Lựa chọn phần mềm kế toán hay giải pháp phần mềm ERP?

Trước khi bắt tay vào thực hiện các chiến lược và kế hoạch tổng quan hay chi tiết, việc đầu tiên là doanh nghiệp cần hiểu rõ hoạt động kinh doanh của mình. Việc hiểu rõ không chỉ dừng lại ở các vấn đề nội bộ như con người, sản phẩm hay quy trình, mà còn đặt doanh nghiệp trong ngữ cảnh môi trường kinh doanh. Doanh nghiệp cần trả lời được các câu hỏi về khả năng cạnh tranh của mình; xác định được đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh; không chỉ ở hiện tại mà hướng đến tầm nhìn và các mục tiêu trung hạn và dài hạn.

Phần mềm kế toán được hiểu như một ứng dụng hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ của bộ phận kế toán trong doanh nghiệp. Các phần mềm kế toán từ đơn giản đến nâng cao đều có đặc điểm chung là cung cấp các chức năng đáp ứng những chuẩn mực tài chính kế toán nhất định. Ưu điểm của chúng là tính tuân thủ các chuẩn mực từ nghiệp vụ đến biểu mẫu, báo cáo chặt chẽ do tập trung vào một phạm vi chức năng nhất định.

Tuy nhiên để các con số thực sự có ý nghĩa, phản ánh vấn đề, xu hướng và phân tích chuyên sâu hoạt động kinh doanh theo đặc thù của mỗi doanh nghiệp, thì phần mềm kế toán là chưa đủ. Do dữ liệu lưu trữ ở dạng đơn giản và phục vụ cho hoạt động của một bộ phận kế toán. Trong khi muốn phân tích toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, dữ liệu cần giàu tham số hơn.

Khi đó một giải pháp ERP với dữ liệu chảy xuyên suốt và kết nối toàn bộ các bộ phận, nghiệp vụ và quy trình sẽ cung cấp được các báo cáo quản trị nội bộ. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, các báo cáo thông minh như vậy có vai trò đặc biệt quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định và định hướng kinh doanh. Tất nhiên, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu kinh doanh của các giải pháp quản lý kinh doanh độc lập với số liệu tài chính, kế toán. Tuy nhiên tính chính xác của dữ liệu sẽ giảm bớt và cần kiểm tra đối chiếu khi phát sinh chênh lệch số liệu từ các nguồn khác nhau.

Khi xem xét chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý, các doanh nghiệp sẽ quan tâm đến tổng chi phí bao gồm chi phí trực tiếp (mua và cài đặt) và các chi phí gián tiếp (vận hành, bảo trì và đào tạo). Rõ ràng là việc mua và sử dụng phần mềm kế toán sẽ có chi phí thấp hơn so với việc đầu tư một giải pháp ERP. Tuy nhiên nếu coi giải pháp phần mềm ERP như một khoản đầu tư hay một tài sản trong doanh nghiệp, thì chi phí này không phải là không thể xem xét.

Hơn nữa, lộ trình đầu tư cho một giải pháp ERP là linh hoạt. Đặc biệt là công nghệ đám mây giúp doanh nghiệp có thể ứng dụng giải pháp ERP với chi phí ban đầu hợp lý, mở rộng theo quy mô và mức tăng trưởng của doanh nghiệp.

Giải pháp phần mềm nào có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn nữa, theo từng giai đoạn phát triển, đáp ứng được các chuyển đổi kinh doanh của doanh nghiệp xu hướng và theo thị trường?

Tùy thuộc vào tầm nhìn và mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xác định được rõ nhu cầu của mình là phần mềm nào, trong giai đoạn nào và khai thác trong bao nhiêu lâu.

Các ứng dụng phần mềm là xu hướng tất yếu trong các hoạt động quản lý nhà nước và kinh doanh. Doanh nghiệp nên cân nhắc khả năng tích hợp của phần mềm kế toán hoặc phần mềm ERP sẽ lựa chọn với các ứng dụng thứ ba như các phần mềm hóa đơn, thuế, các giao dịch ngân hàng điện tử… Qua đó giúp tối ưu hoạt động vận hành của doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai.

Khi doanh nghiệp càng phát triển, số lượng nhân sự càng tăng, một yếu tố rất được quan tâm là khả năng bảo mật của phần mềm. Hãy xem xét phần mềm kế toán hoặc phần mềm ERP có cho phép phân quyền, nhận biết vai trò người dùng khi truy cập, truy vết và kiểm soát các sai sót phát sinh trong quá trình sử dụng không.

Để lựa chọn được giải pháp phần mềm kế toán hoặc phần mềm ERP phù hợp, doanh nghiệp cần xác định được các ưu tiên, đặt nhu cầu và định hướng kinh doanh làm trọng tâm. Nếu doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi và triển khai một giải pháp phần mềm Erp toàn diện, nhiều tiêu chí về một phần mềm ERP cần được xác định chi tiết hơn để đảm bảo đó sẽ là nền tảng hỗ trợ tối ưu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu bạn vẫn còn nhiều băn khoăn, đừng ngần ngại liên hệ với NaviWorld Việt Nam - đối tác hạng vàng của Microsoft. Các chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn giúp bạn lựa chọn được giải pháp quản lý tài chính, kinh doanh tiên tiến, được công nhận toàn cầu.

** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam