Mặc dù mỗi giải pháp ERP được thiết kế khác nhau, tuy nhiên các quy trình có sự tương đồng nhất định dựa trên hoạt động vận hành thực tế điển hình của các doanh nghiệp. Các bước thường có trong quy trình mua hàng của một hệ thống ERP là: 

Quy trình mua hàng tự động trong ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí

Bước 1: Lập và phê duyệt yêu cầu mua hàng

Quá trình mua hàng bắt đầu khi các bộ phận, phòng ban có nhu cầu hàng hóa hoặc nguyên vật liệu tạo yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition - PR) trong hệ thống ERP. Yêu cầu này bao gồm các thông tin chi tiết như loại hàng, số lượng, ngày cần hàng và lý do mua… và sau đó cần thông qua quy trình phê duyệt của doanh nghiệp.

Bước 2: Quản lý nhà cung cấp và báo giá

Sau khi nhận yêu cầu mua hàng được duyệt, bộ phận mua hàng sẽ gửi yêu cầu báo giá (Request for Quotation - RFQ) đến các nhà cung cấp tiềm năng. Hệ thống ERP giúp tổng hợp và quản lý các nhà cung cấp và báo giá này, có thể cung cấp báo cáo phân tích để so sánh giá cả, điều khoản giao hàng và thanh toán. Tại bước này doanh nghiệp sẽ chọn được nhà cung cấp và báo giá phù hợp nhất, tối ưu về chi phí, chất lượng và tiến độ.

Bước 3: Tạo đơn mua hàng

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) trong hệ thống ERP. Phần mềm quản lý thông tin các đơn đặt hàng hay các hợp đồng mua hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư… với đầy đủ các thông tin như về nhà cung cấp, ngày lập đơn hàng, lịch nhận hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, chiết khấu, điều khoản thanh toán và bàn giao..

Bước 4: Duyệt đơn mua hàng 

Đơn mua hàng cần thông qua quy trình phê duyệt của doanh nghiệp và gửi đến nhà cung cấp để xác nhận các điều khoản đã thống nhất. Hệ thống phần mềm sẽ quản lý thông tin đơn hàng và hợp đồng mua hàng hóa. 

Bước 5: Nhận hàng và nhập kho 

Khi hàng hóa được giao đến kho, nhân viên nhận hàng sẽ đối chiếu PO với biên bản giao nhận để kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa. Trường hợp có chênh lệch thiếu hoặc thừa, hệ thống ERP hỗ trợ các quy trình trả hàng hoặc nhận hàng nhiều lần cho một đơn hàng, giúp nhân viên xử lý nhanh chóng các nghiệp vụ mua hàng và kho hàng mà không cần nhập liệu nhiều lần. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu và kiểm soát được sai sót, tiết kiệm thời gian trong quá trình nhập kho hàng hóa và kiểm soát chất lượng sản phẩm.

Bước 6: Đối chiếu và thanh toán

Sau khi hàng hóa được nhận đầy đủ theo đơn hàng, hệ thống ERP hỗ trợ bộ phận kế toán thực hiện lập hóa đơn mà không cần nhập liệu lại. Dữ liệu được thống nhất giữa đơn đặt hàng (PO), phiếu nhận hàng và hóa đơn thanh toán. Các sai lệch về hàng hóa, số lượng, đơn giá, chiết khấu..(nếu có) sẽ thông qua các quy trình điều chỉnh. Quy trình này giúp đảm bảo minh bạch, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa dòng tiền cho doanh nghiệp.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp 

Toàn bộ dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp như hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, lịch sử giao dịch và hiệu suất cung ứng.. sẽ được phần mềm ERP tự động lưu trữ và phân loại một cách khoa học theo nhu cầu doanh nghiệp, ví dụ: 

• Phân loại theo nhóm nhà cung cấp
• Phân loại theo thời gian và trạng thái
• Phân loại theo nhóm hàng hoặc danh mục sản phẩm

Thông tin này hỗ trợ truy xuất nhanh khi cần đối chiếu hay kiểm toán, phân tích dữ liệu, đánh giá năng lực nhà cung cấp và tối ưu chiến lược mua hàng.

Việc ứng dụng quy trình mua hàng trên hệ thống ERP giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các vấn đề tồn tại trong quy trình mua hàng truyền thống, bao gồm: 

• Quy trình làm việc không hiệu quả: ERP giúp tự động hóa toàn bộ quy trình, kết nối dữ liệu theo thời gian thực thay cho tác vụ thủ công, phê duyệt giấy tờ và dữ liệu rời rạc nhằm rút ngắn thời gian phản hồi. Ví dụ, bộ phận kho của một chuỗi siêu thị có thể tạo yêu cầu mua hàng trực tiếp trên hệ thống, sau đó bộ phận mua hàng phê duyệt chỉ trong vài phút thay vì gửi email hoặc văn bản nội bộ.
• Tầm nhìn hạn chế: ERP cung cấp báo cáo theo thời gian thực về doanh số theo từng sản phẩm, tồn kho theo cửa hàng và hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp, đồng thời phân tích chi tiết hành vi mua sắm của khách hàng để hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng. Ví dụ, ban quản lý chuỗi cửa hàng bánh kẹo nhận biết mặt hàng kẹo sô-cô-la bán chạy trong dịp lễ Valentine nhưng tồn kho thấp để điều chỉnh đặt hàng kịp thời.
• Hợp tác kém linh hoạt: ERP tạo ra một nền tảng làm việc chung, nơi mọi bên liên quan – từ nội bộ đến đối tác bên ngoài – có thể truy cập và xử lý thông tin đồng bộ theo thời gian thực. Ví dụ, nhà hàng tạo yêu cầu mua thực phẩm tươi sống trên ERP, giúp bộ phận mua hàng và nhà cung cấp nhận thông tin nhanh chóng, đồng thời theo dõi tiến độ giao hàng. Nhà cung cấp có thể xác nhận đơn hàng và cập nhật trạng thái trực tiếp trên hệ thống, tăng tính minh bạch, phối hợp hiệu quả giữa các bên.

Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp khắc phục hạn chế trong quy trình mua hàng truyền thống

Hiện nay, NaviWorld là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp ERP tích hợp toàn diện giúp doanh nghiệp khắc phục khó khăn trong quy trình thủ công. Với nền tảng công nghệ hiện đại, các hệ thống này cho phép tự động hóa quy trình từ khâu tạo yêu cầu, quản lý báo giá, đến phê duyệt và theo dõi đơn hàng một cách chính xác. Ngoài ra, giải pháp ERP hỗ trợ tích hợp dữ liệu giữa các phòng ban, giúp tăng tính minh bạch, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí. 

Trong đó, Dynamics 365 Business Central được biết đến là một giải pháp ERP nổi bật, hiệu quả với nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau giúp tối ưu quy trình mua hàng, cụ thể như sau: 

• Kết nối dữ liệu toàn diện: Liên kết chặt chẽ các dữ liệu kế toán, bán hàng, mua hàng và tồn kho, giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt và minh bạch các hoạt động kinh doanh, đồng thời loại bỏ tình trạng dữ liệu rời rạc, không đồng bộ.
• Tối ưu hóa tồn kho: Sử dụng phân tích dự báo thông minh để xác định chính xác khi nào cần bổ sung hàng, bổ sung mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu. Điều này giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và tránh thiếu hụt nguyên liệu hoặc sản phẩm.
• Quản lý mua hàng thông minh: Hệ thống theo dõi, lưu trữ và phân tích dữ liệu mua hàng để hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất dựa trên hiệu suất, giá cả, lịch sử giao hàng.
• Đề xuất phương án thanh toán: Tính năng tự động đề xuất kế hoạch thanh toán hợp lý giúp doanh nghiệp tận dụng các ưu đãi chiết khấu từ nhà cung cấp và tránh rủi ro bị phạt do thanh toán chậm.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Sắp xếp hợp lý các tài khoản phải thu, phải trả, đồng thời tự động đối chiếu các tài khoản để đóng sổ và lập báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.
• Hỗ trợ quy trình phức tạp: Hỗ trợ linh hoạt các tình huống phức tạp trong mua hàng như trả hàng, hủy hàng, trả sau, đơn giao sau, đơn dài hạn hay drop shipment, xử lý đơn hàng từng phần giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và hiệu quả.

Phân hệ mua hàng trong Business Central

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình mua hàng trong ERP: 

• Đánh giá nhu cầu của tổ chức: Trước khi triển khai, cần phân tích kỹ lưỡng quy trình mua hàng hiện tại, xác định các điểm nghẽn và mục tiêu cụ thể: rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng hay lựa chọn nhà cung cấp… Việc này giúp xây dựng và ứng dụng quy trình mua hàng của giải pháp ERP một cách phù hợp, đáp ứng đúng yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Chọn hệ thống ERP phù hợp: Xem xét các yếu tố chức năng hệ thống, khả năng tích hợp, khả năng mở rộng và chi phí để lựa chọn giải pháp ERP giúp tối ưu quy trình mua hàng cho doanh nghiệp. Ví dụ, một doanh nghiệp dệt may lựa chọn Dynamics 365 Business Central vì hệ thống cho phép tạo và quản lý yêu cầu mua hàng chính xác theo từng loại nguyên vật liệu. Ngoài ra, hệ thống tích hợp liền mạch với bộ phận kho, kế toán, giúp theo dõi tồn kho theo thời gian thực và tự động đối chiếu hóa đơn. 
• Quản lý thay đổi: Để quy trình mua hàng ứng dụng giải pháp ERP được hiệu quả, doanh nghiệp cần truyền thông về những thay đổi và lợi ích, đào tạo toàn diện cho người dùng, hỗ trợ liên tục để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.
• Giám sát và cải tiến liên tục: Doanh nghiệp cần theo dõi định kỳ quy trình mua hàng trên ERP để phát hiện kịp thời các điểm cần cải tiến. Việc này đảm bảo quy trình luôn được tối ưu và phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần đo lường hiệu quả liên tục khi thực hiện mua hàng tự động thông qua ERP