Tái định hình tài chính: Microsoft sử dụng low-code và tự động hóa để tối ưu quy trình

Một trong những thách thức lớn nhất mà các đội ngũ tài chính hiện nay phải đối mặt là lượng dữ liệu khổng lồ được tạo ra, điều này gây khó khăn trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả. Trong nhiều trường hợp, các hệ thống cũ trước đây từng hỗ trợ tốt giờ đây đã trở nên lỗi thời, không theo kịp sự phát triển và tốn kém nếu thay thế. Ngoài ra, đội ngũ tài chính cần nhiều công cụ để dự đoán sự phức tạp ngày càng tăng của doanh nghiệp.Các quy trình thủ công không hiệu quả và dễ xảy ra lỗi vẫn tiếp tục là rào cản, làm mất thời gian và chi phí. Hơn nữa, với các rủi ro và mối nguy cơ gia tăng trên toàn cầu, các yêu cầu về tuân thủ và quy định mà tài chính cần thực hiện cũng ngày càng phức tạp. Để giảm thiểu những thách thức này và đảm bảo thành công cho doanh nghiệp, việc triển khai Trung tâm Đổi mới Tài chính có thể giúp xác định các cơ hội áp dụng công nghệ số, cho phép đội ngũ tài chính tập trung vào tương lai và duy trì tính linh hoạt.

Tại Microsoft, chúng tôi chủ động thích ứng với bối cảnh thay đổi bằng cách áp dụng một cách tiếp cận tận dụng tối đa nguồn lực trong toàn bộ hoạt động kinh doanh. Với triết lý “do more with less”, chúng tôi có thể thúc đẩy đổi mới, trao quyền cho nhân viên đạt được nhiều thành tựu hơn và cuối cùng là mang lại kết quả tốt hơn. Microsoft đã thiết lập chiến lược “Trung tâm Đổi mới” nhằm tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các chuyên gia tài chính kỹ thuật và phi kỹ thuật để tối ưu hóa các quy trình hiện có. Từ đó, đội ngũ tài chính hoàn toàn tập trung vào các hoạt động có tác động lớn, thúc đẩy tăng trưởng và gia tăng lợi nhuận. Đội ngũ xác định các cơ hội thông qua cách đánh giá toàn diện để cải thiện và nâng cao hiệu quả, sau đó triển khai các ứng dụng low-code như Microsoft Power Platform để nhanh chóng tự động hóa quy trình và tinh giản hoạt động.

Trung tâm Đổi mới Tài chính (FCI) là một nhóm hoặc bộ phận chuyên biệt trong tổ chức, tập trung thúc đẩy đổi mới và tạo ra các giải pháp mới trong lĩnh vực tài chính. Mục tiêu của FCI là cải thiện hiệu suất tài chính thông qua việc khám phá các công nghệ, phương pháp và mô hình kinh doanh tiên tiến. FCI có thể bao gồm một nhóm đa dạng từ các chuyên gia tài chính, kỹ sư, nhà khoa học dữ liệu, và lãnh đạo doanh nghiệp, đến một đội ngũ tài chính nhỏ nhưng có năng lực sử dụng công nghệ và giải quyết vấn đề. Thành phần và phương pháp của FCI sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của tổ chức. Có nhiều cách tiếp cận hợp lý để xây dựng đội ngũ FCI, từ đơn giản đến phức tạp. Các CFO nên bắt đầu với nguồn lực hiện có và dần nâng cao mức độ phức tạp theo thời gian.

Lợi ích của FCI đối với đội ngũ tài chính

• Nâng cao lập kế hoạch và phân tích tài chính: FCI sử dụng dữ liệu và công nghệ để cung cấp các thông tin chi tiết tốt hơn, hỗ trợ các quyết định chính xác hơn, từ đó nâng cao hiệu suất tài chính.
• Tinh gọn quy trình tài chính: FCI có thể xác định cơ hội tự động hóa và tối ưu hóa quy trình tài chính, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả.
• Quản lý rủi ro và báo cáo tài chính tốt hơn: Với các công cụ và phân tích tiên tiến, FCI hỗ trợ tổ chức nhận diện và giảm thiểu rủi ro, đồng thời cải thiện độ chính xác và thời gian báo cáo tài chính.
• Tuân thủ pháp luật: FCI giúp tổ chức cập nhật các quy định mới nhất, giảm thiểu rủi ro không tuân thủ.

Việc xây dựng một đội ngũ chuyên gia là bước đầu tiên quan trọng để thúc đẩy đổi mới trong tổ chức của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bước tiếp theo cũng không kém phần quan trọng—xác định các cơ hội để tăng tốc. Các đội ngũ tài chính cần làm việc chặt chẽ với Trung Tâm Đổi Mới của mình để xác định và ưu tiên các lĩnh vực có thể áp dụng tự động hóa nhằm tối ưu hóa các nhiệm vụ thường xuyên. Một số ví dụ phổ biến bao gồm tự động hóa nhập liệu, quản lý phải trả và phải thu, quản lý chi phí, tuân thủ quy định, và chức năng kiểm toán. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là việc triển khai và các nhiệm vụ cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp. Bằng cách hợp tác với Trung Tâm Đổi Mới và xác định các cơ hội quan trọng cho tự động hóa, doanh nghiệp có thể tinh gọn quy trình, giảm chi phí và giải phóng nhân sự để tập trung vào các sáng kiến chiến lược hơn, từ đó thúc đẩy tăng trưởng và doanh thu cho doanh nghiệp.

Sau khi Trung tâm Đổi mới Tài chính (FCI) xác định các ưu tiên cần tối ưu hóa, bước tiếp theo là chọn các nguồn lực phù hợp để triển khai. Điều này là một thách thức vì nhiều đội ngũ bị giới hạn bởi các hệ thống và quy trình cũ kém linh hoạt, và cần nguồn lực kỹ thuật lớn mới có thể điều chỉnh lại. Tuy nhiên, thông qua các công cụ tự động hóa low-code, FCI có thể thực hiện những cải tiến và đổi mới mà không cần thay thế các hệ thống cũ đắt đỏ, mang lại sức sống mới cho hệ sinh thái giải pháp của tổ chức mà không phải thực hiện các thay đổi toàn diện và tốn kém. Microsoft Power Platform cung cấp một giải pháp mạnh mẽ cho các đội ngũ tài chính muốn nhanh chóng giải quyết những thách thức kinh doanh phức tạp trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cũ. Các công cụ low-code của chúng tôi giúp thúc đẩy đổi mới, vượt qua rào cản kinh doanh và mở ra những cơ hội mới để làm được nhiều hơn với ít nguồn lực hơn. Dù doanh nghiệp có đội ngũ phát triển phần mềm chuyên nghiệp hay không, các công cụ dễ sử dụng này cho phép bất kỳ ai cũng có thể tạo ra các giải pháp bằng các công cụ low-code để tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tập trung nguồn lực vào những điều quan trọng nhất.

Microsoft đã nhận thấy cơ hội để tinh gọn quy trình yêu cầu ngoại lệ về điều khoản thanh toán và cải thiện quy trình tuân thủ. Trước đây, các yêu cầu ngoại lệ về điều khoản thanh toán trong hợp đồng được gửi qua nhiều hộp thư email, thường thiếu thông tin cần thiết để đánh giá nhanh chóng và chính xác. Người phụ trách quy trình phải tìm hiểu và đưa ra phản hồi tuân thủ, nhưng các kiểm soát viên tài chính lại không thể theo dõi các yêu cầu, đo lường tác động và phân tích các tác động đến dòng tiền, dẫn đến thiếu trách nhiệm giải trình và sự nhất quán trong chính sách thanh toán.

Nhóm đã sử dụng Microsoft Power Platform giải quyết các vấn đề này thông qua tự động hóa quy trình làm việc cho các yêu cầu ngoại lệ về điều khoản thanh toán, bao gồm tiếp nhận, xử lý, ra quyết định và báo cáo. Sau đó, một luồng công việc Power Apps và Power Automate được phát triển để chuẩn hóa việc tiếp nhận yêu cầu, tự động hóa cảnh báo và thiết lập trách nhiệm giải trình. Cuối cùng, một bảng điều khiển Power BI đã được tạo ra để cung cấp cho các lãnh đạo cái nhìn tổng quan về các yêu cầu thay đổi và tác động đến dòng tiền.Chỉ trong vòng sáu tháng từ khi bắt đầu dự án, nhóm đã đạt được mức cải thiện hơn 14% về tuân thủ thanh toán, đồng thời tiết kiệm 5.000 giờ (khoảng bảy tháng) mỗi năm về thời gian xử lý thủ công, giúp giảm thời gian xử lý trung bình từ 8-10 ngày xuống còn khoảng 3 ngày.

Tại Microsoft, chúng tôi hiểu các thách thức mà các đội ngũ tài chính và CFO phải đối mặt trong môi trường kinh doanh hiện tại. Chúng tôi đã áp dụng phương pháp đổi mới lấy tài chính làm trọng tâm, sử dụng các nền tảng low-code để nhanh chóng tạo ra giải pháp giải quyết gần như mọi thách thức kinh doanh. Các ứng dụng low-code của chúng tôi tương thích với mọi giải pháp ERP, bao gồm cả Dynamics 365 Finance của Microsoft, giúp doanh nghiệp dễ dàng bắt đầu, dễ sử dụng và thực tiễn tốt nhất. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực của tổ chức, giải phóng thời gian cho các hoạt động gia tăng giá trị, thể hiện sức mạnh của việc làm được nhiều hơn với ít nguồn lực hơn. Giải pháp giúp doanh nghiệp  chuyển đổi nhiều hoạt động thủ công và tốn thời gian thành các quy trình tài chính tinh gọn và hiệu quả, giúp tổ chức của doanh nghiệp luôn linh hoạt và sẵn sàng cho tương lai.