Giai đoạn go live hệ thống ERP là gì? 3 câu hỏi thường gặp về triển khai phần mềm

Giai đoạn go live của một dự án ERP là nơi bạn bắt đầu chạy hệ thống lần đầu để hệ thống sẵn sàng sử dụng cho các hoạt động kinh doanh. Với chuyên môn và cách triển khai phù hợp, có nhiều cách để bạn có thể tối đa hóa lợi ích mà hệ thống ERP mang lại. Nhưng có một số thách thức bạn cần giải quyết để đạt được thành công ở giai đoạn go live hệ thống ERP:

Chỉnh sửa thời gian nếu cần

Trong hầu hết các trường hợp, vận hành sẽ hoạt động như mong đợi và ngay cả khi cần phải điều chỉnh, điều này sẽ chỉ kéo dài thời gian của dự án trong một khoảng thời gian ngắn. Các lý do cho các tiện ích mở rộng thời gian khác nhau, từ các ứng dụng của bên thứ ba có lợi được giới thiệu ra thị trường, đến việc đảm bảo việc triển khai của bạn được điều chỉnh đến mức hoàn hảo.

Kết quả là một hệ thống linh hoạt và mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng, vì vậy sự chậm trễ nhỏ này sẽ chứng tỏ là một thành công, đặc biệt là về lâu dài.

Giảm thiểu rủi ro

Kiểm tra sự chấp nhận của người dùng là chìa khóa vì nó đảm bảo người dùng cuối có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả để giảm thiểu rủi ro. Điều này có thể được thực hiện thông qua đào tạo về các lĩnh vực chính trong quá trình thực hiện để đảm bảo vận hành thành công.

Có thể kiểm tra các sản phẩm dự án được phân phối

Điều này có thể được thực hiện bằng cách tạo một danh sách kiểm tra trực tiếp để đảm bảo bạn có tất cả các quy trình theo thứ tự. Danh sách kiểm tra vận hành bao

gồm các yếu tố như các nguồn lực phù hợp có sẵn và hệ sinh thái phân phối chuyển đổi, đảm bảo các đối tác phù hợp và chuyên môn bên ngoài luôn sẵn sàng.

Triển khai một hệ thống phần mềm mới cung cấp nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bạn. Trong trường hợp, hệ thống ERP có thể tập trung dữ liệu kinh doanh quan trọng, giúp các phòng ban làm việc dễ dàng hơn, truy cập thông tin theo yều cầu và hơn thế nữa.

Một vài lợi ích khác của triển khai hệ thống phần mềm ERP bao gồm:

Quản lý thời gian tốt hơn

Khả năng tự động hóa các công việc tốn nhiều thời gian có nghĩa là bạn có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng hơn. Ví dụ về các quy trình tự động có triển khai bao gồm lập lịch trình nâng cao và lập báo cáo dữ liệu theo khoảng thời gian (ví dụ: hàng tháng), mang lại lợi ích cho hiệu quả của việc ra quyết định.

Nâng cao tổ chức

Hợp lý hóa các quy trình của bạn một cách hiệu quả với phần mềm quản lý tất cả các hoạt động trong một gói. Với các công cụ báo cáo nâng cao, dễ dàng phân tách và sắp xếp dữ liệu từ cơ sở dữ liệu chi tiết, được biên dịch, nơi mọi thông tin luôn có thể truy cập.

Khả năng hiển thị theo thời gian trong các quy trình

Có cái nhìn đầy đủ về những khách hàng hiện đang tương tác với doanh nghiệp và theo dõi trạng thái đơn đặt hàng của họ. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc liên kết hệ thống ERP với CRM, tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các nhóm bằng cách kết hợp các phòng ban lại với nhau.

Nâng cao khả năng thay đổi

Hệ thống ERP cho phép bạn xem dữ liệu từ tất cả các phòng ban của mình, cung cấp hiểu biết đầy đủ về các quy trình kinh doanh và nơi bạn có thể cải thiện

Ví dụ: quản lý hàng tồn kho - giờ đây bạn có thể kiểm tra chi tiêu cho hàng hóa có thể đã bị bỏ xót và nhanh chóng đặt hàng cho hàng mới khi sắp hết.

Một số lợi ích bổ sung của hệ thống ERP, cụ thể là các giải pháp được xây dựng trên nền tảng đám mây:

• Các bản cập nhật chức năng và kỹ thuật được tự động hóa bởi một nhà cung cấp như Microsoft
• Cắt giảm chi phí của bạn - nhà cung cấp sẽ xử lý tất cả các chi phí liên quan đến việc thiết lập hệ thống
• Cho phép bạn sử dụng các phiên bản phần mềm mới nhất - nhà cung cấp sẽ giám sát hệ thống, theo dõi các bản cập nhật và tự động phát hành các bản mới
• Dễ dàng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi - vì dữ liệu của bạn được lưu trữ trên đám mây nên bạn có thể truy cập dữ liệu đó ngay cả khi đang di chuyển
• Dễ dàng điều chỉnh quy mô lớn hoặc nhỏ
• Bảo mật dữ liệu nâng cao, với các chuyên gia bảo mật giám sát dữ lệu 24/7
• Được xây dựng tính linh hoạt với hệ thống, có nghĩa là bất kể số lượng người dùng lớn hay nhỏ, vẫn sẽ mang lại kết quả như nhau.

Điều này phần lớn phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn. Đối với các công ty lớn hơn, có thể mất vài năm trong khi đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), việc triển khai phần mềm mới có thể chỉ mất vài tháng. Tuy nhiên, có những yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến độ dài của dự án ERP của bạn, bao gồm:

• Tùy chỉnh tổng thể của hệ thống ERP, bao gồm các ứng dụng và cấu hình của bên thứ ba
• Các khả năng cần thiết để thực hiện, chẳng hạn như duy trì sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan trong suốt dự án và thúc đẩy các kết quả thực hiện dự án
• Các nguồn lực cần thiết, bao gồm kiểm tra sự chấp nhận của người dùng (UAT) và chuyên môn kỹ thuật

Khi hệ thống ERP thống nhất các thông tin, sẽ cung cấp một nguồn duy nhất cho tất cả các phòng ban. Kết quả là, sự hợp tác giữa các nhóm được cải thiện với khả năng theo dõi mức độ tương tác của khách hàng bằng cách liên kết hệ thống với CRM hiện có, trải dài trên tất cả các phòng ban.

Thông tin khách hàng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn để truy cập trong doanh nghiệp, nhân viên có thể tập trung vào các dự án ưu tiên hơn là tìm kiếm thông qua các hệ thống lỗi thời, khác biệt, tận dụng thời gian của họ một cách hợp lý.

Một số sơ suất có thể gặp phải

Có một số lợi ích đến từ việc triển khai phần mềm; tuy nhiên, bạn có thể gặp phải một số sơ suất mà có thể không rõ ràng trong khi lập kế hoạch triển khai tính năng này trong doanh nghiệp của bạn. Mặc dù khả năng điều này xảy ra rất thấp nếu bạn đã chuẩn bị đầy đủ, nhưng việc triển khai phần mềm có thể không diễn ra theo đúng kế hoạch. Điều này có thể là kết quả của:

• Không kiểm tra đúng phần mềm mới - Ngay cả khi bản nâng cấp của bạn trông giống như hệ thống cũ, việc xác nhận sự cần thiết phải kiểm tra kỹ lưỡng phần mềm và hiểu đầy đủ về cách hoạt động của nó
• Không sắp xếp các mục tiêu và tư duy giữa các nhóm bên liên quan để họ có thể thấy giá trị gia tăng trong việc triển khai phần mềm mới
• Nhiều doanh nghiệp không đặt ra được những kỳ vọng thực tế khi bắt đầu dự án. Bằng cách không có một kế hoạch rõ ràng và biết những mục tiêu bạn muốn đạt được, bạn sẽ không biết khi nào / liệu dự án có thể được coi là thành công hay không.

Giải quyết những thách thức

Để giải quyết những thách thức này, bạn nên vạch ra các điểm chuẩn và mục tiêu trước khi thực hiện để bạn có thể theo dõi dự án của mình đang ở giai đoạn nào. Các lý do tại sao việc triển khai có thể đi lệch hướng bao gồm việc không giải quyết được sự thay đổi trong hoạt động của bạn, thiếu cam kết từ các bên liên quan và không nhận ra giá trị của hệ thống mới cũng như cách nó có thể mang lại lợi ích cho các quy trình hiện tại của bạn.

Các bước như sau:

• Tạo ra văn hóa đổi mới - Bạn nên đặt mục tiêu cho nhân viên tham gia vào nhiều dự án nhất có thể, nơi họ có thể bày tỏ mối quan tâm của riêng mình, để họ hỗ trợ đổi mới và cải thiện kế hoạch hiện tại của bạn
• Luyện tập, cho phép trải nghiệm thực tế, thực hành với việc triển khai phần mềm
• Đào tạo 1-1 để họ có thể tạo những ý tưởng và nắm bắt cơ hội độc đáo có thể chưa được thể hiện như một nhóm
• Ưu tiên các hoạt động của các bên liên quan, bao gồm lập bản đồ hành trình và nâng cao nhận thức khi sáng kiến tiến triển
• Ưu tiên các hoạt động của các bên liên quan, bao gồm lập bản đồ hành trình và nâng cao nhận thức khi có sáng kiến
• Đưa các nhà đổi mới bên ngoài vào - Điều quan trọng là bạn có thể thiết lập các ý tưởng mới, sáng tạo khi làm việc với các công ty bên thứ ba, cho phép bạn khám phá các cơ hội và giảm nguy cơ xảy ra sai sót
• Tuyển dụng một lực lượng lao động sáng tạo - Hãy chú ý đến những cá nhân sáng tạo cho nhóm của bạn để bạn có thể mang lại một loạt các ý tưởng mới.