Phần mềm kế toán doanh nghiệp mạnh mẽ từ Microsoft

Ngày nay, có rất nhiều nền tảng chỉ giải quyết vấn đề kế toán, nhưng trong thời đại siêu kết nối này, có một lập luận mạnh mẽ được đưa ra khi lựa chọn khai thác tối ưu một phần mềm ERP toàn diện để giải quyết các vấn đề tài chính của doanh nghiệp.

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời xuất phát từ nhu cầu quản lý tốt hơn tài khoản và tài chính của doanh nghiệp. Kể từ khi các nền tảng kế toán kỹ thuật số lần đầu tiên được phát triển vào những năm 1980, ngành công nghiệp này đã mở rộng theo cấp số nhân và ngày nay là một thị trường trị giá hàng tỷ đô la với hàng trăm sản phẩm.

Các hệ thống ERP hiện đại, dựa trên đám mây mang đến cho các doanh nghiệp cơ hội tập trung hóa hoạt động, tạo điều kiện thuận lợi kết nối dòng thông tin giữa các phòng ban khác nhau. Lưu trữ tất cả các quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp trong một hệ thống có nghĩa là doanh nghiệp có thể có được bức tranh chính xác về tình hình hoạt động của tổ chức, phân tích hiệu quả và đưa ra quyết định nhanh hơn, sáng suốt hơn.

Nếu bạn đang suy nghĩ về việc cải tiến phần mềm kế toán doanh nghiệp của mình, Microsoft Dynamics 365 có thể là một lựa chọn tuyệt vời.

♦ Không ngừng cải tiến và phát triển

Bộ phần mềm Microsoft Dynamics từ lâu đã trở thành một công cụ có giá trị cho kế toán doanh nghiệp. Thương hiệu ra mắt vào năm 2005 với không dưới bốn sản phẩm ERP đã được giới thiệu và dẫn đầu thị trường, cung cấp các giải pháp cho các doanh nghiệp với nhiều nhu cầu khác nhau.

Dynamics GP là một nền tảng lý tưởng cho các công ty có hệ thống kế toán phức tạp và yêu cầu nhiều chức năng như tích hợp tính lương; Dynamics SL là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp quản lý dự án; Dynamics NAV cung cấp nhiều tính năng dành cho các doanh nghiệp sản xuất và tổ chức quốc tế; và Dynamics AX cung cấp giải pháp quản trị toàn diện cho mọi nhu cầu tài chính và hoạt động của các doanh nghiệp lớn.

Ngày nay, những sản phẩm đó đã được gỡ bỏ và tất cả các bộ tính năng ERP cùng sử dụng một tên gọi: Dynamics 365. Nhiều chức năng của phiên bản cũ như như quản lý nhân sự,quản lý bán lẻ, được kế thừa cho sản phẩmmới, nhưng phần lớn các chức năng kế toán bao gồm trong hai phần phần ERP toàn diện: Dynamics 365 for Finance and Operations, và Dynamics 365 Business Central, tương ứng dành cho doanh nghiệp lớn, và doanh nghiệp vừa & nhỏ.

♦ Công cụ thông minh và vững chắc

Phần mềm được đánh giá cao bởi các khách hàng của Microsoft về chức năng tổng thể, với khả năng phân tích dữ liệu tổng hợp (General Ledger) linh hoạt,  tính năng đa công ty và kế toán dự án mạnh mẽ. Báo cáo cũng nhấn mạnh phạm vi địa lý rộng của ứng dụng và dịch vụ hỗ trợ từ mạng đối tác toàn cầu của Microsoft, cũng như việc sử dụng công nghệ sáng tạo để phân tích, với Power BI được nhúng và phân tích đa chiều và theo thời gian thực.

Được xây dựng trên nền tảng của nhiều thập kỷ kinh nghiệm trong ngành ERP, Dynamics 365 là một bước tiếp theo tất yếu dành cho cho các doanh nghiệp và tổ chức có nhu cầu về phần mềm kế toán doanh nghiệp cao cấp hơn, muốn có thể thu được nhiều giá trị hơn từ việc quản lý tài chính của họ hoặc muốn kết nối toàn bộ hoạt động quản trị (back-end) và kinh doanh (front-end) trong một hệ thống tập trung.

Cả hai tùy chọn đều mang lại lợi ích rộng rãi cho các doanh nghiệp cần các công cụ kế toán thông minh và vững chắc. Bạn có thể lựa chọn ứng dụng nào phù hợp với phạm vi tổ chức của doanh nghiệp mình.

Dynamics 365 for Finance and Operations, được xây dựng dựa trên nền tảng của phiên bản trước đây là Dynamics AX, là hệ thống ERP mở rộng và tiên tiến nhất của Microsoft, bao gồm các mô-đun như tài chính, sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng. Phần mềm đi kèm với hai ứng dụng bổ sung để quản lý nhân sự và bán lẻ. Ứng dụng này hướng tới các doanh nghiệp lớn với hơn 250 nhân viên và có tối thiểu 20 người dùng.

Là phần mềm ERP toàn diện, Finance and Operations tự hào có tất cả các khả năng quản lý tài chính mà doanh nghiệp mong đợi, cộng với những lợi ích đi kèm của một giải pháp thông minh, được lưu trữ trên nền tảng đám mây.

Sổ tổng hợp, tài khoản phải trả và phải thu, quản lý ngân sách, báo cáo theo tài khoản và đối chiếu ngân hàng đều là các chức năng sẵn có trong Finance and Operations, giúp các doanh nghiệp giám sát các khoản thu và chi.

♦ Công cụ sổ tổng hợp

Các công cụ sổ tổng hợp của Finance and Operationscho phép bạn tạo danh mục tài khoản đáp ứng hoàn hảo nhu cầu của công ty bạn và phân loại các tài khoản này thành các nhóm tài khoản  phù hợp với cấu trúc của báo cáo tài chính.

♦ Báo cáo trực quan, thiết thực

Báo cáo trong Finance and Operations cũng cực kỳ linh hoạt, cho phép bạn xem và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, vì vậy bạn không cần phải đợi cho đến khi kết thúc kỳ kế toán hàng tháng để xem mọi thứ diễn ra như thế nào. Ngoài ra, bạn có thể bổ sung nhóm tài khoản và loại tài khoản cho các tài khoản để tạo báo cáo nhanh hơn.

♦ Quản lý khoản phải thu, phải trả tiện ích

Màn hình các biểu đồ Quản lý phải thu hiện được hiển thị hợp lý và có thể được sắp xếp lại theo cách mà người dùng muốn. Từ giao diện này, bạn có thể gán thanh toán cho khách hàng hoặc nhà cung cấp, đóng các hóa đơn bán hàng liên quan và đối chiếu tài khoản ngân hàng sau khi nhận được thanh toán. Không cần phải theo dõi thủ công các hóa đơn quá hạn; thư thu tiền tự động có thể được thiết lập để thông báo cho khách hàng về số dư quá hạn và mã lãi suất được xác định trước cho phép phần mềm tự động tính phí thanh toán chậm.

Người dùng cũng có thể tạo thanh toán cho nhà cung cấp ưu tiên theo chiết khấu và tiền phạt, xuất thanh toán trực tiếp vào tệp ngân hàng và thực hiện thanh toán bằng thẻ mua hàng, giao dịch ACH hoặc séc.

♦ Theo dõi tài chính tổng thể dễ dàng

Ngân sách có thể được phát triển, cập nhật và sửa đổi theo thời gian thực, tăng cường năng lực của doanh nghiệp trong việc  ứng phó và xử lý các vấn đề về dòng tiền thông qua việc theo dõi chặt chẽ ngân sách so sánh với thực tế. Theo dõi tiến độ tài chính tổng thể của doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn.

Với Finance and Operations, bạn có thể tạo các chỉ số hiệu suất của riêng mình cho phép bạn giám sát tốt hơn tỷ suất lợi nhuận giữa các phòng ban, dòng sản phẩm hoặc các nhóm khách hàng riêng biệt. Các thẻ tùy chỉnh có thể được gán với khách hàng, hàng hóa, chi phí và đối tượng khác để theo dõi chi tiêu và tự động tạo báo cáo để tìm hiểu nguồn tiền của bạn đang đi đâu.

♦ Giám sát nhiều công ty trong cùng một cơ sở dữ liệu

Ứng dụng có thể giám sát nhiều công ty trong cùng một cơ sở dữ liệu, trên cùng bản quyền phần mềm mà không phải trả thêm phí. Các báo cáo hợp nhất thậm chí có thể được tạo từ nhiều đơn vị kinh doanh và bằng nhiều loại tiền tệ, giúp bạn theo dõi các giao dịch giữa các đơn vị kinh doanh của mình.

♦ Dự báo dòng tiền

Tính năng dự báo dòng tiền của Finance and Operationscho phép bạn thấy rõ tình hình tài chính trong ngắn hạn, dự đoán dựa trên dữ liệu của sổ tổng hợp, mua hàng, bán hàng và dịch vụ, tài sản cố định và thậm chí cả ngân sách.

Dynamics 365 Business Central là sản phẩm ERP hàng đầu dành cho các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ  từ 50 đến 250 nhân viên. Không giống như bản quyền Dynamics 365 for Finance and Operations được bán độc lập và nếu cần thiết có thể mua bổ sung ứng dụng CRM; Business Central được thiết kế là một phần mềm toàn diện gồm toàn bộ chức năng bao quát hoạt động của một doanh nghiệp nhỏ hơn, những đơn vị không cần chức năng quá chuyên sâu.

Business Central cung cấp cho các doanh nghiệp tất cả mọi thứ, bao gồm tài chính, chuỗi cung ứng, CRM và quản lý dự án.

Được ca ngợi là bước tiếp theo cho phần mềm kế toán doanh nghiệp sơ khởi, Business Central tự hào cung cấp một loạt các chức năng quản lý tài chính cốt lõi, là một nền tảng toàn diện mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần để quản lý tất cả các hoạt động của họ, một ứng dụng ERP hiện đại, thông minh mà bạn mong đợigiúp quản lý các khoản phải trả và phải thu, dự báo dòng tiền, cung cấp báo cáo GTGT,  đóng kỳ kế toán và xác định kết quả kinh doanh.

♦ Sổ tổng hợp

Với sổ tổng hợp của Business Central, bạn có thể nhanh chóng thiết lập và ghi sổ các bút toán nhật ký, bút toán lặp. Người dùng cũng có thể dễ dàng theo dõi tài sản cố định và các giao dịch liên quan như ghi tăng nguyên giá, khấu hao, ghi giảm, đánh giá lại và thanh lý. Ứng dụng cũng có thể giúp quản lý  giá vốn hàng tồn kho cũng như ngân sách hoạt động và ngân sách cho phòng ban theo thời gian thực, đồng thời cung cấp báo cáo và giao diện bảng biểu tùy biến giúp hiển thị dữ liệu hữu ích, và nhanh chóng.

♦ Kiểm toán trực quan

Business Central cũng làm cho việc kiểm toán trở nên trực quan hơn. Ứng dụng cho phép chỉ định truy vết kiểm toán bằng cách định nghĩa và gán mã lý do cho các giao dịch. Phần mềm cũng hỗ trợ tổng hợp dữ liệu tài chính từ nhiều công ty, tích hợp và đối chiếu tự động sao kê ngân hàng, vì vậy doanh nghiệp có được cái nhìn tổng thể về tất cả các thương hiệu và tập đoàn để phân tích tài chính.

♦ Hỗ trợ nhiều đơn vị tiền tệ

Business Central cho phép tạo và quản lý nhiều tài khoản ngân hàng, đáp ứng nhu cầu kinh doanh đa tệ. Hệ thống hỗ trợ nhiều đơn vị tiền tệ xuyên suốt, bao gồm các khoản phải trả và phải thu, báo cáo sổ tổng hợp, nguồn lực, hàng hóa, đồng thời tự động cập nhật tỷ giá hối đoái.

♦ Cho phép thiết lập "mã phân tích"

Ứng dụng này cũng nhằm mục đích giúp người dùng nhận được kết quả tốt hơn từ các dữ liệu kinh doanh thông mình thông qua việc thiết lập các ‘mã phân tích’. Mã phân tích được gán cho các giao dịch, bút toán để người dùng dễ dàng phân loại và theo dõi.

Bất kể bạn chọn giải pháp nào, có một số lợi ích đi kèm với việc sử dụng bộ Dynamics 365 trên đám mây.

♦ Có lịch trình cập nhật thường xuyên

Microsoft đang đầu tư lớn vào việc phát triển các giải pháp kinh doanh của mình và đang nỗ lực để ứng dụng công nghệ tiên tiến như machine learning (công nghệ học tập) ở bất cứ đâu có thể. Tất cả các ứng dụng Dynamics 365 đều được hưởng lợi từ các bản vá lỗi và bản sửa lỗi hàng tháng, với các tính năng mới và các cập nhật quan trọng được phát hành tự động sáu tháng một lần.

♦ Tích hợp với Power BI

Dynamics 365 được tích hợp nguyên bản với Power BI, công cụ báo cáo kinh doanh thông minh của Microsoft. Một ứng dụng báo cáo và trực quan hóa dữ liệu  mạnh mẽ, Power BI bao gồm chức năng machine-learning và giúp bộ phận tài chính có được cái nhìn sâu sắc về hiệu suất tài chính, báo cáo doanh thu và lợi nhuận, quản lý vốn và chi phí.

♦ Tận dụng Dịch vụ dữ liệu chung của Microsoft

Người dùng Dynamics 365 đám mây cũng có thể tận dụng dịch vụ dữ liệu chung của Microsoft (Microsoft’s Common Data Service), cho phép các ứng dụng đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu với các sản phẩm dựa trên đám mây khác của Microsoft. Dynamics 365 đám mây không chỉ tích hợp với PowerBI, như chúng tôi đã đề cập trước đó, mà còn hoạt động song song với các ứng dụng phổ biến khác như Office 365, SharePoint và Outlook.

Cho phép kết nối dữ liệu Word, Excel và email của bạn với Dynamics 365 giúp xây dựng bức tranh toàn cảnh hơn về doanh nghiệp và tăng năng suất bằng cách phá bỏ rào cản giữa các chương trình bạn sử dụng hàng ngày.

Khả năng tích hợp chặt chẽ của Dynamics 365 có nghĩa là bạn có thể bao quát quy trình từ lập báo giá đến thu tiền gồm thiết lập khách hàng hoặc nhà cung cấp, tạo báo giá, xử lý đơn hàng và gửi hóa đơn mà không cần rời khỏi hộp thư của mình.

♦ Dễ dàng mở rộng

Các ứng dụng Dynamics 365 cũng có thể dễ dàng mở rộng; nếu bạn muốn thêm chức năng bổ sung , bạn có thể tìm kiếm với AppSource, gian hàng trực tuyến của Microsoft dành cho các tiện ích bổ sung và tích hợp của bên thứ ba. Các ứng dụng này có thể được thêm vào Dynamics 365 ngay lập tức mà không cần mã hóa hoặc tùy chỉnh. Với AppSource, người dùng đám mây Dynamics 365 có cơ hội gần như vô hạn để sửa đổi và mở rộng chức năng của giải pháp của họ mà không cần phải liên quan đến lập trình viên hoặc đối tác phát triển phần mềm.

Và nếu bạn vẫn có nhu cầu, bạn có thể xây dựng các ứng dụng và quy trình làm việc của riêng mình với PowerApps và Flow, hai  ứng dụng cực kỳ thân thiện với người dùng được bao gồm trong Dynamics 365.

Dynamics 365 có rất nhiều lợi ích để giúp các doanh nghiệp thuộc mọi hình thức quản lý tài chính nội bộ của họ, nhưng nó cũng là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn thay mặt khách hàng của mình vận hành; ngay cả khi bản thân bạn không có Dynamics 365.

Dynamics 365 Business Central có một loạt các tính năng dành riêng cho kế toán, bao gồm dịch vụ cho phép các nhà tư vấn tài chính quản lý dữ liệu khách hàng thông qua một giao diện biểu đồ tổng quan dễ sử dụng được gọi là Trung tâm Kế toán Dynamics 365 (Dynamics 365 Accountant Hub — tất cả đều miễn phí.

Kế toán viên có thể có quyền truy cập Accountant Hub bằng cách đăng nhập, sử dụng địa chỉ email mà bạn dùng cho khách hàng của mình, sau đó thêm khách hàng vào giao diện biểu đồ của bạn.

Sau khi bạn thiết lập xong, tất cả thông tin chi tiết về khách hàng sẽ có sẵn trên giao diện này. Sau đó, bạn có thể nhấp vào từng khách hàng để xem chi tiết như số dư tài khoản tiền mặt, dự báo dòng tiền, hóa đơn mua hàng quá hạn và hóa đơn bán hàng quá hạn. Bạn có thể giao nhiệm vụ cho mình và người khác, người khác có thể giao nhiệm vụ cho bạn.

Nếu bạn quyết định rằng Dynamics 365 for Finance and Operations là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp, bạn sẽ cần phải mua và trả phí bản quyền phần mềm. Đây không phải là ứng dụng độc lập và thay vào đó là một phần của gói giải pháp Dynamics 365.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cải tổ các hoạt động bán hàng và dịch vụ cũng như các quy trình, bạn có thể chọn Dynamics 365 và sử dụng toàn bộ chức năng của gói phần mềm này (và để sử dụng thêm Dynamics 365 for Marketing, bạn cần mua bản quyền cho 10 người dùng full access trở lên). Tất cả các ứng dụng CRM của Dynamics 365 cũng đều có thể bổ sung bao gồm Sales (Bán hàng), Customer Service (Dịch vụ khách hàng), Project Service Automation (Quản lý dự án), Field Service (Dịch vụ) và Microsoft Social Engagement.

Nếu bạn lựa chọn Dynamics 365 Business Central, thì con đường trở thành chuyên gia kế toán của bạn sẽ đơn giản hơn. Mặc dù Business Central kết nối với các ứng dụng Dynamics 365 khác, nhưng nó không được cấp phép như một giải pháp độc lập.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi đã giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích để lựa chọn và cập nhật phần mềm kế toán doanh nghiệp của mình. Nếu bạn còn những băn khoăn cần giải đáp, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi để tư vấn kỹ hơn. NaviWorld Việt Nam tự hào là đối tác hạng vàng của Microsoft và là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp phần mềm kế toán nói riêng và phần mềm quản lý doanh nghiệp nói chung.

** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam