Thiếu chiến lược tiếp cận phù hợp và kế hoạch triển khai khả thi

• Thiếu tầm nhìn kinh doanh rõ ràng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi xác định được chiến lược tiếp cận và kế hoạch triển khai cụ thể. Dự án có thể thiếu định hướng, các bên liên quan có thể không thấu hiểu giá trị của dự án, dẫn đến thiếu cam kết và các hoạt động đầu tư không đồng bộ.
• Việc không hiểu rõ nhu cầu và quy trình cụ thể của công ty có thể dẫn đến hệ thống ERP không đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức.
• Các công ty thường có kỳ vọng không thực tế khi đánh giá thấp thời gian, ngân sách và nguồn lực cần thiết để triển khai thành công. Điều này có thể dẫn đến sự thất bại của dự án.

Giải pháp: Cần xác định vai trò của hệ thông ERP là công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp trước hết cần xác định rõ tầm nhìn và kế hoạch kinh doanh, hiểu rõ nhu cầu và quy trình, làm cơ sở để lựa chọn giải pháp phù hợp, đề ra lộ trình và kế hoạch triển khai ERP chi tiết, có thể phân chia thành các giai đoạn khác nhau với các mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn. Đồng thời, thiết lập các chỉ tiêu đo lường tiến độ và hiệu quả để theo dõi, điều chỉnh kịp thời.

Lựa chọn giải pháp và đối tác không phù hợp 

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP với mức độ uy tín, tính năng và giá cả khác nhau, do đó doanh nghiệp cần khảo sát kỹ lưỡng, lập tiêu chí so sánh về khả năng đáp ứng yêu cầu, ngân sách, tùy chỉnh, độ bảo mật.. để lựa chọn giải pháp phù hợp. Việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc đối tác triển khai ERP không có chuyên môn phù hợp trong ngành, giải pháp không phù hợp về tính năng hoặc ngân sách có thể dẫn đến thất bại của dự án.

Giải pháp: Doanh nghiệp nên khảo sát và lựa chọn các nhà cung cấp ERP tin cậy, có năng lực vê công nghệ, kinh nghiệm triển khai dự án, và dịch vụ hỗ trợ lâu dài, dịch vụ hậu mãi tốt. Ví dụ, một công ty logistics khi triển khai ERP nên chọn đối tác đã có kinh nghiệm triển khai ERP trong ngành và được hỗ trợ tư vấn xuyên suốt quá trình, giúp tối ưu vận hành, giảm thiểu sai sót khi đưa hệ thống vào hoạt động.

Hợp tác với các đối tác triển khai ERP giàu kinh nghiệm tạo lợi thế lớn cho doanh nghiệp

Kháng cự chuyển đổi từ người dùng

Đây là một trong những rào cản đáng kể nhất. Những nhân viên quen với các quy trình hiện tại có thể ngần ngại làm quen với quy trình mới và hệ thống công nghệ phức tạp hơn. Quản trị thay đổi và đào tạo nhân viên là một thách thức lớn khi ứng dụng ERP vì yêu cầu thời gian và nguồn lực, đặc biệt nếu nhân viên chưa quen thuộc với công nghệ.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần xây dựng chương trình truyền thông và đào tạo bài bản, phù hợp với từng phòng ban và vai trò cụ thể. Ngoài ra, việc truyền đạt rõ ràng lợi ích của ERP cũng như tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào quá trình triển khai sẽ giúp giảm bớt sự kháng cự, tăng cường sự chấp nhận của họ. Ví dụ, một siêu thị có thể tổ chức các buổi đào tạo toàn diện cho nhân viên bán hàng và kho để hiểu quy trình và cách sử dụng hệ thống ERP trong việc quản lý tồn kho, kiểm tra giá và xử lý đơn hàng nhanh chóng.

Nhân viên ngại thay đổi sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai ERP trong doanh nghiệp

Thiếu nguồn lực chuyên môn và chuyên trách về triển khai ERP 

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, xây dựng và duy trì đội ngũ nhân sự có chuyên môn và chuyên trách về ERP, dẫn đến việc triển khai không hiệu quả và thiếu sự đồng bộ giữa các bộ phận.

Giải pháp: Tăng cường đào tạo nội bộ và tuyển dụng nhân sự có chuyên môn về ERP, đồng thời có thể hợp tác với các đối tác hoặc chuyên gia bên ngoài để hỗ trợ triển khai. Việc xây dựng đội ngũ chuyên trách hỗ trợ quản lý công nghệ ERP nội bộ sẽ giúp duy trì sự liên kết và hiệu quả trong quá trình triển khai. Ví dụ, một công ty sản xuất có thể cử nhân viên IT tham gia các khóa học chuyên sâu về ERP để có thể hỗ trợ kiểm tra hệ thống theo quy trình sản xuất đặc thù và đảm bảo ERP vận hành ổn định sau khi triển khai. 

