Khám phá thư viện tài nguyên hữu ích của chúng tôi

Triển khai ERP phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ: chuẩn bị sẵn sàng là đạt được một nửa chiến thắng

Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ: chuẩn bị sẵn sàng là đạt được một nửa chiến thắng

Tại thời điểm bạn và đối tác cùng sẵn sàng cho việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ, không nên kỳ vọng vào việc đối tác sẽ thực hiện thay bạn toàn bộ công việc! Đã đến lúc phải chuẩn bị cho việc nâng cấp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Xin chúc mừng, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu dự án của mình! Bạn đã lập một danh sách dài các đối tác tiềm năng, thiết lập tài liệu yêu cầu tốt, lựa chọn một số đối tác, yêu cầu demo và chọn được một đối tác phù hợp cho việc chuyển đổi kỹ thuật số của mình. Làm thế nào để chuẩn bị sẵn sàng cho việc triển khai dự án? Tất nhiên, đối tác sẽ hướng dẫn bạn và giúp đỡ khi cần thiết. Nhưng nếu bạn chuẩn bị cẩn thận cho dự án, việc triển khai sẽ diễn ra suôn sẻ và chất lượng hơn rất nhiều.

Một dự án ERP - phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ cần có một phương pháp quản lý tốt

Phương pháp triển khai một giải pháp ERP chuẩn hóa và áp dụng rộng rãi để quản lý dự án thường đề cập đến vấn đề quản lý dự án với các giai đoạn triển khai hoặc các yếu tố chủ chốt của một dự án. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào các yếu tố mô tả các khía cạnh của quản lý dự án phải được giải quyết liên tục và song song xuyên suốt dự án. Chúng tôi hy vọng sẽ cung cấp cho bạn một số hiểu biết cần thiết về các yếu tố này liên quan đến dự án để bắt đầu một cách tối ưu.

Yếu tố 1 – Tình huống kinh doanh

Nói chung, tình huống kinh doanh trong trường hợp này như chúng ta đã biết là: “triển khai dự án ERP phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ”. Nhưng điều này quá chung chung, bạn nên chia tình huống này thành nhiều phần dựa trên quy trình kinh doanh của công ty. Hãy trả lời những câu hỏi sau cho các phòng ban sử dụng giải pháp ERP:

  • Hiện tại quy trình công việc như thế nào?
  • Điều gì đã xảy ra, có nên giữ lại quy trình cũ?
  • Điều gì sẽ được cải thiện nếu sử dụng quy trình mới?
  • Mục đích doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai?
  • Những lợi ích kỳ vọng đạt được từ việc triển khai này là gì?

Đưa ra đáp án cho những câu hỏi trên cũng mang lại lợi ích cho nhân viên của bạn khi trải qua quá trình thay đổi lớn. Họ sẽ biết lý do tại sao phải đối mặt với những thay đổi trong công việc hàng ngày của mình.

Nhóm đối tác triển khai có thể cung cấp tài liệu quy trình kinh doanh, cho phép bạn hình dung các quy trình kinh doanh hàng ngày của mình và giúp bạn trả lời các câu hỏi được đề cập ở trên.

Yếu tố 2 – Tổ chức dự án phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tổ chức dự án phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Khi bạn bắt đầu triển khai một dự án, bạn phải thành lập một nhóm triển khai dự án.

Ban Dự án

Việc đầu tiên là chỉ định một Ban Dự án. Ban dự án cần có ít nhất ba thành viên:

  • Giám đốc dự án: Một thành viên trong tổ chức của bạn có nhiệm vụ thực hiện các quyết định quan trọng (bao gồm cả tài chính) liên quan đến dự án.
  • Người dùng cấp cao: Chịu trách nhiệm xác định nhu cầu của người dùng cuối.
  • Giám đốc dự án của đối tác triển khai: Đại diện đến từ đối tác triển khai dự án ERP phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chịu trách nhiệm về chất lượng của các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp.

Nhóm Dự án

Bước tiếp theo là thành lập Nhóm Dự án. Lập danh sách tất cả các bên liên quan chịu ảnh hưởng bởi dự án và xác định vai trò của họ trong dự án:

  • Trưởng nhóm
  • Người dùng chính
  • Người dùng cuối

Sẽ có những bên liên quan bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án nhưng không có vai trò tích cực trong việc triển khai (nhà cung cấp, bên thứ ba,…). Đừng quên thêm họ vào danh sách của bạn, vì họ sẽ cần được thông báo.

Mỗi vai trò đều có trách nhiệm riêng, xác định trách nhiệm trong dự án theo mô hình RACI phù hợp với mỗi vai trò:

  • Responsible: Những người được giao thực hiện công việc thực tế. Họ sẽ báo cáo cho Accountable.
  • Accountable: Người chịu trách nhiệm phê duyệt công việc. Có thể là một người duy nhất. Trong nhiều trường hợp, Responsible và Accountable là cùng một người.
  • Consulted: Cần hỏi ý kiến những người này trước khi ký kết công việc.
  • Informed: Những người này được thông báo về các quyết định được thực hiện và công việc được thực hiện.

Yếu tố 3 - Chất lượng

Trong tình huống kinh doanh, bạn đã xác định những lợi ích mà dự án sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng điều quan trọng là làm cách nào để đo lường được những lợi ích này. Mục đích của yếu tố chất lượng là xác định xem giải pháp có phù hợp để đạt được các lợi ích theo kế hoạch hay không. Bạn nên nghĩ đến một "hệ thống" để đánh giá, giám sát và xác định chất lượng mà dự án mang lại. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá tổng thể việc triển khai, thay vì tập trung vào các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Yếu tố 4 - Kế hoạch dự án phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đây là một yếu tố thiết yếu đối với dự án!

Mục đích của việc lập kế hoạch là tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và kiểm soát bằng cách xác định các phương tiện thực hiện dự án (địa điểm và cách thức, do ai thực hiện, ước tính thời gian và số lượng). Đó là một nhiệm vụ xuyên suốt cho đến khi kết thúc dự án. Nó phải được xem xét và điều chỉnh thường xuyên để thích ứng với sự thay đổi của dự án.

Lập kế hoạch sẽ luôn là sự hợp tác giữa Giám đốc dự án nội bộ của bạn và Giám đốc dự án của đối tác triển khai ERP - phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công việc và thời gian được lên kế hoạch cho các thành viên trong nhóm của bạn sẽ ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của họ. Bạn bên tìm cách phân bổ thời gian hợp lý để tham gia dự án bằng cách chuyển giao công việc hàng ngày cho các nhân viên khác, bổ sung tăng cường nguồn lực tạm thời,...

Yếu tố 5 – Rủi ro

Rủi ro

Mọi dự án đều có rủi ro. Hãy nhớ rằng có sự khác biệt giữa rủi ro và vấn đề. Cả hai đều là những điều không chắc chắn, nhưng rủi ro là một vấn đề có thể lường trước được.

Khi bạn dự đoán trước những rủi ro có thể xảy ra, thì sẽ kịp thời xử lý nếu những rủi ro này thực sự ảnh hưởng đến dự án. Đưa ra cái nhìn tổng quan về mọi rủi ro tiềm ẩn của dự án, viết ra xác suất rủi ro trở thành vấn đề và tác động của nó. Nếu có thể, hãy đưa ra các biện pháp sẵn sàng để giảm rủi ro. Đối tác triển khai ERP sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình này.

Ví dụ, một rủi ro mà tất cả các dự án phải đối mặt là 'Điều gì sẽ xảy ra nếu một thành viên trong nhóm rời khỏi dự án trong quá trình thực hiện?'. Việc triển khai dự án đôi khi mất vài tháng - có nghĩa là có thể xảy ra trường hợp các thành viên dự án rời bỏ công ty.

Một biện pháp khắc phục là mỗi bộ phận có thể chỉ định nhiều nhân viên tham gia dự án để đảm bảo kiến ​​thức và nội dung đào tạo không bị mất nếu người dùng chính bị "loại bỏ" khỏi dự án.

Yếu tố 6 - Thay đổi

Triển khai ERP phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là một cuộc hành trình, không phải là điểm đến. Sự thay đổi này có 2 cấp độ quan trọng.

Trước hết, giải pháp ERP sẽ thay đổi cách làm việc của nhiều nhân viên. Một số người gặp nhiều khó khăn hơn trong việc thích nghi với sự thay đổi so với những người khác. Quản lý thay đổi nên nằm trong danh sách ưu tiên của bạn khi bắt đầu triển khai giải pháp ERP. Bạn cần đảm bảo việc lập kế hoạch về thời gian và hành động để những thay đổi này trở nên hữu ích.

Mức độ thay đổi khác là thay đổi phạm vi công việc. Trong giai đoạn tiền dự án, đã xác định được phạm vi và quan điểm của bạn về cách triển khai các quy trình kinh doanh. Nhưng rất có thể những phạm vi này sẽ thay đổi trong quá trình thực hiện. Để chuẩn bị cho những thay đổi này, một cách tiếp cận tốt là xác định "cơ cấu ra quyết định" cho những thay đổi này ngay từ bây giờ. Nhóm Dự án có thể đưa ra quyết định cho cấp độ nào? Điều nào cần được chấp thuận bởi Giám đốc điều hành? bởi Công ty nào? Chúng ta có nên tạo Ban quản lý thay đổi không? Ban phê duyệt bao gồm những ai?

Trả lời những câu hỏi này trước khi bắt đầu triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ giúp doanh nghiệp đối phó với những thay đổi một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

Yếu tố 7 - Tiến độ triển khai dự án phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ

Yếu tố cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó là theo dõi tiến độ. Cùng với yếu tố Chất lượng, yếu tố Tiến độ sẽ cung cấp cho bạn thông tin về cách đạt được mục tiêu. Thống nhất về cách thức báo cáo và giám sát tiến độ với nhóm dự án và Giám đốc dự án của đối tác triển khai. Những công cụ nào có sẵn trong công ty của bạn để đo lường và báo cáo tiến độ? Tất nhiên, yếu tố về tiến độ sẽ quan trọng hơn và được áp dụng ngay khi dự án bắt đầu, nhưng những câu hỏi này hỗ trợ bạn trong việc chuẩn bị khởi động dự án.

Lời kết

Khi bạn xem xét bảy chủ đề trên một cách có tổ chức, bạn đã chuẩn bị tốt để bắt đầu triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ!

Khi bạn đã chọn NaviWorld Việt Nam làm đối tác triển khai, chúng tôi sẽ chỉ định một quản lý dự án dành cho bạn. Người này sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị sẵn sàng nhờ vào kiến ​​thức chuyên sâu về ngành của doanh nghiệp bạn và phương pháp luận của dự án. Tiêu đề của blog này nói rằng: "Chuẩn bị sẵn sàng là đạt một nửa chiến thắng". Vẫn còn một chặng đường dài đằng sau quá trình chuẩn bị, nhưng không ai có thể phủ nhận rằng chuẩn bị sẵn sàng thì khởi đầu suôn sẻ hơn!

** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam

Nguồn: Drink-IT

Bài viết nổi bật

NaviWorld Việt Nam và Microsoft ra mắt trải nghiệm khách hàng thế hệ mới thông qua công nghệ tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI)

Tháng Mười Hai 12, 2023

NaviWorld Việt Nam và Microsoft ra mắt trải nghiệm khách hàng thế hệ mới thông qua công nghệ tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 12 tháng 1...

NaviWorld ghi dấu ấn lịch sử khi là Đối tác đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam đạt được Chứng nhận Chuyên môn cao cấp về các giải pháp Quản trị Doanh nghiệp vừa và nhỏ của Microsoft (Microsoft Small and Midsize Business Management Specialization)

Tháng Mười 17, 2023

NaviWorld ghi dấu ấn lịch sử khi là Đối tác đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam đạt được Chứng nhận Chuyên môn cao cấp về các giải pháp Quản trị Doanh ng...

NaviWorld Việt Nam: Chuỗi hành trình 7 năm liên tiếp nằm trong Top 10 Doanh nghiệp Công nghệ số xuất sắc Việt Nam.

Tháng Chín 22, 2023

NaviWorld Việt Nam tiếp tục nằm trong Danh sách Top 10 Doanh nghiệp Công nghệ số Xuất sắc Việt Nam năm 2023 Hà Nội, ngày 22/09/2023 NaviWorld Việt Nam, một công ty tiê...

Sẵn sàng một khởi đầu mới?

Chúng tôi sẵn lòng giải đáp những lợi ích mà chúng tôi có thể mang tới cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn mong muốn được giới thiệu giải pháp?

Vui lòng cho chúng tôi biết một số thông tin để chuẩn bị buổi demo phù hợp!

    • Trang chủ
    • Microsoft Dynamics 365
    • Triển khai ERP phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ: chuẩn bị sẵn sàng là đạt được một nửa chiến thắng

    Về NaviWorld Việt Nam

    NaviWorld Việt Nam là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện cho các doanh nghiệp tại Việt Nam và Đông Nam Á. Với các giải pháp chuyên ngành cho Phân phối, Bán lẻ, Dịch vụ và Sản xuất... NaviWorld mang đến cho Khách hàng của mình các giải pháp tích hợp được công nhận toàn cầu.

    Liên hệ

    Tại Hà Nội

    • Tầng 11, số 41 Hai Bà Trưng, Quận Hoàn Kiếm 

    • ĐT: +8424-3636 6268

    Tại Tp. Hồ Chí Minh

    • Tầng 13P, Tòa nhà 2BIS Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 1
    • ĐT: +8428-3840 3177

    Và Văn phòng tại

    Yêu cầu gọi lại

      @2019 Naviworld Vietnam | Privacy Policy | Sitemap