Làm cách nào để kiểm soát chi phí triển khai phần mềm ERP?

Phạm vi, hay quy mô và độ phức tạp của dự án, là một yếu tố mà bạn có cơ hội để kiểm soát chi phí. Trước hết, hãy xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu của hệ thống. Tất cả các yêu cầu đều thật sự “cần thiết” hay chỉ là “sao cũng được”? Nhiều công ty đã mắc sai lầm khi cố gắng có được tất cả, điều này sẽ làm tăng số lượng dịch vụ cần thiết để chuyển giao.

Bạn nên bắt đầu với việc lập kế hoạch ở giai đoạn “0”, nghĩa là phân tích kinh doanh, đưa ra kế hoạch, ngân sách và tiến độ của dự án. Giai đoạn này rất quan trọng bởi vì đây là thời điểm mà các bên liên quan của bạn có cơ hội để cùng nhau thống nhất về các yêu cầu cần thiết và mức độ ưu tiên - và từ đó đưa ra một kế hoạch, ngân sách, và mốc thời gian cho dự án.

Tất cả các giai đoạn tiếp theo là cơ hội để thay đổi và liên tục cải tiến các quy trình của dự án.

Lưu ý: Cố gắng không để thời gian triển khai phần mềm erp vượt quá 12 tháng.

Một yếu tố khác mà bạn có thể tiết kiệm chi phí thực hiện là mốc thời gian. Nếu bạn cố gắng thiết lập và vận hành hệ thống mới quá nhanh, chi phí của bạn sẽ tăng lên. Tuy nhiên, chi phí cũng tăng nếu bạn triển khai quá lâu. Bạn cần thiết lập tối ưu các mốc thời gian. Hãy nhớ rằng không phải khi bạn bắt đầu mà là cách bạn kết thúc. Việc bạn chuẩn bị sẵn sàng quan trọng hơn là chọn một ngày bắt đầu tùy ý.

Một điều nữa cần lưu ý là những bước nào có thể được thực hiện song song; người triển khai có thể đang làm một số nhiệm vụ, trong khi đó bạn cũng có thể làm nghiệm vụ khác. Hãy suy nghĩ thật kỹ để sắp xếp thời gian và tận dụng những cơ hội.

Việc triển khai phần mềm erp cần thực hiện thông qua nhiều bước. Một số bước cần được thực hiện bởi đối tác triển khai, một số bước cần được thực hiện bởi khách hàng và vẫn có những bước cần được thực hiện bởi cả hai. Ví dụ: khách hàng sẽ xem xét và làm sạch dữ liệu để chuyển sang hệ thống mới, nhưng đối tác triển khai sẽ thực hiện việc nhập dữ liệu, bao gồm xác minh việc dữ liệu đó — sau đó khách hàng sẽ là người xác thực cuối cùng . Tuy nhiên, cả hai sẽ thống nhất với nhau về các tùy chỉnh.

Vì việc triển khai phần mềm erp đôi khi được coi là chuyển giao quyền sở hữu, nên bạn càng làm nhiều việc thì bạn càng tiết kiệm được nhiều tiền. Các lĩnh vực khác mà đối tác triển khai phần mềm erp nên tham gia bao gồm:

Các lĩnh vực khác mà đối tác triển khai phần mềm erp nên tham gia bao gồm:

• Xây dựng kế hoạch và tài liệu đào tạo; thực hiện đào tạo
• Lập kế hoạch kiểm tra hệ thống và tích hợp
• Đưa hệ thống vào vận hành; sẵn sàng giải đáp cho các vấn đề và câu hỏi

Các lĩnh vực mà khách hàng nên phụ trách bao gồm:

• Kiểm tra và xác minh dữ liệu
• Nhập dữ liệu và định dạng
• Đào tạo (dành thời gian!)
• Thử nghiệm hệ thống

Đây không phải là những công việc khó mà là một khuyến nghị chung. Ví dụ: tùy thuộc vào dự án và kiến thức nội bộ về phần mềm, bạn có thể quản lý việc đào tạo nội bộ. Bạn sẽ có một nhóm tham gia dự án được đào tạo bởi đối tác triển khai, nhóm này sau đó sẽ đào tạo những nhân viên còn lại.

Một ví dụ khác là về giao diện hệ thống. Nếu bạn có một giao diện phần cứng cần được import vào phần mềm ERP, nó thường liên quan đến một số quy trình tự động hóa, và bạn có thể cần một nguồn lực nội bộ để xử lý, điều này sẽ tiết kiệm được chi phí.

Có được một đối tác triển khai phù hợp là rất quan trọng. Chọn không đúng người có thể khiến bạn mất tiền, và chọn đúng người có thể giúp bạn tiết kiệm tiền. Dưới đây là một số mẹo:

Trước hết hãy tìm kiếm những người có kỹ năng phù hợp. Họ có khả năng đại diện cho toàn bộ doanh nghiệp. Ngoài ra, họ cần phải hào hứng với sự thay đổi, sẵn sàng nỗ lực và chấp nhận mọi thử thách đi kèm với sự thay đổi đó. Bạn không thể đặt những người thường hay đưa ra phản kháng khi bạn gặp chướng ngại vật tham gia dự án. Cần phải có một quyết tâm thực sự để vượt qua những thách thức càng nhanh càng tốt.

Bao gồm hai nhóm người từ cả hai phía — sự kết hợp của các đại diện từ đối tác triển khai và công ty của bạn.

Chọn một người quản lý dự án — thường là người của đối tác triển khai — là người tích cực, giao tiếp tốt, biết lắng nghe, sẽ chịu trách nhiệm và giúp cho nhóm hoàn thành nhiệm vụ.

Để triển khai phần mềm erp thành công là lựa chọn đối tác triển khai phù hợp. Mặc dù họ có thể không phải là lựa chọn rẻ nhất và dường như không giúp bạn tiết kiệm được chi phí, nhưng các đối tác tốt nhất là những người làm việc hiệu quả, có kinh nghiệm và biết cách thực hiện một dự án thành công ngay từ ngày đầu tiên.

Đối tác tốt luôn tìm cách giúp bạn tiết kiệm chi phí

Về lâu dài, điều đó sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền. Ngoài ra, các đối tác tốt luôn tìm cách để giúp bạn tiết kiệm chi phí bởi vì họ muốn bạn đầu tư phù hợp nhất với túi tiền của mình. Họ cũng sẽ ngăn bạn đưa ra các quyết định khiến bạn tốn tiền — bao gồm cả việc cảnh báo bạn về việc cắt các góc có thể gây tổn hại. Hãy dành nhiều thời gian và nỗ lực vào việc lựa chọn đối tác như khi bạn lựa chọn hệ thống ERP của mình.

Đừng cố gắng tiết kiệm chi phí vì dễ dẫn đến dự án không thành công

Có rất nhiều cơ hội để kiểm soát chi phí cho dự án ERP của bạn - nhưng điều quan trọng là phải tiết kiệm một cách có trách nhiệm.