Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ: chuẩn bị sẵn sàng là đạt được một nửa chiến thắng
Tại thời điểm bạn và đối tác cùng sẵn sàng cho việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ, không nên kỳ vọng vào việc đối tác sẽ thực hiện thay bạn toàn bộ công việc! Đã đến lúc phải chuẩn bị cho việc nâng cấp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Xin chúc mừng, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu dự án của mình! Bạn đã lập một danh sách dài các đối tác tiềm năng, thiết lập tài liệu yêu cầu tốt, lựa chọn một số đối tác, yêu cầu demo và chọn được một đối tác phù hợp cho việc chuyển đổi kỹ thuật số của mình. Làm thế nào để chuẩn bị sẵn sàng cho việc triển khai dự án? Tất nhiên, đối tác sẽ hướng dẫn bạn và giúp đỡ khi cần thiết. Nhưng nếu bạn chuẩn bị cẩn thận cho dự án, việc triển khai sẽ diễn ra suôn sẻ và chất lượng hơn rất nhiều.
Phương pháp triển khai một giải pháp ERP chuẩn hóa và áp dụng rộng rãi để quản lý dự án thường đề cập đến vấn đề quản lý dự án với các giai đoạn triển khai hoặc các yếu tố chủ chốt của một dự án. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào các yếu tố mô tả các khía cạnh của quản lý dự án phải được giải quyết liên tục và song song xuyên suốt dự án. Chúng tôi hy vọng sẽ cung cấp cho bạn một số hiểu biết cần thiết về các yếu tố này liên quan đến dự án để bắt đầu một cách tối ưu.
Nói chung, tình huống kinh doanh trong trường hợp này như chúng ta đã biết là: “triển khai dự án ERP phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ”. Nhưng điều này quá chung chung, bạn nên chia tình huống này thành nhiều phần dựa trên quy trình kinh doanh của công ty. Hãy trả lời những câu hỏi sau cho các phòng ban sử dụng giải pháp ERP:
Đưa ra đáp án cho những câu hỏi trên cũng mang lại lợi ích cho nhân viên của bạn khi trải qua quá trình thay đổi lớn. Họ sẽ biết lý do tại sao phải đối mặt với những thay đổi trong công việc hàng ngày của mình.
Nhóm đối tác triển khai có thể cung cấp tài liệu quy trình kinh doanh, cho phép bạn hình dung các quy trình kinh doanh hàng ngày của mình và giúp bạn trả lời các câu hỏi được đề cập ở trên.
Khi bạn bắt đầu triển khai một dự án, bạn phải thành lập một nhóm triển khai dự án.
Việc đầu tiên là chỉ định một Ban Dự án. Ban dự án cần có ít nhất ba thành viên:
Bước tiếp theo là thành lập Nhóm Dự án. Lập danh sách tất cả các bên liên quan chịu ảnh hưởng bởi dự án và xác định vai trò của họ trong dự án:
Sẽ có những bên liên quan bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án nhưng không có vai trò tích cực trong việc triển khai (nhà cung cấp, bên thứ ba,…). Đừng quên thêm họ vào danh sách của bạn, vì họ sẽ cần được thông báo.
Mỗi vai trò đều có trách nhiệm riêng, xác định trách nhiệm trong dự án theo mô hình RACI phù hợp với mỗi vai trò:
Trong tình huống kinh doanh, bạn đã xác định những lợi ích mà dự án sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng điều quan trọng là làm cách nào để đo lường được những lợi ích này. Mục đích của yếu tố chất lượng là xác định xem giải pháp có phù hợp để đạt được các lợi ích theo kế hoạch hay không. Bạn nên nghĩ đến một "hệ thống" để đánh giá, giám sát và xác định chất lượng mà dự án mang lại. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá tổng thể việc triển khai, thay vì tập trung vào các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Đây là một yếu tố thiết yếu đối với dự án!
Mục đích của việc lập kế hoạch là tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và kiểm soát bằng cách xác định các phương tiện thực hiện dự án (địa điểm và cách thức, do ai thực hiện, ước tính thời gian và số lượng). Đó là một nhiệm vụ xuyên suốt cho đến khi kết thúc dự án. Nó phải được xem xét và điều chỉnh thường xuyên để thích ứng với sự thay đổi của dự án.
Lập kế hoạch sẽ luôn là sự hợp tác giữa Giám đốc dự án nội bộ của bạn và Giám đốc dự án của đối tác triển khai ERP - phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công việc và thời gian được lên kế hoạch cho các thành viên trong nhóm của bạn sẽ ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của họ. Bạn bên tìm cách phân bổ thời gian hợp lý để tham gia dự án bằng cách chuyển giao công việc hàng ngày cho các nhân viên khác, bổ sung tăng cường nguồn lực tạm thời,...
Mọi dự án đều có rủi ro. Hãy nhớ rằng có sự khác biệt giữa rủi ro và vấn đề. Cả hai đều là những điều không chắc chắn, nhưng rủi ro là một vấn đề có thể lường trước được.
Khi bạn dự đoán trước những rủi ro có thể xảy ra, thì sẽ kịp thời xử lý nếu những rủi ro này thực sự ảnh hưởng đến dự án. Đưa ra cái nhìn tổng quan về mọi rủi ro tiềm ẩn của dự án, viết ra xác suất rủi ro trở thành vấn đề và tác động của nó. Nếu có thể, hãy đưa ra các biện pháp sẵn sàng để giảm rủi ro. Đối tác triển khai ERP sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình này.
Ví dụ, một rủi ro mà tất cả các dự án phải đối mặt là 'Điều gì sẽ xảy ra nếu một thành viên trong nhóm rời khỏi dự án trong quá trình thực hiện?'. Việc triển khai dự án đôi khi mất vài tháng - có nghĩa là có thể xảy ra trường hợp các thành viên dự án rời bỏ công ty.
Một biện pháp khắc phục là mỗi bộ phận có thể chỉ định nhiều nhân viên tham gia dự án để đảm bảo kiến thức và nội dung đào tạo không bị mất nếu người dùng chính bị "loại bỏ" khỏi dự án.
Triển khai ERP phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ là một cuộc hành trình, không phải là điểm đến. Sự thay đổi này có 2 cấp độ quan trọng.
Trước hết, giải pháp ERP sẽ thay đổi cách làm việc của nhiều nhân viên. Một số người gặp nhiều khó khăn hơn trong việc thích nghi với sự thay đổi so với những người khác. Quản lý thay đổi nên nằm trong danh sách ưu tiên của bạn khi bắt đầu triển khai giải pháp ERP. Bạn cần đảm bảo việc lập kế hoạch về thời gian và hành động để những thay đổi này trở nên hữu ích.
Mức độ thay đổi khác là thay đổi phạm vi công việc. Trong giai đoạn tiền dự án, đã xác định được phạm vi và quan điểm của bạn về cách triển khai các quy trình kinh doanh. Nhưng rất có thể những phạm vi này sẽ thay đổi trong quá trình thực hiện. Để chuẩn bị cho những thay đổi này, một cách tiếp cận tốt là xác định "cơ cấu ra quyết định" cho những thay đổi này ngay từ bây giờ. Nhóm Dự án có thể đưa ra quyết định cho cấp độ nào? Điều nào cần được chấp thuận bởi Giám đốc điều hành? bởi Công ty nào? Chúng ta có nên tạo Ban quản lý thay đổi không? Ban phê duyệt bao gồm những ai?
Trả lời những câu hỏi này trước khi bắt đầu triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ giúp doanh nghiệp đối phó với những thay đổi một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.
Yếu tố cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó là theo dõi tiến độ. Cùng với yếu tố Chất lượng, yếu tố Tiến độ sẽ cung cấp cho bạn thông tin về cách đạt được mục tiêu. Thống nhất về cách thức báo cáo và giám sát tiến độ với nhóm dự án và Giám đốc dự án của đối tác triển khai. Những công cụ nào có sẵn trong công ty của bạn để đo lường và báo cáo tiến độ? Tất nhiên, yếu tố về tiến độ sẽ quan trọng hơn và được áp dụng ngay khi dự án bắt đầu, nhưng những câu hỏi này hỗ trợ bạn trong việc chuẩn bị khởi động dự án.
Khi bạn xem xét bảy chủ đề trên một cách có tổ chức, bạn đã chuẩn bị tốt để bắt đầu triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ!
Khi bạn đã chọn NaviWorld Việt Nam làm đối tác triển khai, chúng tôi sẽ chỉ định một quản lý dự án dành cho bạn. Người này sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị sẵn sàng nhờ vào kiến thức chuyên sâu về ngành của doanh nghiệp bạn và phương pháp luận của dự án. Tiêu đề của blog này nói rằng: "Chuẩn bị sẵn sàng là đạt một nửa chiến thắng". Vẫn còn một chặng đường dài đằng sau quá trình chuẩn bị, nhưng không ai có thể phủ nhận rằng chuẩn bị sẵn sàng thì khởi đầu suôn sẻ hơn!
** Hotline: 092 636 2468
** Email: info@naviworld.com.vn
** Fanpage: NaviWorldVietnam
Nguồn: Drink-IT
Vui lòng cho chúng tôi biết một số thông tin để chuẩn bị buổi demo phù hợp!
NaviWorld Việt Nam là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện cho các doanh nghiệp tại Việt Nam và Đông Nam Á. Với các giải pháp chuyên ngành cho Phân phối, Bán lẻ, Dịch vụ và Sản xuất... NaviWorld mang đến cho Khách hàng của mình các giải pháp tích hợp được công nhận toàn cầu.
Tầng 11, số 41 Hai Bà Trưng, Quận Hoàn Kiếm
ĐT: +8424-3636 6268