10 điều cần biết trước khi lựa chọn phần mềm ERP

Về cơ bản bạn có ba lựa chọn khi tìm kiếm một phần mềm ERP mới: tự xây dựng giải pháp ERP cho riêng doanh nghiệp, tùy chỉnh một giải pháp ERP tiêu chuẩn theo nhu cầu hoặc chọn giải pháp ERP được phát triển, tối ưu hóa và điều chỉnh phù hợp để đáp ứng các nhu cầu cụ thể trong lĩnh vực của mình.

Các phần mềm ERP theo ngành cụ thể thường phản ánh một cách thức tối ưu và hiệu quả đã được chứng minh để thực hiện từng quy trình kinh doanh trong một công ty. Điều này sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh hiệu quả và cạnh tranh hơn.

Một lợi ích khác của phần mềm ERP theo từng ngành cụ thể là được phát triển bởi một nhà cung cấp có hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp và kinh nghiệm từ vô số các dự án tương tự. Điều này đảm bảo rằng bạn có được những cố vấn tốt nhất, giảm rủi ro và chi phí cho dự án. Đồng thời việc triển khai sẽ diễn ra nhanh hơn.

Như vậy tại sao doanh nghiệp của bạn cần phải xây dựng phần mềm ERP từ đầu trong khi đã có một giải pháp đã chứng minh được giá trị đối với nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực tương tự?

Đầu tư vào một phần mềm ERP mới là một khoản đầu tư đáng kể. Khi mua một phần mềm ERP, hãy nghĩ đến Tổng chi phí sở hữu (TCO). TCO thường bao gồm các chi phí trực tiếp và gián tiếp như phí định kỳ của ứng dụng hoặc phí phần mềm, ứng dụng, thiết kế, cấu hình và triển khai, quản trị, bảo trì và đào tạo.

Tránh các chi phí tiềm ẩn - tảng băng có thể nhấn chìm các dự án

Mặc dù nhiều công ty có áp dụng TCO vào quy trình tính mua hàng, nhưng họ thường đánh giá thấp chi phí ẩn của một giải pháp công nghệ mới, điều này có thể dẫn đến hậu quả tiêu cực.

Ví dụ: nếu bạn không có các nguồn lực cần thiết để duy trì một giải pháp đầy đủ, bạn có thể bỏ qua nâng cấp để giữ cho giải pháp hoạt động an toàn và đạt hiệu suất cao nhất. Hoặc nếu tính toán không đủ thời gian và chi phí cần thiết cho việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới, thì khả năng về tăng hiệu suất sẽ bị mất.

Luôn so sánh yếu tố TCO với các giải pháp cạnh tranh

Bạn có thể băn khoăn khi hai giải pháp cung cấp các lợi ích gần như tương đương trong một khoảng thời gian xác định, nhưng có các loại chi phí khác nhau liên quan đến việc mua lại, bảo trì và vận hành. Việc so sánh TCO giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn.

Thông thường, các nhà cung cấp có thể thay đổi chiến lược hoặc bị mua lại. Trong trường hợp đó, khoản đầu tư của họ cho phần mềm đó có thể dừng lại và lộ trình sẽ kết thúc. Phần mềm của doanh nghiệp không còn được nâng cấp, cải tiến hoặc có những chức năng mới. Hãy thử hình dung hậu quả của việc thiếu hỗ trợ trong tương lai của nhà cung cấp khi có các yêu cầu quy định mới phát sinh.

Doanh nghiệp tất nhiên cần phải tập trung mọi nguồn lực vào việc phát triển sản xuất hơn là vật lộn với những thách thức công nghệ. Bạn nên tìm kiếm một phần mềm ERP phát triển chuyên biệt cho ngành mình trên công nghệ đã được chứng minh và phù hợp với tương lai từ một nhà cung cấp phần mềm có chiến lược, sự tập trung lâu dài vào liên tục nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Đừng đặt doanh nghiệp mình vào rủi ro bằng cách chọn một nền tảng có vẻ hấp dẫn ngày hôm nay nhưng có thể trở nên lỗi thời vào ngày mai.

Thời gian triển khai phần mềm ERP kéo dài tương đương với chi phí triển khai tốn kém và nhiều rủi ro. Bước đầu tiên để giảm thiểu rủi ro của một dự án ERP kéo dài và tốn kém là tập trung vào thời gian triển khai trung bình của giải pháp mà bạn đang xem xét.

Thị trường thay đổi và doanh nghiệp của bạn cũng vậy. Điều này có nghĩa là quy trình làm việc của doanh nghiệp có thể thay đổi khi các ưu tiên và yêu cầu thay đổi. Bạn cần đảm bảo rằng phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp mình có thể nắm bắt được cả những thay đổi dự kiến và bất ngờ. Giúp cho các quy trình kinh doanh duy trì tính linh hoạt và khả năng thích ứng.

