Giải pháp ERP cho doanh nghiệp nhỏ toàn diện và linh hoạt

Hiện nay, có đến 90% doanh nghiệp trên thị trường Việt Nam là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần lớn trong số đó đang đối mặt với nhiều thách thức trong vận hành, quản lý khiến các doanh nghiệp khó duy trì sự cạnh tranh và tăng trưởng bền vững: 

• Thiếu nguồn vốn: Theo báo cáo của trang Kizuna, tài chính là vướng mắc mà các doanh nghiệp nhỏ thường gặp, chiếm đến 62%. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì hoạt động và mở rộng sản xuất kinh doanh.
• Thiếu nguồn nhân lực chất lượng cao: Sự hạn chế về mặt tài chính và năng lực cạnh tranh khiến các doanh nghiệp quy mô nhỏ gặp khó khăn trong việc thu hút, giữ chân nhân sự có trình độ cao. Do đó, năng suất lao động và hiệu suất vận hành chưa hiệu quả. 
• Quy trình vận hành và quản lý chưa tối ưu: Hiện nay, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường vận hành thiếu quy trình, quy trình thủ công hoặc sử dụng các công cụ rời rạc khiến việc điều hành, phối hợp công việc hoặc quản lý dữ liệu … có nhiều khó khăn và tốn thời gian.
• Hạn chế về mặt kỹ thuật, thiếu kinh nghiệm ứng dụng CNTT: Phần lớn doanh nghiệp nhỏ chưa có đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu, dẫn đến việc tiếp cận và ứng dụng công nghệ thông tin còn lúng túng, chậm chạp. Điều này có thể làm giảm năng suất làm việc và khả năng thích ứng với thị trường số.

Trước những thách thức đó, doanh nghiệp cần tìm kiếm giải pháp phù hợp, kịp thời. Trong đó, ERP được xem là một giải pháp toàn diện, linh hoạt giúp các doanh nghiệp nhỏ khắc phục các khó khăn trên để tối ưu vận hành, quản lý, tạo nền tảng vững chắc cho việc phát triển trong tương lai.

Tài chính là một trong những khó khăn thường gặp của các doanh nghiệp nhỏ

Giải pháp ERP giải quyết những vấn đề nào trong quản lý, vận hành doanh nghiệp nhỏ: 

Các doanh nghiệp nhỏ khi mới triển khai ERP nên ưu tiên sử dụng các tính năng cơ bản và sẵn có trong hệ thống để vừa đạt được mục tiêu nâng cao hiệu quả vận hành, vừa kiểm soát chi phí đầu tư ban đầu.

• Quản lý Tài chính – Kế toán: Được tích hợp với các mô-đun quản lý mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất… mô-đun quản lý tài chính-kế toán của giải pháp ERP giúp theo dõi và kiểm soát dữ liệu và các hoạt động tài chính của toàn bộ tổ chức theo thời gian thực, hạn chế các tác vụ thủ công và sai sót từ việc nhập liệu nhiều lần hay đối chiếu dữ liệu không nhất quán giữa các bộ phận phòng ban, trong khi đó dễ dàng truy xuất các dữ liệu tài chính quan trọng và lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và quản trị nội bộ nhanh chóng và chính xác. 
• Quản lý bán hàng và khách hàng: ERP giúp theo dõi và kiểm soát các nghiệp vụ như bán hàng, nhân viên, khách hàng và quản lý Marketing. Đồng thời, hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi giao dịch, triển khai chương trình ưu đãi, hỗ trợ xử lý khiếu nại.
• Quản lý mua hàng và nhà cung cấp: ERP có khả năng theo dõi toàn bộ quy trình mua hàng từ khâu yêu cầu, đặt hàng đến nhận hàng và thanh toán. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý thông tin nhà cung cấp, đánh giá hiệu suất và tối ưu hóa chi phí mua hàng.
• Quản lý kho và tồn kho: ERP theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, dự báo nhu cầu, tối ưu chi phí kho, tránh tình trạng hết hàng hoặc dư thừa.
• Quản lý sản xuất: ERP kiểm soát quy trình sản xuất, lập kế hoạch, tính giá thành và quản lý các nguồn lực cần thiết để vận hành hiệu quả.
• Quản lý nhân sự: ERP giúp lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng như đánh giá hiệu suất, mô tả công việc, theo dõi ca làm việc và quản lý bảng chấm công. 
• Báo cáo và phân tích dữ liệu: Hệ thống cung cấp các báo cáo, dữ liệu về tồn kho, bán hàng… theo thời gian thực, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác. Bên cạnh đó, ERP hỗ trợ phân tích và nhận diện xu hướng tiêu dùng, dự báo nhu cầu thị trường. 

ERP có đầy đủ các tính năng tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành

Ngày nay, ERP không chỉ là giải pháp dành cho doanh nghiệp vừa và lớn, mà doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ cũng có thể ứng dụng ERP dựa vào nhu cầu quản trị và mục tiêu kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Với công nghệ đám mây, chi phí đầu tư ban đầu là phù hợp cho doanh nghiệp ở mọi quy mô, và có thể tối ưu hóa ngân sách và đầu tư bằng cách bắt đầu với những mô-đun cốt lõi, phù hợp với quy mô và mở rộng dần theo từng giai đoạn phát triển. Trong các trường hợp dưới đây, doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc triển khai giải pháp ERP để hỗ trợ quá trình quản lý và vận hành trở nên hiệu quả, minh bạch và đồng bộ hơn:

• Quản trị dữ liệu kém, khó khăn trong việc ra quyết định: Khi dữ liệu bị phân mảnh thiếu kết nối, trùng lặp, khiến quá trình ra quyết định bị chậm trễ và gây lãng phí thời gian vì phải đối chiếu thủ công. ERP giúp tập trung toàn bộ thông tin lên một hệ thống duy nhất, tăng tính chính xác và minh bạch. 

• Quy trình thủ công: Khi doanh nghiệp vẫn đang dùng sổ sách, Excel hoặc ứng dụng quản lý rời rạc, gây chồng chéo dữ liệu và giảm năng suất. ERP giúp tự động hóa và chuẩn hóa quy trình vận hành.

• Tăng trưởng kinh doanh hạn chế: Khi doanh nghiệp gặp khó khăn trong phát triển, mở rộng kinh doanh do không kiểm soát tốt nguồn lực nội bộ, không nắm bắt được thị trường. ERP là công cụ hỗ trợ kiểm soát toàn bộ hoạt động vận hành, lập kế hoạch, phân tích thông tin, dự báo xu hướng, từ đó hỗ trợ tốt các chiến lược kinh doanh.

• Không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng: cách thức vận hành thủ công không giúp doanh nghiệp định vị và đáp ứng được nhu cầu, thị hiếu của khách hàng. Khi doanh nghiệp không duy trì được sự nhất quán, linh hoạt hay đa dạng trong cung ứng sản phẩm, dịch vụ, chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp có nguy cơ tụt hậu. ERP giúp lưu trữ và phân tích thông tin khách hàng để cải thiện dịch vụ và tăng khả năng giữ chân khách. Ví dụ: Cửa hàng bán lẻ quần áo dùng ERP theo dõi lịch sử mua hàng và cá nhân hóa ưu đãi vào dịp lễ như Black Friday, 8/3…

ERP có khả năng đề xuất chương trình khuyến mãi phù hợp, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng

Không chỉ các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam và các doanh nghiệp lớn, mà trong những năm gần đây các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam ngày càng quan tâm tới ứng dụng giải pháp ERP. Thực tế cho thấy việc ứng dụng ERP tại Việt Nam đang có sự tăng trưởng nhanh chóng, mặc dù chưa có các thống kê chính xác về doanh nghiệp và giải pháp ERP do đó rất khó xác định chính xác hiện trạng. Với nhu cầu ngày càng tăng về chuyển đổi số, tiếp cận những công nghệ mới hàng đầu của cộng đồng các doanh nghiệp nhỏ và vừa năng động và sáng tạo, rõ ràng rằng xu hướng tăng trưởng ERP tại Việt Nam được dự báo sẽ tiếp tục và mạnh mẽ hơn trong thời gian tới. 

Các doanh nghiệp cần tìm hiểu qua thị trường phần mềm ERP để thuận tiện trong việc lựa chọn và đầu tư. ERP có thể được phân chia theo nhiều cách ví dụ như mô hình cấu trúc, phân khúc ngành, quy mô doanh nghiệp và nguồn gốc xuất xứ. 

• Theo mô hình cấu trúc sẽ có 03 hình thức ERP là Cloud ERP, On-premises ERP và Hybrid ERP. 
• Theo phân khúc ngành các giải pháp ERP sẽ được phát triển riêng cho các ngành kinh doanh khác nhau như ERP cho ngành bán lẻ, ERP cho ngành nhà hàng – khách sạn, ERP cho ngành sản xuất thực phẩm...  
• Theo quy mô doanh nghiệp: ERP được phân loại hướng đến các doanh nghiệp lớn với mô hình hoạt động, phạm vi địa lý và dữ liệu lớn phức tạp, hoặc ERP dành cho phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ với quy trình chức năng toàn diện và tối ưu, dễ dàng sử dụng, đơn giản trong bảo trì, nâng cấp.  
• Theo nguồn gốc xuất xứ: các giải pháp ERP được phân loại thành ERP nước ngoài và ERP trong nước với các thế mạnh riêng về quy trình chức năng, bảo mật & tuân thủ, nền tảng công nghệ hay vòng đời sản phẩm..

Trong phân khúc các giải pháp ERP nước ngoài tại Việt Nam, xếp hạng của Gartner về các giải pháp Cloud ERP dành cho doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ tính đến tháng 9 năm 2024 có những thương hiệu sau:  

Đối với các doanh nghiệp về dịch vụ, các giải pháp ERP được đánh giá và phân loại dựa trên khía cạnh quản lý thời gian, ngân sách và tài nguyên. Đối với các doanh nghiệp về sản phẩm, các giải pháp ERP được đánh giá và phân loại dựa trên khía cạnh các chức năng sản xuất, chuỗi cung ứng và khả năng kiểm soát. Trong đó Microsoft góp mặt với 02 giải pháp và được đánh giá là một trong các các nền tảng ERP hàng đầu hiện nay cho doanh nghiệp. Đặc biệt trong phân phúc sản phẩm dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, Microsoft cung cấp giải pháp Dynamics 365 Business Central 

• Tính năng toàn diện và mạnh mẽ, được hỗ trợ bởi AI 
• Tích hợp với toàn bộ hệ sinh thái Microsoft (Word, Excel, Outlook, Teams…), giao diện thân thiện và quen thuộc với người dùng
• Nền tảng Cloud ERP giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng tiếp cận, kiểm soát chi phí, linh hoạt mở rộng theo hoạt động kinh doanh.
• Thông qua các đối tác triển khai như NaviWorld Việt Nam, Dynamics 365 Business Central được bản địa hóa để đáp ứng các yêu cầu về kế toán và thuế tại Việt Nam, cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp toàn cầu phù hợp cho hoạt động kinh doanh bản địa với ngân sách đầu tư hợp lý.

Ngoài các giải pháp ERP nước ngoài, thị trường ERP còn có sự tham gia của rất nhiều các sản phẩm ERP trong nước khác. Những giải pháp này về số lượng được ứng dụng nhiều hơn những phần mềm ERP của nước ngoài bởi sự phù hợp với chính sách cũng như tình hình kinh doanh Việt Nam. Bên cạnh đó, chi phí triển khai, vận hành và hỗ sử dụng rẻ cũng là lợi thế của các ứng dụng ERP tại Việt Nam. Dưới đây là một số phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn như:

• Phần mềm MISA AMIS

• Phần mềm ECOUNT ERP

• Phần mềm Open Bravo

• Phần mềm Base Work+

• Phần mềm ERPViet 

• Phần mềm Fast Business Online

• Phần mềm WebERP

Việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp cần cân nhắc nhiều yếu tố, trong đó bước đầu tiên doanh nghiệp cần hiểu rõ hoạt động kinh doanh và xác định nhu cầu chức năng hệ thống ERP, từ đó cân đối với nguồn ngân sách đầu tư phù hợp và bền vững để việc ứng dụng công nghệ thực sự hỗ trợ cho các mục tiêu kinh doanh. 

Xem thêm: 7 kinh nghiệm triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp

Để đảm bảo lựa chọn giải pháp ERP tối ưu, các doanh nghiệp nhỏ cần cân nhắc các yếu tố quan trọng như sau: 

• Tính năng và ngân sách phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhỏ thường gặp hạn chế về ngân sách, nguồn lực, nên đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP với tính năng chuẩn mực, căn bản và phù hợp để tối ưu ngân sách đầu tư. 
• Thân thiện với người dùng: Các doanh nghiệp nhỏ hạn chế về nguồn lực công nghệ thông tin nên chọn phần mềm có giao diện dễ sử dụng, trực quan để giúp người dùng làm quen với hệ thống trong thời gian ngắn nhất, giảm thời gian đào tạo, tiết kiệm chi phí và tránh sai sót trong quá trình vận hành.
• Khả năng mở rộng và linh hoạt: Dễ dàng hỗ trợ doanh nghiệp khi chuyển đổi kinh doanh, thu hẹp hoặc mở rộng hoạt động, khả năng tiếp cận các công nghệ hiện đại, giúp doanh nghiệp nhỏ kinh doanh linh hoạt với chất lượng dịch vụ khác biệt.
• Đơn vị cung cấp giải pháp ERP: Đơn vị uy tín, có chuyên môn và giàu kinh nghiệm sẽ đưa ra phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, đảm bảo các chức năng cần thiết đáp ứng nhu cầu mà vẫn tối ưu về chi phí đầu tư, có khả năng đồng hành lâu dài cùng khách hàng để cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật ổn định. 

Hợp tác với các đơn vị cung cấp ERP uy tín giúp doanh nghiệp nhỏ đảm bảo hiệu quả quản lý và tối ưu chi phí

Hiện nay, NaviWorld được biết đến là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp các giải pháp ERP thông minh, linh hoạt cho mọi doanh nghiệp với quy mô và lĩnh vực khác nhau. Với nền tảng công nghệ hiện đại và khả năng tùy chỉnh dựa trên nhu cầu, trong hơn 20 năm kinh nghiệm, NaviWorld đã triển khai thành công nhiều dự án ERP giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu vận hành, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và lợi thế cạnh tranh  trên thị trường. 

• Giải pháp ERP toàn diện, linh hoạt, dễ dàng triển khai nhanh chóng, hiệu quả, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau.  
• Kinh nghiệm triển khai thành công ERP trong đa dạng ngành nghề như thực phẩm, bán lẻ, thời trang, nội thất…
• Năng lực chuyên môn và kỹ thuật và kỹ thuật mạnh mẽ giúp đưa ra các tư vấn, hỗ trợ kỹ thuât và giải pháp phù hợp cho mỗi doanh nghiệp.
• Giải pháp bản địa hóa được thiết kế tuân thủ các chuẩn mực kế toán, tài chính đặc thù, quy định về thuế và các quy định khác.
• Dịch vụ hỗ trợ toàn diện tại Việt Nam cùng mạng lưới chuyên gia NaviWorld toàn cầu. 

NaviWorld là một trong những đơn vị cung cấp ERP uy tín, giàu kinh nghiệm

Một trong những giải pháp ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa mà NaviWorld Việt Nam cung cấp là Dynamics 365 Business Central,  một giải pháp ERP được hơn 45.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ tin dùng. Với nền tảng ERP Cloud và được hỗ trợ bởi AI – Copilot, Dynamics 365 Business Central giúp kết nối toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, tồn kho đến tài chính, báo cáo phân tích thông tin, kết nối mở rộng với hệ sinh thái công nghệ Microsoft vốn đã rất quen thuộc với người dùng toàn cầu.

• Thích nghi khi doanh nghiệp nhỏ phát triển: Dynamics 365 Business Central được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ dễ dàng mở rộng quy mô mà không phải thay đổi nền tảng quản lý.
• Làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị: Business Central hỗ trợ truy cập trên mọi thiết bị Windows, Android, iOS với giao diện trực quan, cho phép làm việc từ xa với các tính năng tiêu chuẩn như quản lý đơn hàng, kiểm soát tồn kho hay theo dõi báo cáo tài chính. 
• Tích hợp hiệu quả Microsoft Teams và Outlook: Nhân viên có thể tạo đơn hàng, xem thông tin khách hàng, chia sẻ báo cáo và trao đổi công việc trong cùng một nền tảng quen thuộc. 
• Tinh giảm hoạt động quản lý tài chính: Business Central giúp doanh nghiệp nhỏ tự động hóa các quy trình kế toán như hạch toán, đối chiếu và lập báo cáo, từ đó giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công.
• Đẩy nhanh quá trình bán hàng: Xử lý đơn hàng nhanh chóng từ khâu báo giá, duyệt đơn đến xuất hóa đơn chỉ trong một nền tảng duy nhất.
• Tối ưu hóa hoạt động quản lý kho: bằng các phương pháp theo dõi tồn kho theo thời gian thực, tự động cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc tồn dư, và đồng bộ dữ liệu kho với đơn hàng bán và mua.