Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm ERP và khai thác tối đa lợi ích từ chúng

Điều quan trọng là thực hiện đánh giá quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khi lựa chọn hệ thống ERP tốt nhất. Điều này giúp bạn theo dõi những quy trình nào cần được cải thiện (và cách thức) để bạn có thể đo lường chúng khi chính thức sử dụng phần mềm ERP và kiểm thử ROI.

Bước này có thể giúp bạn quyết định quy trình kinh doanh nào cần được chú ý nhất, vì sẽ ảnh hưởng đến việc bạn mua phần mềm ERP nào. Ví dụ, bạn cần thêm một tính năng nào đó cho giải pháp kế toán của bạn? Hay bạn tập trung nhiều hơn vào mảng nhân sự? Nếu câu trả lời của bạn là “tất cả các điều trên”, thì bạn sẽ tìm kiếm một giải pháp có giá cao hơn và có thể bao gồm tất cả các tính năng mà bạn mong muốn.

Bạn đừng bao giờ đánh giá thấp giá trị có được từ việc đào tạo nhân viên và bất kỳ người dùng cuối nào khác của giải pháp ERP. Người dùng được đào tạo tận dụng tối đa mọi giải pháp phần mềm và có thể nhanh chóng thích ứng với các bản cập nhật và thay đổi. Thêm vào đó, sự hiểu biết sâu sắc về phần mềm ERP có thể giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi cho rằng đào tạo cách sử dụng phần mềm ERP ban đầu là đủ để thu hút người dùng. Tuy nhiên, không phải như vậy. Khi hệ thống ERP tiếp tục phát triển, nhân viên và người dùng cũng vậy. Hãy làm việc với nhà cung cấp ERP của bạn để thiết lập các chương trình đào tạo liên tục cho phép người dùng nâng cao kiến thức của họ khi phần mềm trở nên tiên tiến hơn.

Phần mềm ERP quản lý nguồn, thời gian, vị trí và cách thức của luồng dữ liệu. Dữ liệu phải phong phú, chính xác và có thể truy cập, nếu không phần mềm sẽ trở nên vô ích. Hãy dành thời gian để thiết kế các tiêu chuẩn nhập dữ liệu, bao gồm các quy ước đặt tên và cách xử lý việc lập phiên bản tài liệu. Đảm bảo mọi người trong công ty đều có quyền truy cập vào dữ liệu được thống nhất giữa các phòng ban.

Ngoài ra, hãy tận dụng kiểm tra và làm sạch dữ liệu bằng cách kiểm tra định kỳ tại chỗ để biết liệu các tiêu chuẩn có được tuân thủ hay không. Việc làm sạch dữ liệu không chính xác có thể lãng phí thời gian, vì vậy tốt hơn hết là bạn nên làm đúng cách sử dụng phần mềm ERP ngay từ lần đầu tiên.

Ví dụ: Có vẻ hơi khó hiểu liệu người dùng nhập ngày hoặc tháng đầu tiên vào trường ngày… Khi bạn xuất sang Excel, bạn sẽ không dễ xác định các thao tác hiển thị trong tháng Hai hay các thao tác được hiển thị vào ngày 2 hàng tháng.

Hầu hết các phần mềm ERP đều là một giải pháp đa ngành nghề được phát triển để phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Thiết kế một giải pháp hiện đại phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp bạn là một cách để đảm bảo bạn tận dụng tối đa phần mềm ERP của mình.

Để có kết quả tốt nhất, hãy yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ giúp bạn tùy chỉnh hệ thống. Một số tùy chỉnh bạn có thể cân nhắc bao gồm ẩn các trường không cần thiết, bật hoặc tắt các tính năng cụ thể, thêm các trường bắt buộc,…

Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh nền tảng ERP ở mức độ thấp hơn bằng cách sử dụng tích hợp và plus-ins. Hãy chắc chắn yêu cầu nhà cung cấp ERP về các tùy chọn khả dụng khi kết nối với các ứng dụng khác hoặc triển khai các widget thích hợp.

