Cách đánh giá giải pháp ERP trong 6 bước

Như một bước tiến lớn, cả về tổ chức và tài chính, bạn muốn chắn chắn sự phát triển cho hệ thống ERP là thành công. Để điều đó hiệu quả, bạn cần xác định các chức năng của hệ thống ERP và đánh giá toàn bộ quá trình.

Để đánh giá chúng ta có thể phân biệt giữa hệ thống ERP mới hoặc nâng cấp hệ thống ERP đang sử dụng.

Nếu bạn chưa quen với hệ thống ERP mới, bạn có thể muốn xác định bất kỳ phần mềm hoặc hệ thống hiện tại nào sẽ trở nên dư thừa sau khi triển khai ERP. Hoặc để đánh giá cơ sở hạ tầng hiện tại nào cần thích ứng trước khi cài đặt ERP, để tính toán và đánh giá tổng chi phí sở hữu, để ước tính khung thời gian có thể triển khai và xác định các lý do có thể gây chậm trễ.

Khi bạn muốn nâng cấp/cập nhật giải pháp ERP hiện tại của mình, bạn muốn đánh giá các chương trình hiện tại, các lĩnh vực cần cải tiến, mức độ tăng trưởng của doanh nghiệp bạn đã tác động đến hệ thống và tính toán chi phí cũng như lợi ích của việc lựa chọn giải pháp ERP mới và cải tiến.

Khi nào là thời điểm triển khai ERP? Chà, có một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi mình để ước tính xem đã đến lúc bắt đầu tìm cách hợp lý hóa các hoạt động của mình hay chưa.

Chúng ta có đủ minh bạch trong hoạt động của mình không?

Nếu các hoạt động của bạn thiếu dữ liệu và báo cáo theo thời gian thực, sẽ rất khó để đưa ra các quyết định được chứng minh bằng dữ liệu và thường dẫn đến các hoạt động phức tạp có thể trở nên đơn giản khi sử dụng ERP.

Chúng ta có sử dụng các hệ thống không hỗ trợ vì chúng không còn đáp ứng nhu cầu?

Công ty có sử dụng vô số hệ thống phần mềm mà dường như không còn đáp ứng nhu cầu nữa không? Sau đó, có lẽ đã đến lúc chuyển sang giải pháp đầu cuối.

Chúng ta có bỏ lỡ các cơ hội chỉ vì các hoạt động chưa sẵn sàng hành động theo chúng không?

Nếu hệ thống không đáp ứng được nhu cầu, thì những cơ hội đó sẽ vuột khỏi tầm tay vì quy trình sản xuất chưa sẵn sàng để mở rộng quy mô nhanh chóng.

Chúng tôi muốn mở rộng ra toàn cầu, nhưng hệ thống hiện tại của chúng tôi không cho phép?

Vâng, điều này nói cho chính nó. Nếu các hệ thống hiện tại của bạn cản trở bạn thực hiện các mục tiêu mở rộng toàn cầu, thì đã đến lúc thay đổi nó và đảm bảo rằng công ty của bạn đã sẵn sàng để theo đuổi tiềm năng của mình, cho dù đó là ở địa phương hay toàn cầu.

Đánh giá ERP trong một vài bước đơn giản

Triển khai giải pháp ERP sẽ tạo ra sự thay đổi 360 độ trong cách làm việc. Tất nhiên là để tốt hơn, nhưng đó là sự thay đổi mà công ty và nhân viên cần phải làm quen. Nhóm của bạn cần phải hoàn toàn cam kết thực hiện nhiệm vụ này. Chuẩn bị cho toàn bộ quá trình sẽ giúp tập trung vào kết quả, duy trì động lực cho nhóm và ngăn ngừa các tình huống bất ngờ. Trong bước này, bạn nên tự hỏi mình một vài câu hỏi:

1. Hiệu quả hoạt động hiện tại là gì và giải pháp ERP sẽ/có thể cải thiện điều này như thế nào?
2. Quản lý hàng tồn kho hiện nay như thế nào? Và điều này sẽ như thế nào khi sử dụng ERP? Tác động của dự báo chính xác, kiến thức về dữ liệu thời gian thực và quản lý kho hàng tốt hơn sẽ như thế nào?
3. Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta minh bạch hơn trong toàn bộ quy trình bán hàng? Điều này sẽ giúp chúng ta phát triển như thế nào?

Tác động của dữ liệu thời gian thực liên quan đến chi phí sản xuất và doanh thu đối với sự tăng trưởng là gì?

Trong bước này, đã đến lúc xác định mục tiêu và nhu cầu. Khi xác định mục tiêu, bạn sẽ tự động nghĩ về những gì bạn mong đợi từ việc triển khai ERP và những thách thức nào mà điều này sẽ giải quyết trong ngắn hạn và dài hạn

Bạn cần xác định và vạch ra tương lai của công ty mình và tất cả các quy trình hiện tại, cũng như xác định cách ERP sẽ cải thiện từng quy trình này.

Đừng quên thiết lập nhu cầu cụ thể, điều này sẽ chuyển thành các chức năng ERP không thể thiếu của công ty.

Suy nghĩ về nhu cầu và mục tiêu của công ty, bạn có thể ước tính mức độ đầu tư bạn cần, hoặc bạn có thể đầu tư bao nhiêu tiền cho giải pháp tiềm năng.  Trong bước này 2 tính toán quan trọng phải xem xét, là Tổng chi phí sở hữu (TCO) và Lợi tức đầu tư (ROI).

Doanh nghiệp đã hoàn toàn sẵn sàng để triển khai và đã xác định được mục tiêu cũng như nhu cầu của mình khi triển khai giải pháp ERP. Bây giờ, đã đến lúc xem xét tất cả các giải pháp khả thi và tìm ra sự phù hợp hoàn hảo. Trong bước này, bạn sẽ phải lập danh sách rút gọn các nhà cung cấp tiềm năng với từng ưu điểm và nhược điểm của họ.

Danh sách trước đây của bạn đã được rút ngắn chỉ còn một vài giải pháp ERP. Nhiệm vụ khó khăn nhất lúc này là lựa chọn một thứ phù hợp nhất với mục tiêu, nhu cầu và triết lý kinh doanh tổng thể của bạn. Trước khi đưa ra quyết định hãy yêu cầu người bán/nhà phát triển trình diễn và thu hút sự tham gia của những người quan trọng nhất trong nhóm

Đừng ngại hỏi những yêu cầu phỏng vấn sau đây:

1. Giải pháp có thể giải quyết tất cả, nếu không muốn nói là hầu hết, các nhu cầu của chúng tôi, hỗ trợ sự phát triển và hợp lý hóa các quy trình của chúng tôi không?
2. Chi phí triển khai là bao nhiêu và có được phát hành hóa đơn không?
3. Dịch vụ sau khi triển khai sẽ như thế nào?

Câu hỏi đối với ngành đồ uống cụ thể như sau:

1. Bạn có kiến thức cụ thể về ngành về những thách thức mà các công ty nước giải khát phải đối mặt, chẳng hạn như hàng tồn kho, truy xuất nguồn gốc, tuân thủ, thu hồi sản phẩm và ngày hết hạn không?
2. Bạn đã có kinh nghiệm trước đó với công ty đồ uống và sẽ hỗ trợ họ mỗi ki có yêu cầu cụ thể không?
3. Có những trường hợp tương tự trong ngành không?

Bước cuối cùng, trước khi quyết định một giải pháp phù hợp là sẽ nhìn ra những linh hoạt mà giải pháp ERP mang lại. Bạn nên thiết lập giới hạn về thời gian và chức năng của giải pháp ERP. Giải pháp có thể phát triển khi công ty phát triển không, và giải pháp sẽ tồn tại trong bao lâu? Ví dụ, giải pháp đám mây, trái ngược với giải pháp tại chỗ, các tùy chọn linh hoạt và khả năng mở rộng hơn cho tương lai. Hãy chắc chắn rằng các điểm mạnh và hạn chế của tất cả các mô hình triển khai và chọn một mô hình phù hợp với điểm mấu chốt của doanh nghiệp.

Lựa chọn giải pháp ERP là một trong những quyết định quan trọng nhất mà công ty sẽ đưa ra, vì nó sẽ có ảnh hưởng lâu dài đến sự thành công. Hãy dành thời gian để xem qua toàn bộ phương pháp đánh giá và nỗ lực tiến hành một cuộc kiểm tra kỹ lưỡng và toàn diện. Nó sẽ chỉ giúp bạn chuẩn bị tốt và chọn phần mềm phù hợp hoàn hảo cho công ty.