Khi lựa chọn một phần mềm quản lý doanh nghiệp, bạn cần xem xét đến chiến lược mở rộng trong tương lai. Cân nhắc xem bạn muốn triển khai loại ERP nào trong ngắn hạn và dài hạn - và đảm bảo rằng phần mềm ERP mà bạn đang xem xét hỗ trợ các kế hoạch của mình. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, hãy đảm bảo rằng giải pháp đó hỗ trợ triển khai một phiên bản duy nhất, hay đa phiên bản và mô hình tối ưu hóa mạng lưới (hub-and-spoke). Bằng cách này, bạn có thể linh hoạt tối đa cho hoạt động trong tương lai, bất kể doanh nghiệp có thể đi theo con đường nào.

Hãy chắc chắn rằng bạn chọn một hệ thống được tạo ra theo mô hình phân hệ. Tính mô-đun cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa một quy trình kinh doanh duy nhất, liên kết nhiều lĩnh vực và quy trình với nhau hoặc suy nghĩ lại về toàn bộ chuỗi giá trị của mình.

Khi bạn đang tìm kiếm một giải pháp mô-đun, hãy cẩn thận với các mô-đun riêng biệt có thể đã được viết vào các thời điểm khác nhau bởi các lập trình viên khác nhau. Giao diện có thể khá khác nhau giữa các mô-đun. Các mô-đun riêng biệt cũng có thể có dữ liệu trùng lặp hoặc dư thừa. Vì vậy, khi bạn đang tìm kiếm phần mềm quản trị doanh nghiệp của mình, hãy nhớ xem xét kỹ hơn từng giải pháp - liệu chúng có thực sự phù hợp với nhau không?

Thiết bị di động là một phần mở rộng quan trọng của phần mềm ERP. Sự kết hợp giữa thiết bị di động và hệ thống kinh doanh ERP trao quyền cho nhân viên và giúp họ có thể tương tác đầy đủ hơn với đồng nghiệp và khách hàng của mình.

Các phần mềm ERP trên thiết bị di động cung cấp khả năng truy cập theo thời gian thực vào các hoạt động kinh doanh. Có thể tăng lợi nhuận một cách đều đặn thông qua chi phí giao dịch thấp hơn, cải thiện dòng tiền, tăng cường giao tiếp và quan hệ khách hàng tốt hơn. Mặc dù các ứng dụng ERP di động sẽ chưa có khả năng thay thế hoàn toàn các ứng dụng ERP cài đặt trên máy tính để bàn truyền thống trong tương lai gần, nhưng chúng giúp đáp ứng nhu cầu về tính nhanh nhẹn và linh hoạt trong môi trường kinh doanh đang thay đổi ngày nay.

Các phần mềm ERP hiện đại giúp doanh nghiệp lấy dữ liệu và tạo báo cáo chỉ bằng một nút bấm, truy cập thông tin tốt hơn để dẫn đầu đối thủ. Theo dõi hiệu suất trong quá khứ và hiện tại để đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Để thực hiện việc ra quyết định tốt hơn, doanh nghiệp nên sử dụng một nền tảng ERP cung cấp cả các tùy chọn báo cáo phong phú và tích hợp nhuần nhuyễn với các công cụ Business Intelligence (BI) hàng đầu và đã được chứng minh, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, v.v… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp, nhân viên, ban quản lý và thành viên hội đồng quản trị làm có thể theo dõi được thông tin khi cần.

Sự khác biệt cơ bản giữa ERP tại chỗ và ERP đám mây rất rõ ràng. Các giải pháp ERP tại chỗ được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ của công ty bạn và sau đó được quản lý bởi nhân viên CNTT của bạn. Trong khi ERP bản cloud - còn được gọi là SaaS (Software-as-a- Service) được cung cấp như một dịch vụ. Với kiểu triển khai này, phần mềm ERP và dữ liệu liên quan của nó được nhà cung cấp ERP quản lý tập trung (trong công nghệ điện toán đám mây) và được khách hàng truy cập bằng trình duyệt web.

Việc đưa ra lựa chọn giữa cloud và on-premise phải dựa vào tình hình hiện tại và tương lai của công ty. Dưới đây là một số điểm cần xem xét:

• Chi phí sở hữu
• Hiệu suất hệ thống và khả năng truy cập
• Tốc độ triển khai

Bạn cần tìm kiếm một nhà cung cấp đủ năng lực cạnh tranh để hỗ trợ doanh nghiệp với cả hai mô hình. Họ phải biết những ưu điểm và nhược điểm của cả hai mô hình triển khai.

Bạn muốn chắc chắn rằng nhà cung cấp giải pháp đã triển khai thành công các dự án cùng lĩnh vực kinh doanh với mình? Hãy tham khảo ít nhất ba khách hàng của họ. Hỏi họ xem điều gì đã đúng, điều gì đã sai và những gì họ có thể đã làm khác đi.

Nếu một nhà cung cấp không thể cung cấp ít nhất ba khách hàng hài lòng, có thể xác minh được, thì nhà cung cấp đó có thể không có trải nghiệm bạn cần.

Theo Drink-IT