Rủi ro khi Quản lý tồn kho bằng Excel

Hầu hết mọi doanh nghiệp nhỏ đều bắt đầu quản lý các nghiệp vụ kinh doanh riêng biệt dựa trên Microsoft Excel. Đây là một công cụ thông minh, sẵn sàng và miễn phí dành cho mọi người sử dụng, vậy tại sao lại không dùng?

Khi nói đến quản lý hàng tồn kho, các bảng tính trên Excel có thể được sử dụng cho tất cả các bước từ việc cập nhật thủ công khi lô hàng đến và được chuyển đi, đến việc xác định mặt hàng nào còn tồn trong kho, khi nào cần bổ sung và đặt hàng bao nhiêu. Excel có rất nhiều tính năng thông minh có khả năng xử lý hàng tồn kho cho các doanh nghiệp mới khởi nghiệp, miễn là các doanh nghiệp này bỏ ra khối lượng lớn thời gian và công sức để phát triển một chiến lược và biểu mẫu quản trị hiệu quả.

Mặc dù không có gì lạ khi sử dụng Excel để quản lý tồn kho, nhưng điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần ghi nhớ đó là các mẫu này chỉ được thiết kế cho số lượng nhỏ các sản phẩm và giới hạn các biến thể. Excel phát huy hiệu quả tốt nhất khi được sử dụng phù hợp và có thể tác động tiêu cực đến doanh nghiệp nếu doanh nghiệp phụ thuộc vào quá nhiều vào nó trong khi các công cụ khác có thể cho kết quả tốt hơn.

Sử dụng Excel làm Giải pháp quản lý tồn kho với chi phí thấp

Các biểu mẫu quản lý tồn kho sẽ đạt hiệu quả khi được thiết lập dựa trên chính nhu cầu quản trị hàng tồn kho của bạn. Nếu bạn đã từng tìm kiếm trên Google một biểu mẫu quản lý tính tồn kho miễn phí, bạn sẽ thấy có hàng trăm ngàn lựa chọn khác nhau. Một mẫu cơ bản phải bao gồm các cột chính như mã số sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả mặt hàng, giá bán, giá thành hoặc giá trị mặt hàng, số lượng tồn kho, số lượng tái đặt hàng, số lượng hàng đã bán, thời gian đặt hàng bổ sung, v.v … Cuối cùng, một mẫu được tạo ra dựa trên nhu cầu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Thật không may là, số lượng cột càng nhiều thì khả năng kiểm soát càng khó. Và điều này đưa chúng ta đến một số rủi ro lớn (và căng thẳng) đi kèm với việc theo dõi cung và cầu của doanh nghiệp qua Excel.

Dưới đây là 5 rủi ro thường gặp phải khi quản lý tồn kho bằng Excel:

1. Mắc lỗi

Rất dễ dàng mắc lỗi trong Excel, nhưng lại khó để tìm ra các lỗi đó trên trên các bảng toàn số và dữ liệu. Để tránh gặp lỗi, doanh nghiệp cần phải có sự quản lý chặt chẽ, cấu trúc phù hợp và thực hiện kiểm toán thường xuyên đối với các bảng tính quản lý tồn kho. Đây có thể là một quá trình tốn thời gian và phiền phức, nhưng cũng là cách duy nhất để tránh khỏi việc mắc lỗi.

2. Thông tin không cập nhật

Excel không phải là một giải pháp quản lý tồn kho theo thời gian thực, vì vậy doanh nghiệp sẽ không bao giờ có thể thấy được giá trị tồn kho thực tại thời điểm đó. Khi sử dụng Excel để quản lý tồn kho, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng việc cập nhật phải được thực hiện liên tục để tránh gặp phải các vấn đề như bán tồn kho âm.

3. Số liệu không chính xác

Chỉ cần một lỗi nhỏ trong một công thức hoặc tính toán sai cũng gây tác động nghiêm trọng tới các con số còn lại trên nhiều bảng tính khác nhau. Có thể sử dụng một vài công thức Excel đơn giản để tự động tính toán thông tin như tổng doanh thu và tổng lợi nhuận, nhưng khi cần phải đưa ra các đề xuất dựa trên dữ liệu đó, doanh nghiệp phải liên tục kiểm tra rà soát lại các tính toán nhằm đảm bảo độ chính xác.

4. Hợp nhất dữ liệu

Một trong những vấn đề lớn nhất mà nhiều người gặp phải với Excel là không thể phân tích dữ liệu lịch sử. Có thể đây không phải là một vấn đề lớn trong năm kinh doanh đầu tiên, nhưng khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, các dữ liệu thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau quý như vàng. Với các dữ liệu này, doanh nghiệp có thể theo dõi doanh số bán hàng của mình dựa trên từng khoảng thời gian để tối ưu hóa hàng tồn kho tốt hơn trong tương lai, v.v … Chắc chắn Excel có thể hợp nhất dữ liệu nhưng sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức – và trong khi lại có nhiều cách dễ dàng hơn.

5. Thất thoát dữ liệu

Mặc dù Microsoft đã có những cải tiến lớn cho Excel trên cloud, nhưng người dùng vẫn quen với việc lưu bảng tính vào máy tính để bàn của họ và quên việc cần lưu trên cloud hoặc OneDrive. Mặc dù chúng ta có thể đưa ra các quy tắc về sao lưu để tránh điều này nhưng vẫn gây ra sự phức tạp và không đảm bảo rằng mọi người sẽ tuân thủ.

Gặt hái các lợi ích từ giải pháp quản lý tồn kho chuyên ngành

Điểm mấu chốt là Excel không thực hiện được với khối lượng hàng tồn kho từ mức trung bình đến lớn. Hàng trăm cột sẽ quá phức tạp, tốn thời gian và khó cập nhật thủ công. Nếu bạn có tồn kho ngày càng tăng hoặc muốn quản lý tồn kho theo nhiều địa điểm một cách tức thời, thì một hệ thống ERP với chức năng quản trị hàng tồn kho sẽ cần thiết và giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong thời gian dài.

Chúng tôi biết rằng việc đưa ra các quyết định sáng suốt và phát triển doanh nghiệp mà không có công nghệ phù hợp là rất khó khăn. Jet Global là công cụ chuyên biệt cung cấp các giải pháp về báo cáo, phân tích và lập ngân sách cho khách hàng Microsoft Dynamics ERP. Với Microsoft Dynamics, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản lý tồn kho chuyên biệt có thể phát triển cùng doanh nghiệp, quản lý doanh số, quản lý tồn kho, kế toán và quy trình hoạt động trên cùng một nền tảng. Với Jet Global, bạn có ngay các bảng phân tích tổng hợp (dashboard) và báo cáo tài chính nhanh chóng, linh hoạt trên Excel và cả trực tuyến. Sẽ không còn phải thủ công tổng hợp dữ liệu. Sẽ không còn thông tin lỗi thời. Không còn rủi ro.

Sử dụng Excel sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí lúc đầu, nhưng sau cùng, sẽ dẫn đến sự thiếu hiệu quả và hỗn loạn. Một giải pháp ERP và báo cáo tốt sẽ loại bỏ tất cả các rủi ro như trên và cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ cần thiết để tăng trưởng và thành công. Để biết thêm thông tin về các giải pháp Jet Global, hãy liên hệ chúng tôi tại info@naviworld.com.vn hoặc +84 024 3636 6268!