Đào tạo không đáp ứng yêu cầu

Trong quá trình triển khai ERP, đào tạo không đầy đủ hoặc được lên kế hoạch kém có thể dẫn đến việc người dùng ít tiếp nhận, mắc lỗi và giảm năng suất do gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống mới một cách hiệu quả.

Giải pháp: Doanh nghiệp và đối tác triển khai cần lập kế hoạch và chương trình đào tạo phù hợp, có thể có sự tham dự của héo giữa các phòng ban, nội dung đào tạo được thiết kế để liên kết chặt chẽ các quy trình thực tiễn, và thao tác trên hệ thống ERP. Ngoài ra, việc thiết lập kênh đào tạo trực tuyến, tài liệu điện tử và hỗ trợ người dùng thường xuyên sẽ giúp đảm bảo người dùng khai thác hiệu quả hệ thống mới.  

Các phòng ban nên được đào tạo chéo và phổ biến lợi ích, quy trình triển khai ERP

Thay đổi phạm vi dự án 

Các dự án ERP có thể vượt phạm vi và kéo dài thời gian triển khai do sự phức tạp của phần mềm, thiếu các nhà quản lý dự án giàu kinh nghiệm dẫn đến việc quản lý nhiệm vụ kém hiệu quả, hoặc phát sinh nhiều yêu cầu tùy chỉnh theo quy trình kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp sau khi kế hoạch ban đầu đã được thiết lập. Vượt phạm vi không được kiểm soát có thể dẫn đến sự chậm trễ, tăng chi phí và khiến hệ thống trở nên phức tạp hơn.

Giải pháp: Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết với các mốc thời gian cụ thể, phân bổ nguồn lực hợp lý và xác định mục tiêu ưu tiên và rõ ràng cho từng giai đoạn. 

Ví dụ, một nhà máy sản xuất bia có thể chia quá trình triển khai ERP thành các giai đoạn: Giai đoạn 1 - triển khai hệ thống ERP cốt lõi, bao gồm các phân hệ và chức năng căn bản và cần thiết nhất của một hệ thống ERP như quản lý tài chính – kế toán, quản lý chuỗi cung ứng..

Giai đoạn 2 – triển khai chức năng ERP nâng cao, như quản lý sản xuất

Giai đoạn 3 – triển khai tùy biến, phát triển các chức năng nâng cao và đặc thù, dành riêng cho doanh nghiệp, như quản lý giao vận phân phối. 

Giai đoạn 4 – triển khai nhân rộng hệ thống cho các chi nhánh và đối tác liên quan.

Ứng với mỗi Giai đoạn lại có một kế hoạch triển khai chi tiết với các mốc và công việc cụ thể, được kiểm soát chặt chẽ về phạm vi, ngân sách, nguồn lực và kỹ thuật. Việc này sẽ đảm bảo sự thành công của một dự án ERP lớn thông qua các bước nhỏ, cụ thể và chắc chắn.  

Tùy chỉnh hệ thống

Việc tùy chỉnh hệ thống là cần thiết vì mỗi doanh nghiệp có quy trình đặc thù khác nhau.  Tuy nhiên việc tùy chỉnh quá mức hệ thống ERP để đáp ứng những yêu cầu không trọng yếu, hoặc đơn giản là tùy chỉnh để sao chép các quy trình cũ có thể khiến hệ thống trở nên quá phức tạp, phá vỡ cấu trúc chuẩn hóa, khó bảo trì và tốn kém khi nâng cấp trong tương lai. Đặc biệt việc tùy chỉnh quá mức hệ thống sẽ làm thay đổi phạm vi, tăng chi phí và nguồn lực triển khai dự án.

Giải pháp: Lựa chọn đúng giải pháp đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp về tính năng và kỹ thật, cho phép ứng dụng đa dạng các quy trình tiêu chuẩn và tối ưu, trong khi có thể tùy chỉnh linh hoạt theo ngành nghề và dễ dàng nâng cấp. Doanh nghiệp cũng cần xác định mức độ ưu tiên, tính hệ thống khi thực hiện tùy chỉnh, tránh việc tùy chỉnh không cần thiết hoặc phá vỡ cấu trúc chuẩn của hệ thống ERP, đảm bảo rằng các thay đổi đó không gây cản trở cho việc nâng cấp hệ thống trong tương lai.

Doanh nghiệp nên ưu tiên các giải pháp ERP tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù chính của từng ngành nghề

Chuyển đổi dữ liệu

Việc chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới có thể là một quá trình phức tạp và tốn thời gian. Những thách thức có thể có bao gồm dữ liệu phân tán, chất lượng dữ liệu kém như trùng lặp, sai lệch, hoặc định dạng dữ liệu không đồng nhất. 

Giải pháp: Thực hiện làm sạch, rà soát và chuẩn hóa dữ liệu toàn công ty đáp ứng cấu trúc dữ liệu của hệ thống ERP mới. Doanh nghiệp cũng cần phân công rõ ràng cho từng cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm về dữ liệu. Ví dụ: bộ phận kế toán phụ trách dữ liệu tài chính kế toán, bộ phận CSKH phụ trách dữ liệu thông tin khách hàng….

Chuyển đổi dữ liệu phức tạp, rời rạc là một khó khăn thường gặp khi triển khai ERP 

Nền tảng công nghệ không đáp ứng

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn vận hành chủ yếu bằng phương pháp thủ công, chưa tận dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong quản trị. Điều này khiến việc chuyển sang hệ thống ERP trở nên khó khăn do thiếu nền tảng công nghệ cũng như tư duy số hóa. Việc tích hợp hệ thống ERP mới với các phần mềm và hệ thống cũ có thể khó khăn, đặc biệt nếu các hệ thống đó đã lỗi thời hoặc sử dụng công nghệ không tương thích; hoặc các kỹ năng công nghệ cơ bản của người dùng còn hạn chế khiến việc tiếp nhận hệ thống mới trở nên khó khăn hơn. 

Giải pháp: Doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn lực và cơ sở hạ tầng đáp ứng các yêu cầu căn bản về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị, nên bắt đầu triển khai hệ thống ERP từ các phân hệ cơ bản, sau đó mở rộng sang các chức năng phức tạp hơn. Đồng thời, cần phối hợp với đơn vị triển khai và tư vấn xây dựng lộ trình triển khai và kế hoạch đào tạo phù hợp 

Ứng dụng CNTT và tự động hóa giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công

Hiện nay, NaviWorld là đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp với giải pháp ERP linh hoạt, toàn diện, dễ dàng triển khai nhanh chóng, hiệu quả, phù hợp đa dạng ngành nghề khác nhau. 

• Giải pháp phù hợp: Toàn diện, tùy chỉnh linh hoạt với yêu cầu khác nhau của từng doanh nghiệp, giàu tính năng đặc thù, khả năng tích hợp linh hoạt với các ứng dụng, phần mềm chuyên ngành, giao diện trực quan, dễ dàng triển khai, phát triển và mở rộng.
• Kinh nghiệm thực tiễn: Đã triển khai thành công nhiều dự án ERP trong các lĩnh vực khác nhau. 
• Giải pháp bản địa hóa: Phần mềm được bản địa hóa tuân thủ đầy đủ với quy định kế toán – thuế – báo cáo tài chính tại Việt Nam.
• Dịch vụ hỗ trợ toàn diện: Hỗ trợ triển khai nhanh, đào tạo người dùng kỹ lưỡng và hỗ trợ kịp thời với đội ngũ triển khai, kỹ thuật tại Việt Nam giàu kinh nghiệm cùng mạng lưới chuyên gia NaviWorld toàn cầu.

NaviWorld là một trong những đơn vị cung cấp ERP uy tín, giàu kinh nghiệm

Trong đó, Dynamics 365 Business Central là giải pháp ERP toàn diện, phù hợp với đa dạng quy mô doanh nghiệp và lĩnh vực khác nhau trong hành trình chuyển đổi số: 

• Tích hợp toàn diện với hệ sinh thái Microsoft: Kết nối mượt mà với các ứng dụng Microsoft 365 như Outlook, Excel và Teams, giúp người dùng truy cập và thao tác dữ liệu ERP trực tiếp trong các công cụ quen thuộc. Điều này không chỉ nâng cao năng suất làm việc mà còn giảm thiểu thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng.
• Triển khai linh hoạt trên nền tảng đám mây hoặc tại chỗ: Cho phép doanh nghiệp lựa chọn triển khai theo mô hình phù hợp: tại chỗ, trên đám mây hoặc kết hợp cả hai. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tận dụng hạ tầng sẵn có hoặc nhanh chóng mở rộng khi cần. Tính linh hoạt cao đảm bảo hệ thống luôn thích ứng với chiến lược công nghệ và mô hình vận hành của doanh nghiệp.
• Dễ dàng mở rộng theo quy mô tăng trưởng: Giải pháp có thể mở rộng quy mô và chức năng mà không làm gián đoạn hoạt động. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tăng trưởng bền vững nhưng vẫn kiểm soát được ngân sách CNTT.
• Tự động hóa nghiệp vụ theo vai trò và phòng ban: Cung cấp giao diện và chức năng tùy chỉnh theo vai trò người dùng, từ kế toán, mua hàng, kho vận đến quản lý cấp cao. Nhờ đó, nhân viên chỉ nhìn thấy và thao tác với các chức năng liên quan trực tiếp đến công việc của họ, giúp tăng hiệu suất và giảm rủi ro thao tác sai. Việc phân quyền thông minh cũng giúp đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn.

Dynamics 365 Business Central là giải pháp ERP đáng tin cậy được thiết kế cho nhiều doanh nghiệp