỉ là giải pháp dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn, cho dù là doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ cũng có thể ứng dụng ERP. Điều này tùy thuộc vào nhu cầu quản trị và vận hành của mỗi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp muốn bắt đầu ngay với nền tảng và giải pháp chuyên nghiệp, gia tăng giá trị thương hiệu, uy tín kinh doanh, hợp tác với các đối tác uy tín lớn và toàn cầu với các yêu cầu khắt khe về quản trị minh bạch và chuyên nghiệp, thì hoàn toàn có thể ứng dụng ERP. Với công nghệ đám mây, chi phí đầu tư ban đầu là phù hợp cho doanh nghiệp ở mọi quy mô, và có thể tối ưu hóa ngân sách và đầu tư bằng cách bắt đầu với những mô-đun cốt lõi, phù hợp với quy mô và mở rộng dần theo từng giai đoạn phát triển.
• Doanh nghiệp lớn với quy trình sản xuất hoặc chuỗi cung ứng phức tạp: hệ thống ERP giúp hỗ trợ kiểm soát và tối ưu hóa quy trình sản xuất, kho bãi và chuỗi cung ứng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả quản trị và vận hành.
• Doanh nghiệp có dữ liệu lớn và cần quản lý tài chính chuyên nghiệp: hệ thống ERP giúp tích hợp và cung cấp dữ liệu, báo cáo tài chính nhanh, chính xác, và các thông tin vận hành quan trọng khác, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
• Doanh nghiệp có yêu cầu cao về dữ liệu phân tích chuyên sâu: các hệ thống ERP hiện đại cung cấp công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu, dự báo mạnh mẽ được hỗ trợ bởi AI, phù hợp với những doanh nghiệp trong ngành tài chính, bán lẻ và thương mại điện tử, dịch vụ…có nhu cầu phân tích thông tin chuyên sâu, thích ứng nhanh với hoạt động kinh doanh và thị trường biến động.

Doanh nghiệp ngành thương mại điện tử nên ứng dụng ERP để phân tích dữ liệu mua sắm chính xác 

3.2. Khi nào nên ứng dụng giải pháp ERP? 

Các doanh nghiệp nên cân nhắc ứng dụng giải pháp ERP trong một số trường hợp cụ thể sau: 

• Hệ thống hiện tại không đáp ứng được nhu cầu sử dụng: Phần mềm cũ thiếu kết nối và không hỗ trợ các quy trình kinh doanh mới của công ty hoặc không tích hợp được với các công nghệ mới mà công ty đó đang sử dụng. 
• Khó khăn trong việc ra quyết định: Công ty không có phần mềm quản lý tự động, hợp nhất dẫn đến tình trạng thiếu thông tin tổng quan, dữ liệu theo thời gian thực và báo cáo chính xác để làm cơ sở đưa ra quyết định chiến lược kịp thời. 
• Doanh nghiệp không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng: hệ thống hiện tại không thể đáp ứng được nhu cầu cá nhân hóa và ứng dụng thiết bị di động mà khách hàng mong đợi, doanh nghiệp có nguy cơ tụt hậu. 
• Việc quản lý tài chính đang phức tạp: Công ty cần hệ thống hỗ trợ quản lý tài chính đa quốc gia với nhiều loại tiền tệ và cần tuân thủ các quy định pháp lý khác nhau.  
• Chuyển đổi số: Doanh nghiệp muốn chuyển từ quy trình thủ công sang tự động hóa và tích hợp công nghệ mới vào trong quá trình làm việc, vận hành, quản lý các phòng ban.

ERP là giải pháp giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh trong thời đại số

3.3. Doanh nghiệp nào chưa nên triển khai ứng dụng ERP?

Dưới đây là một số trường hợp mà doanh nghiệp chưa nên ứng dụng ERP:  

• Doanh nghiệp có nhu cầu, phạm vi và quy mô kinh doanh giới hạn: Các doanh nghiệp này thường có hoạt động kinh doanh, thị trường, khách hàng hoặc quy mô hạn chế, bộ máy vận hành đơn giản và chưa cần một hệ thống quản lý toàn diện với chi phí cố định. 
• Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa quy trình vận hành: Hệ thống ERP có khả năng kết nối dữ liệu nhiều phòng ban, hệ thống. Tuy nhiên, với doanh nghiệp chưa hình thành một cách tương đối các quy trình, phòng ban dễ gây ra khó khăn và rủi ro khi ứng dụng triển khai ERP. 
• Văn hóa doanh nghiệp chưa sẵn sàng cho việc thay đổi: Nhân viên hoặc các bộ phận chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ, hoặc chưa đồng thuận khiến việc triển khai ERP sẽ gặp nhiều khó khăn. 
•  

Để khắc phục các nhược điểm khi triển khai ERP, các doanh nghiệp nên cân nhắc 4 giải pháp quan trọng sau: 

• Xác định nhu cầu và  ngân sách phù hợp: Doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp ERP phù hợp dựa trên quy mô, ngân sách, mục tiêu và đặc thù ngành. Ví dụ: Công ty kinh doanh mỹ phẩm vừa và nhỏ có thể lựa chọn phần mềm ERP với các tính năng tiêu chuẩn, tập trung vào quản lý kho và bán hàng hiệu quả. 
• Lập kế hoạch triển khai ERP theo từng giai đoạn: Doanh nghiệp nên phân chia và xác định mốc thời gian cho quá trình triển khai từ khâu chuẩn bị, phân tích, thiết lập hệ thống đến đào tạo nhân viên... 
• Quản lý thay đổi, quản lý chất lượng dự án: Doanh nghiệp cần nhấn mạnh lợi ích của hệ thống ERP trong các truyền thông nội bộ, triển khai các chương trình đào tạo theo lộ trình cụ thể từng phòng ban và có cơ chế khuyến khích sự tham gia của nhân viên. 
• Lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp ERP uy tín: Trước khi lựa chọn hệ thống ERP cụ thể, doanh nghiệp nên so sánh và ưu tiên giải pháp ERP có các tính năng phù hợp từ những nhà cung cấp uy tín. Các đơn vị uy tín có khả năng tư vấn triển khai theo nhu cầu doanh nghiệp, tùy chỉnh giải pháp đáp ứng quy trình vận hành thực tế, hỗ trợ mở rộng linh hoạt theo quy mô và hỗ trợ vận hành hiệu quả sau triển khai. Đội ngũ chuyên gia về giải pháp, tư vấn kỹ thuật và kinh nghiệm triển khai là yếu tố cần thiết để đảm bảo triển khai thành công hệ thồng và giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí. 

Đào tạo nhân sự và quản lý chi phí là hai yếu tố quan trọng hỗ trợ triển khai ERP hiệu quả

Hiện nay, NaviWorld được biết đến là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp ERP toàn diện, linh hoạt và chuyên biệt cho nhiều doanh nghiệp đa ngành.

• Giải pháp phù hợp: tích hợp toàn diện và phù hợp nhiều ngành nghề, giàu tính năng, khả năng tích hợp linh hoạt với các ứng dụng công nghệ khác, giao diện quen thuộc và dễ sử dụng, dễ dàng triển khai, phát triển mở rộng.
• Kinh nghiệm thực tiễn: đã triển khai ERP cho nhiều khách hàng tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, với quy mô từ lớn đến nhỏ trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, phân phối, bán lẻ và dịch vụ.
• Năng lực chuyên môn và kỹ thuật:  nhiều năm kinh nghiệm triển khai dự án ERP cho khách hàng đa đạng đã xây dựng đội ngũ chuyên gia và kỹ thuật mạnh mẽ, sẵn sàng đồng hành cũng khách hàng trong các dự án tích hợp phức tạp, thiết kế và phát triển các ứng dụng chuyên môn đặc thù dành riêng cho từng ngành nghề và khách hàng, hoặc tùy biến chức năng theo yêu cầu người dùng tối ưu nhất.
• Giải pháp bản địa hóa: Phần mềm được bản địa hóa tuân thủ đầy đủ với quy định kế toán – thuế – báo cáo tài chính tại Việt Nam
• Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: đội ngũ triển khai và kỹ thuật giàu kinh nghiệm cùng mạng lưới chuyên gia NaviWorld toàn cầu. 

Trong đó, Dynamics 365 Business Central là giải pháp ERP tích hợp toàn diện, với nền tảng ERP Cloud và được hỗ trợ bởi AI – Copilot – giúp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp được kết nối, vận hành thông minh và hiệu quả, mở rộng cùng với sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

• Tự động hóa và tối ưu quy trình: tiên phong trong ứng dụng AI mạnh mẽ với Copilot và tự động hóa quy trình làm việc để tối ưu quy trình, tăng tốc cộng tác và hỗ trợ ra quyết định tốt hơn.
• Tăng hiệu suất: Làm việc liền mạch với các ứng dụng Microsoft 365 như Outlook, Excel và Microsoft Teams, giúp giảm việc nhập dữ liệu và chuyển đổi giữa các ứng dụng.
• Bảo mật và tuân thủ theo tiêu chuẩn toàn cầu: bảo vệ dữ liệu trong khi vẫn tuân thủ quy định với khả năng bảo vệ định danh, quyền truy cập theo vai trò người dùng và mã hóa.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: xóa bỏ dữ liệu biệt lập và truy cập thông tin kinh doanh theo thời gian thực, báo cáo linh hoạt, thông tin chi tiết do AI cung cấp, theo dõi tính bền vững và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) theo từng vai trò người dùng.
•  

Dynamics 365 Business Central là giải pháp ERP toàn diện, linh hoạt với nhiều doanh nghiệp khác nhau