Hệ thống ERP, giống như bất kỳ phân khúc phần mềm nào, tiếp tục phát triển từng ngày. Phần mềm ERP mà bạn sử dụng hiện nay có thể sẽ thay đổi trong 5, 10 hoặc 20 năm nữa. Hãy yêu cầu nhà cung cấp ERP đưa ra lộ trình tương lai của phần mềm như thế nào. Họ đầu tư vào nghiên cứu và phát triển ở mức độ nào? Họ hy vọng sẽ triển khai những tính năng bổ sung nào? Họ đẩy các bản cập nhật thường xuyên như thế nào?

Một hệ thống ERP tốt sẽ không phải là một khối tĩnh. Nó sẽ là một hệ sinh thái đang phát triển và thay đổi để thích ứng với những tiến bộ mới trong công nghệ kinh doanh.

Sử dụng phần mềm ERP bằng cách thêm các tính năng vào bộ công cụ có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tích hợp liên kết hai ứng dụng khác nhau và cho phép chúng kết nối. Một số tích hợp khá sâu để thông tin nhập vào một có thể được truy cập liền mạch trong một tích hợp khác.

Tích hợp hệ thống ERP phổ biến có thể bao gồm như sản xuất và thiết kế, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và hệ thống quản lý kho hàng (WMS).

Một giải pháp ERP hiện đại có thể sẽ đi kèm với một ứng dụng thiết bị thông minh cho IOS hoặc Android.  Hãy khai thác điều này, vì nó có nhiều lợi ích cho người dùng. Ứng dụng dành cho thiết bị di động cung cấp khả năng tiếp cận cao hơn và tăng khả năng hiển thị cho hệ thống ERP.

Các ứng dụng cũng cho phép nhân viên và người dùng dễ dàng truy cập thông tin quan trọng từ xa. Đây là một cách sử dụng phần mềm ERP dễ dàng cho mọi người dùng, dù ở bất kỳ vị trí nào vẫn luôn có thể cập nhật tất cả các thông tin của hoạt động kinh doanh.

Đầu tư vào một hệ thống ERP là một khoản đầu tư lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có tầm nhìn về thiết lập chi phí cho hệ thống nên xem xét tổng chi phí sở hữu để quyết định loại ERP nào họ cần. Phần mềm có giá trị cao – chưa kể đến các yếu tố đầu tư khác như mua phần cứng, sử dụng tài nguyên nội bộ, bảo trì và chi phí nâng cấp trong tương lai. Hãy nhìn vào bức tranh toàn cảnh, so sánh với thời gian và số tiền mà bạn đầu tư sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp.

Để quá trình thực hiện suôn sẻ, hãy thành lập một nhóm triển khai bao gồm các cá nhân từ nhiều phòng ban khác nhau. Điều này đảm bảo rằng tất cả các lĩnh vực chính trong doanh nghiệp của bạn đều được giải quyết và giúp thu thập phản hồi từ các nhóm khác nhau.

Cuối cùng, tất cả các chức năng mà doanh nghiệp cần đều được tích hợp vào hệ thống ERP. Đảm bảo rằng mọi phòng ban đều có đại diện trong quá trình chạy hệ thống.

ROI nhận được từ hệ thống ERP xác định liệu đó có phải là một quyết định khả thi cho doanh nghiệp hay không? Nó dao động theo thời gian và có thể cần điều chỉnh và theo dõi mục tiêu theo thời gian. Hệ thống lý tưởng sẽ mang lại cho doanh nghiệp giá trị cao và ROI ấn tượng.

Nhiều doanh nghiệp chưa biết cách sử dụng phần mềm ERP để phát huy hết tiềm năng của giải pháp. Hiểu các tính năng và chức năng của giải pháp mà bạn đã chọn có thể giúp bạn tận dụng tối đa các lợi ích từ chúng. Hệ thống ERP là một công cụ quan trọng cho sự thành công của doanh ngiệp vì nó giúp bạn tăng hiệu quả, giảm lỗi, tăng năng suất và cuối cùng là đem lại lợi nhuận.

Đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. NaviWorld Việt Nam tự hào là đối tác hạng vàng của Microsoft và là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp ERP Microsoft Dynamics.

** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam