Bài học kinh nghiệm từ việc triển khai hệ thống ERP

Thách thức lớn nhất liên quan đến triển khai ERP đó là không xác định được rõ ràng thời gian dành cho giai đoạn phân tích trước khi triển khai dự án. Nếu bạn bỏ qua các khía cạnh quan trọng của việc triển khai dự án toàn diện (bao gồm lịch trình triển khai, quản trị nguồn lực hoặc lập bản đồ chuyển đổi), điều này sẽ tạo ra khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và thành công chung của bất kỳ quá trình triển khai nào.

Hãy xem xét một số thách thức khác có thể phát sinh:

• Giới hạn dự án ERP cho một bộ phận – như đã đề cập, dự án cần phải là một dự án kinh doanh với sự tham gia của các bên liên quan, các phòng ban cùng chịu trách nghiệm và chia sẻ công việc. Nếu trọng tâm hoàn toàn nằm ở bộ phận CNTT hoặc Tài chính, điều này sẽ hạn chế cơ hội thành công do thiếu sự hỗ trợ khi đi vào giai đoạn go-live hệ thống.
• Không dành đủ thời gian cho giai đoạn phân tích – rất dễ  để chỉ tập trung vào khía cạnh công nghệ của dự án triển khai. Tuy nhiên, nếu không có sự hiểu biết đầy đủ về những công nghệ này có thể giúp gì cho doanh nghiệp, bạn sẽ phải đối mặt với thách thức là các quy trình hiện tại sẽ được vận hành như thếnào.
• Không hợp tác với đối tác triển khai hệ thống: với chuyên môn triển khai các dự án, đối tác NaviWorld có thể cung cấp hệ thống hoàn chỉnh được thiết kế để phù hợp với các yêu cầu chức năng của khách hàng
• Triển khai không đúng thời điểm – các ảnh hưởng khách quan từ bên ngoài như thiếu lao động, Covid-19 mang đến những thách thức riêng, có thể cản trở tiến độ chung của dự án. Điều này có thể dẫn đến tăng chi phí và thiếu niềm tin vào các quy trình quản lý thay đổi

Một chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả đảm bảo rằng những người phù hợp sẽ tham gia vào đúng phần của dự án. NaviWorld thừa nhận rằng thay đổi phải là một quá trình liên tục không có điểm kết thúc, đảm bảo các nhóm nhận thức được bất kỳ cập nhật nào để duy trì chu trình quản lý thay đổi.

Đây là giá trị mà việc triển khai một hệ thống ERP mang lại:

• Tạo động lực cho nhân viên nhờ các cách thức làm việc hiệu quả hỗ trợ bởi công nghệ số
• Nâng cao trải nghiệm của khách hàng với cơ sở dữ liệu tập trung, cung cấp dữ liệu đáng tin cậy
• Tăng hiệu suất kinh doanh, giảm thiểu lãng phí

Để khách hàng tận dụng tối đa lợi ích của một dự án ERP, các bên liên quan cần có tư duy phù hợp với mục tiêu của dự án.

Kiểm thử luôn là bước quan trọng chuẩn bị cho việc chính thức sử dụng hệ thống mới (go-live), nếu bạn đánh giá thấp vai trò của bước này sẽ dẫn đến các vấn đề dự án. Cuối cùng, cần đảm bảo rằng hệ thống mới sẽ không ảnh hưởng đến các tích hợp hoặc quy trình khác trước khi quá muộn và sau khi go-live hệ thống. UAT (Kiểm tra sự chấp nhận của người dùng) nên được thực hiện thường xuyên, cho phép bạn xác nhận các thay đổi và hiểu đầy đủ về cách hoạt động của phần mềm.

Các mẹo khi kiểm thử hệ thống ERP:

• Lưu lại các kịch bản kiểm thử (test case) đã thực hiện rút kinh nghiệm từ các lỗi sai trước đây, và giúp thực hiện các thay đổi tiếp theo
• Cố gắng “phá vỡ” hệ thống – điều này có vẻ phản trực quan, tuy nhiên, có cách nào khác để bạn có thể  thực sự am hiểu về hệ thống phần mềm  vận hành như thế nào trong các tác vụ hàng ngày?
• Dành đủ thời gian để triển khai giải pháp ERP và thiết lập quyền bảo mật – nếu điều này  cho đến phút cuối cùng vẫn chưa thực hiện, các quy tắc mới trong hệ thống có thể dẫn đến lỗi khi bạn không có đủ thời gian để xác định lỗi và kiểm thử một cách cẩn thận.