Bài học triển khai phần mềm quản lý bán hàng thời trang thành công từ Tập đoàn H&M

Claes Söderström - điều phối viên phân phối tại H&M cho biết: “Khi chúng tôi triển khai Microsoft 365, chúng tôi đã có một cách tiếp cận cởi mở ngay từ đầu. Chúng tôi muốn thúc đẩy việc áp dụng Power Platform một cách nhanh chóng và truyền cảm hứng cho nhân viên xây dựng các giải pháp kinh doanh của riêng họ”.

Cả quản lý và nhân viên đều hài lòng với kết quả ban đầu và sự phát triển được đẩy nhanh. Nhưng sự thành công nhanh chóng cũng kéo theo những lo ngại. Khi công ty tiếp cận 1.500 ứng dụng, và với hơn 30.000 người dùng Power Platform, H&M nhận ra rằng họ cần một cách tiếp cận có kiểm soát hơn để triển khai, phát triển và hỗ trợ phần mềm quản lý bán hàng thời trang.

Helena Forsberg - kiến trúc sư giải pháp Microsoft 365 tại H&M cho biết: “Chúng tôi biết rằng cần áp dụng các biện pháp kiểm soát tốt hơn để duy trì bảo mật và quản trị, nhưng đồng thời, chúng tôi muốn thúc đẩy một môi trường nơi mọi người có thể tiếp tục xây dựng các giải pháp, phần mềm quản lý bán hàng thời trang tuyệt vời trên nền tảng này”.

Đó là lý do hình thành kế hoạch xây dựng Power Platform Center of Excellence (CoE).

Sử dụng các tài nguyên và các phương pháp tốt nhất của Microsoft, nhóm thiết lập CoE dựa trên ba thành phần cốt lõi: các công cụ và quy trình quản trị để giúp thiết lập các rào cản kỹ thuật số cho sự phát triển Power Platform. Cộng với hai bộ tài nguyên bổ sung để đào tạo và trao quyền, truyền cảm hứng sự phát triển trong tương lai. Để phù hợp với cách tiếp cận cân bằng này, nhóm đặt tên cho CoE là H&M Group Center of Enablement.

Một trong những công cụ của Microsoft mà công ty thấy đặc biệt hưu ích là Center of Excellence (CoE) Starter Kit. 

Bao gồm trong bộ công cụ này là mẫu bảng điều khiển Power BI cung cấp cái nhìn tổng thể về cơ sở hạ tầng và hoạt động Power Platform của công ty. Forsberg cho biết: “Bảng điều khiển Power BI đi kèm với Microsoft’s Center of Excellence Starter Kit của Microsoft đã cung cấp cho chúng tôi tất cả các phép đo từ xa cần thiết để xác định các rủi ro tiềm ẩn trong Nền tảng Power”. Phép do từ xa ban đầu đó đã cung cấp cho công ty ba thông tin chi tiết chính.

Đầu tiên, nhóm nhận thấy rằng các ứng dụng đang được phát triển mà không có chính sách Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP). Điều này làm nguy cơ cho dữ liệu của công ty có thể vô tình bị lộ ra bên ngoài, chẳng hạn như trên các trang mạng xã hội. Ngoài ra còn có một số việc sử dụng các trình kết nối cao cấp, không được kiểm soát, cũng có thể dẫn đến chi phí bản quyền tăng. Và một vấn đề khác: các ứng dụng có mức sử dụng cao chỉ có một người sở hữu. Nếu người sở hữu này rời khỏi công ty, sẽ không có ai  hỗ trợ và bảo trì.

May mắn cho H&M, không có rủi ro nào trong số này gây ra bất kỳ vấn đề nghiêm trọng nào. Tốt hơn nữa, với kế hoạch CoE, công ty đã đi đúng hướng để giải quyết hiệu quả từng vấn đề.

Phần đầu tiên trong kế hoạch CoE của H&M liên quan đến việc thiết lập cấu trúc, môi trường theo cấp độ để quản lý quyền truy cập của nhân viên vào các ứng dụng, quy trình và kết nối có sẵn. Các môi trường trong Power Platform cũng có thể được sử dụng để phân tách các ứng dụng có yêu cầu bảo mật khác nhau hoặc người dùng mục tiêu. Các chính sách bảo mật phù hợp được áp dụng dựa trên vai trò của từng nhân viên.

Tất cả nhân viên của H&M đều bắt đầu trong môi trường “Productivity” mặc định. Nhóm đã giới hạn môi trường đối với các kết nối tiêu chuẩn đi kèm với bản quyền Microsoft 365 E5. Các kết nối này đáp ứng hầu hết các nhu cầu phát triển cho các ứng dụng hay phần mềm quản lý bán hàng thời trang của công ty.

Tiếp theo là môi trường cho nhiều ứng dụng quan trọng hơn có thể yêu cầu kết nối cao cấp với các nguồn dữ liệu khác. Ở đây, các chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) được áp dụng để kiểm soát người dùng nào có thể sử dụng kết nối nào. Các nhân viên của H&M có thể yêu cầu quyền truy cập vào môi trường này bằng biểu mẫu trong SharePoint. Tương tự, họ có thể yêu cầu quyền truy cập vào môi trường cấp độ cao hơn, cho phép phát triển các ứng dụng sử dụng các kết nối tùy chỉnh.

• Kết quả

Nhóm có thể xử lý tất cả cấu hình và triển khai các môi trường cũng như các chính sách DLP liên quan trong trung tâm quản trị Power Platform. Một quy trình đơn giản được hoàn thành thông qua một loạt menu nhấp chuột đơn giản. Như Forsberg nói, “Chúng tôi chỉ mất hai tuần để hoàn thành việc thiết lập cấu trúc quản trị và bảo mật cũng như kiểm soát Power Platform cho tất cả 30.000 người dùng tại công ty”.

Sau khi nhân viên của H&M tạo ứng dụng hoặc quy trình cho phần mềm quản lý bán hàng thời trang, họ sẽ tự động nhận được email chào mừng. Thư dựa trên một mẫu từ CoE Starter Kit với quy trình liên quan. H&M đã tùy chỉnh thư với các đường dẫn liên kết đến tài nguyên đào tạo trực tuyến, bao gồm cả cộng đồng Power Platform của công ty trên Yammer. Một lần nữa, nhóm CoE đã có thể tận dụng hướng dẫn của Microsoft để phát triển cộng đồng này, đặc biệt chuyển sang Power Platform để khai thác các phương pháp hay nhất.

Cộng đồng này đã chứng tỏ hiệu quả đặc biệt đối với H&M. Söderström cho biết: “Chúng tôi đã thành công rực rỡ trong việc hỗ trợ và truyền cảm hứng cho người dùng phát triển giải pháp với cộng đồng Yammer của chúng tôi. Các người dùng phát triển giải pháp sẽ tìm thấy nhiều hướng dẫn kỹ thuật từ các đồng nghiệp trong trang web. Và nếu một chủ đề cần được bao quát hơn, nhóm CoE sẽ tham gia hướng dẫn.

• Vai trò tuyệt vời của Yammer

Yammer đóng vai trò như một nguồn tài nguyên quý giá cho Bộ phận trợ giúp toàn cầu (Global Helpdesk) tại H&M. Như Söderström nói: “Trong khi chúng tôi tạo Global Helpdesk để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng phát triển là nhân viên của chúng tôi, họ lại thường gửi người dùng cuối đến cộng đồng Yammer để được hướng dẫn thêm”.

Yammer cũng đang xôn xao với các cuộc thảo luận về các ứng dụng phát triển nội bộ mới nhất tại công ty. Các ứng dụng này được giới thiệu trên thư viện Power Platform của H&M và được quảng bá thông qua kỹ thuật số và các cuộc họp với các nhà vô địch kỹ thuật số của công ty. Söderström nói: “Thật đặc biệt khi truyền cảm hứng để người dùng có thể thấy các ứng dụng do đồng nghiệp phát triển có thể giải quyết các vấn đề tương tự như của họ”.

Các giải pháp Power Platform do các nhân viên tại H&M tạo ra, và được giới thiệu trên cổng thông tin nội bộ của công ty, đã giải quyết một loạt các tình huống nhập dữ liệu tốn nhiều thời gian.

Ứng dụng được xây dựng để thu thập phản hồi là một trong những trường hợp sử dụng phổ biến nhất. Một cách khác là chuyển dữ liệu tự động, thay vì gửi qua email. Söderström cho biết: “Cùng với nhau, các giải pháp Power Platform do nhân viên của chúng tôi tạo ra đã tạo ra tác động to lớn đến quy trình kinh doanh ở mọi thương hiệu và khu vực trong Tập đoàn H&M”.

Ứng dụng dành cho thiết bị di động được tạo trong PowerApps giúp nhân viên dễ dàng cập nhật nhanh chóng vị trí của họ và xem các cập nhật tương tự từ đồng nghiệp. Các bản cập nhật cũng có thể được thêm vào lịch Outlook, được gửi tới người quản lý, hoặc kết hợp với danh sách chính lớn hơn trong SharePoint để người quản lý xem. Có sáu luồng khác nhau tự động hóa quy trình. Ứng dụng sẽ xóa các bản cập nhật vào cuối ngày – một biện pháp kiểm soát quyền riêng tư đã giúp ứng dụng được xác thực GDPR bởi nhóm bảo mật CNTT của H&M.

Kể từ khi giới thiệu CoE, H&M đã theo dõi hoạt động bằng cách sử dụng bảng điều khiển Power BI của mình. Các số liệu đã được khai thác tối đa. Forsberg cho biết: “Ngay cả khi áp dụng các biện pháp kiểm soát quản trị và bảo mật Power Platform mới của chúng tôi, sự sáng tạo vẫn tiếp tục phát triển và số lượng ứng dụng và người dùng phát triển ứng dụng tại H&M Group tiếp tục tăng lên”.

Khi số lượng các giải pháp Power Platform tiếp tục tăng nhanh tại H&M Group, công ty có nhiều ý tưởng để phát triển và mở rộng cho những phần mềm quản lý bán hàng thời trang CoE cũng như quy mô của mình trong tương lai.

Ví dụ:

Nhóm tiếp tục áp dung thêm kiểm soát DLP cho hơn 350 kết nối có sẵn của Power Platform. Điều này sẽ cung cấp nhiều tùy chọn hơn cho người dùng phát triển đủ điều kiện và ứng dụng của họ, đồng thời bảo vệ dữ liệu và duy trì quyền kiểm soát. Có một kế hoạch để lưu các ứng dụng không còn sử dụng để giảm thiểu rủi ro mà còn có thể tái sử dụng một phần cho các dự án khác.

Bảng điều khiển cũng cung cấp thông tin chi tiết có giá trị hứa hẹn sẽ thúc đẩy sự phát triển và khả dụng hơn nữa. Ví dụ: bằng cách xem xét các mô hình sử dụng theo khu vực, nhóm có thể có mục tiêu đào tạo và hỗ trợ nhiều hơn cho các khu vực có điểm số thấp để thúc đẩy nền tảng và khuyến khích người dùng hơn nữa.

H&M có thể đưa ra lời khuyên nào để giúp các công ty khác đang tìm cách triển khai phần mềm quản lý bán hàng thời trang với CoE Power Platform thành công? Forsberg cho biết: “Lời khuyên đầu tiên của tôi là đừng chờ đợi. Việc bắt đầu với một bộ chính sách và kiểm soát sẽ dễ dàng hơn nhiều thay vì phải yêu cầu người dùng sửa đổi quy trình hiện có sau này.”

Forsberg cũng chỉ ra tầm quan trọng của cách tiếp cận cân bằng: “Trong nhiều trường hợp, động lực để bắt đầu một CoE đến từ bộ phận CNTT, với trọng tâm là bảo mật. Nhưng điều cực kỳ quan trọng là đảm bảo bạn không hạn chế quá mức những người phát triển và cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để tạo ra các ứng dụng tuyệt vời. Power Platform đã cho phép chúng tôi đạt được hiệu quả sự cân bằng giữa kiểm soát và năng suất".

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn có thêm những kinh nghiệm khi triển khai và duy trì phần mềm quản lý doanh nghiệp của mình. Đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia của NaviWorld Việt Nam để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc. NaviWorld Việt Nam tự hào là đối tác hạng vàng của Microsoft và là nhà cung cấp hàng đầu về giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp Microsoft Dynamics 365.

Nguồn: Microsoft

** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam