ERP là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP cho người mới bắt đầu

ERP là một thuật ngữ viết tắt của Enterprise Resource Planning. Tuy nhiên, cho dù viết tên đầy đủ cũng không làm rõ được ERP là gì và sử dụng như thế nào. Vậy định nghĩa ERP đơn giản nhất là gì? ERP đề cập đến các hệ thống và phần mềm được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ, chẳng hạn như kế toán, sản xuất và quản lý dự án.

Phần mềm ERP liên kết với nhau và xác định nhiều quy trình kinh doanh và cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa chúng. Một hệ thống ERP phát hiện dữ liệu trùng lặp và cung cấp dữ liệu trọn vẹn. Về cơ bản, hệ thống ERP tích hợp các tính năng khác nhau thành một hệ thống hoàn chỉnh để hợp lý hóa các quy trình và thông tin trong toàn bộ tổ chức. Với phần mềm ERP, bạn có thể quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các doanh nghiệp đa ngành nghề.

Phần mềm ERP là một công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược mạnh mẽ. Nó có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một công ty. Hệ thống ERP cung cấp trí thông minh, khả năng hiển thị, phân tích và tính hiệu quả trên mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Công nghệ ERP cũng tạo điều kiện cho luồng thông tin theo thời gian thực. Ngoài ra, phần mềm ERP có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi của bạn.

Hệ thống ERP là một phần mềm kết nối các tính năng hoặc phần mềm khác nhau thành một công cụ thống nhất để doanh nghiệp sử dụng. Nó dễ sử dụng và quan trọng nhất là tiết kiệm thời gian vì bạn không phải sử dụng tất cả các hệ thống khác nhau cùng lúc. Ví dụ: bạn cần theo dõi thời gian, quản lý dự án, lập hóa đơn và lập kế hoạch tài nguyên trong một nền tảng.

Hệ thống ERP dựa trên cloud có thể được sử dụng mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, nó có thể là một hệ thống ERP độc lập được lưu trữ trong các máy chủ web của công ty hoặc một hệ thống kết hợp. Trong bài viết này, chúng tôi chủ yếu tập trung vào các hệ thống ERP trên cloud và khám phá những ưu điểm của chúng.

Thoạt nhìn, Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có vẻ khá giống nhau về nhiều mặt. Cả hai đều được sử dụng để tăng lợi nhuận tổng thể của một doanh nghiệp. Các hệ thống chồng chéo lên nhau và giờ đây có thể được tích hợp hoàn toàn. Tuy nhiên, khi xem xét chi tiết, sẽ dễ dàng thấy rằng CRM và ERP đóng vai trò như thế nào trong việc cải thiện hiệu quả và tăng doanh số bán hàng.

Đáng chú ý, phần mềm CRM và ERP sử dụng các cách tiếp cận khác nhau để tăng lợi nhuận. Để làm cho các quy trình kinh doanh hiệu quả hơn, ERP giảm chi phí vốn của các quy trình đó. CRM giúp tăng lợi nhuận bằng cách tạo ra khối lượng bán hàng lớn hơn.

Phần mềm ERP được thiết kế để giúp cho các quy trình của công ty hoạt động hiệu quả hơn. Nền tảng ERP cho phép công ty tập trung vào những gì thực sự quan trọng: dữ liệu.

Trong khi CRM tập trung vào khách hàng, thì ERP tập trung vào doanh nghiệp. ERP cho phép chia sẻ nhanh những thông tin chuẩn hóa qua tất cả các phòng ban. Phần mềm ERP thường bao gồm những điều sau:

• Quản lý quan hệ khách hàng hoặc CRM
• Sản phẩm và lập kế hoạch mua hàng
• Quản lý dự án
• Lập kế hoạch sản xuất và giao hàng
• Quản lý thanh toán và lập hóa đơn
• Quản lý kế toán và tài chính
• Quản lý bán hàng
• Quản lý chuỗi cung ứng
• Quản lý các chi nhánh
• Chia sẻ tệp tin và tài liệu
• Báo cáo và phân tích nâng cao

Xem hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP hiệu quả tại đây

Ví dụ về các lợi thế và lợi ích kinh doanh cụ thể của ERP bao gồm:

• Cải thiện thông tin chi tiết về doanh nghiệp: thông tin theo thời gian thực từ các báo cáo.
• Giảm chi phí hoạt động: nhờ các quy trình kinh doanh được xác định rõ và sắp xếp hợp lý hơn.
• Tăng cường cộng tác: thông qua việc người dùng chia sẻ dữ liệu trong hợp đồng, yêu cầu và đơn đặt hàng.
• Cải thiện hiệu quả: thông qua trải nghiệm người dùng trên nhiều chức năng kinh doanh và quy trình kinh doanh được quản lý.
• Cơ sở hạ tầng nhất quán: tất cả các hoạt động kinh doanh đều có giao diện và trải nghiệm giống nhau.
• Tỷ lệ chấp nhận của người dùng cao: từ trải nghiệm người dùng và thiết kế.
• Giảm rủi ro: bằng việc cải thiện tính toàn vẹn của dữ liệu và kiểm soát tài chính.
• Giảm chi phí quản lý và vận hành: thông qua các hệ thống tích hợp thống nhất.

Hầu hết các doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ phần mềm ERP. Mọi tổ chức đều quản lý con người, mua hàng và dịch vụ, bán thứ gì đó và hạch toán tài chính. Các hoạt động được xử lý tùy theo ngành nghề, nhưng mọi doanh nghiệp đều thực hiện các chức năng cơ bản này. Trong hầu hết các trường hợp, xử lý các quy trình này thông qua một nền tảng phần mềm tích hợp sẽ hiệu quả hơn là thông qua nhiều ứng dụng quản lý riêng lẻ.

Hệ thống ERP thường bao gồm các tính năng cho kế toán, lập kế hoạch nguồn lực và CRM bán hàng. Tuy nhiên, bạn có thể kết hợp các tính năng khác nhau để đáp ứng nhu cầu tốt hơn. Trên thực tế, có ba loại triển khai ERP khác nhau: dựa trên cloud, on-premise và kết hợp. Khám phá lợi ích của từng loại và chọn loại phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Ba loại phần mềm ERP bao gồm: 

• ERP dựa trên cloud

Hệ thống ERP dựa trên cloud là một loại phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, thay vì on-premises hoặc trong trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp.

• ERP on-premise

Phần mềm ERP on-premise được cài đặt và có thể chạy trên máy tính cá nhân hoặc tổ chức sử dụng phần mềm, chứ không phải tại một cơ sở từ xa như máy chủ hoặc cloud.

• ERP kết hợp

ERP kết hợp còn được gọi là ERP hai tầng. Ở dạng đơn giản nhất có nghĩa là một số thành phần của ứng dụng ERP sẽ nằm trong cloud và một số nằm ở on-premise.

Việc triển khai phần mềm ERP dựa trên cloud rất đơn giản, nhanh chóng và dễ hiểu. Phần mềm của bạn sẽ được thiết lập và vận hành ngay lập tức. Tất cả dữ liệu đều nằm trên cloud và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi và trên bất kỳ thiết bị nào thông qua internet - ngay cả thiết bị di động.

Đáng chú ý, khả năng mở rộng và khả năng tùy chỉnh rất quan trọng, cần có sự linh hoạt để tăng và giảm quy mô khi nhu cầu kinh doanh thay đổi. Hệ thống ERP dựa trên cloud cung cấp cho các doanh nghiệp lớn các tùy chọn chỉnh sửa dễ dàng và nhanh chóng.

Các phần mềm ERP nên được tích hợp dễ dàng với các phần mềm kinh doanh khác, chẳng hạn như phần mềm kế toán. Hệ thống ERP dựa trên cloud có sẵn nhiều tích hợp hơn so với các hệ thống độc lập. Ví dụ, một doanh nghiệp phải tích hợp hệ thống riêng lẻ với các ngân hàng, phần mềm kế toán và các công cụ khác nhau!

Tùy thuộc vào nhà cung cấp ERP, hệ thống ERP dựa trên cloud yêu cầu thanh toán dựa trên các yếu tố khác nhau. Ví dụ: chi phí trả trước cho mỗi người dùng, mỗi tháng trên cơ sở đăng ký trong nhiều hệ thống mà chúng tôi xem xét trong bài viết này. Điều này tiết kiệm rất nhiều chi phí so với việc xây dựng và duy trì một hệ thống ERP nội bộ. Khi công việc kinh doanh phát triển, công ty có thể lựa chọn các cấp độ cao hơn phù hợp với nhu cầu của mình.

Phần mềm ERP là một khoản đầu tư lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, vì vậy bạn phải tận dụng nó một cách tốt nhất. Sau đây là những hướng dẫn tổng quát giúp bạn sử dụng phần mềm ERP mang lại lợi ích tối đa.

#1. Xem lại quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Bước này có thể giúp bạn quyết định quy trình kinh doanh nào cần được chú ý nhất, vì sẽ ảnh hưởng đến việc bạn mua phần mềm ERP nào. Ví dụ, bạn cần thêm một tính năng nào đó cho giải pháp kế toán của bạn? Hay bạn tập trung nhiều hơn vào mảng nhân sự? Nếu câu trả lời của bạn là “tất cả các điều trên”, thì bạn sẽ tìm kiếm một giải pháp có giá cao hơn và có thể bao gồm tất cả các tính năng mà bạn mong muốn.

#2. Đầu tư vào hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP

Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi cho rằng hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP giai đoạn đầu là đủ cho người dùng. Tuy nhiên, khi hệ thống ERP tiếp tục phát triển, nhân viên và người dùng cũng cần tiếp tục được đào tạo và cập nhật. Do đó, cần làm việc với nhà cung cấp ERP của bạn để thiết lập các chương trình đào tạo liên tục cho phép người dùng nâng cao kiến thức của họ khi phần mềm trở nên tiên tiến hơn.

#3. Tập trung vào chất lượng dữ liệu

Phần mềm ERP quản lý nguồn, thời gian, vị trí và cách thức của luồng dữ liệu. Dữ liệu phải phong phú, chính xác và có thể truy cập, nếu không phần mềm sẽ trở nên vô ích. Hãy dành thời gian để thiết kế các tiêu chuẩn nhập dữ liệu, bao gồm các quy ước đặt tên và cách xử lý việc lập phiên bản tài liệu. Đảm bảo mọi người trong công ty đều có quyền truy cập vào dữ liệu được thống nhất giữa các phòng ban. Đồng thời, kiểm tra định kỳ để biết liệu các tiêu chuẩn có được tuân thủ hay không.

#4. Cách sử dụng tùy chỉnh phần mềm ERP

Hầu hết các phần mềm ERP đều là một giải pháp đa ngành nghề được phát triển để phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Để có kết quả tốt nhất, hãy yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ giúp bạn tùy chỉnh hệ thống phù hợp với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh nền tảng ERP ở mức độ thấp hơn bằng cách sử dụng tích hợp và plus-ins.

#5. Chứng minh tương lai hệ thống ERP

Phần mềm ERP mà bạn sử dụng hiện nay có thể sẽ thay đổi trong 5, 10 hoặc 20 năm nữa. Hãy yêu cầu nhà cung cấp ERP đưa ra lộ trình tương lai của phần mềm như thế nào. Họ đầu tư vào nghiên cứu và phát triển ở mức độ nào? Họ hy vọng sẽ triển khai những tính năng bổ sung nào? Họ đẩy các bản cập nhật thường xuyên như thế nào?

#6. Xem xét cách sử dụng phần mềm ERP với các tùy chỉnh tích hợp

Sử dụng phần mềm ERP bằng cách thêm các tính năng vào bộ công cụ có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tích hợp hệ thống ERP phổ biến có thể bao gồm như sản xuất và thiết kế, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và hệ thống quản lý kho hàng (WMS).

#7. Tận dụng các ứng dụng dành cho thiết bị di động

Một trong những cách sử dụng phần mềm ERP là tận dụng các ứng dụng dành cho thiết bị di động. Các ứng dụng cũng cho phép nhân viên và người dùng dễ dàng truy cập thông tin quan trọng từ xa. Đây là một cách sử dụng phần mềm ERP dễ dàng cho mọi người dùng, dù ở bất kỳ vị trí nào vẫn luôn có thể cập nhật tất cả các thông tin của hoạt động kinh doanh.

#8. Thành lập nhóm đa chức năng

Để quá trình thực hiện suôn sẻ, hãy thành lập một nhóm triển khai bao gồm các cá nhân từ nhiều phòng ban khác nhau. Điều này đảm bảo rằng tất cả các lĩnh vực chính trong doanh nghiệp của bạn đều được giải quyết và giúp thu thập phản hồi từ các nhóm khác nhau.

#9. Đo tuổi thọ của hệ thống

ROI nhận được từ hệ thống ERP xác định liệu đó có phải là một quyết định khả thi cho doanh nghiệp hay không? Nó dao động theo thời gian và có thể cần điều chỉnh và theo dõi mục tiêu theo thời gian. Hệ thống lý tưởng sẽ mang lại cho doanh nghiệp giá trị cao và ROI ấn tượng.

Xem hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP cụ thể hơn tại đây

Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu và ưu tiên riêng. Phần mềm ERP tốt nhất trên thị trường phải tích hợp tất cả các tính năng ở trên trong một hệ thống, thường dựa trên cloud và mang lại sự linh hoạt cho sự phát triển của công ty.

Đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ. NaviWorld Việt Nam tự hào là đối tác hạng vàng của Microsoft và là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp ERP Microsoft Dynamics.

** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam