7 câu hỏi cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm máy bán hàng (POS) cho nhà hàng

Hệ thống điểm bán hàng đã chuyển từ một máy tính tiền đơn giản thành các giải pháp toàn diện bao gồm toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao tìm kiếm một hệ thống phần mềm máy bán hàng điện tử hiện đại có thể là một trải nghiệm tuyệt vời. Chúng bao gồm nhiều tính năng tốt cần có, như đồng hồ thời gian của nhân viên, đăng nhập bằng vân tay, POS di động, cơ sở dữ liệu khách hàng, đặt hàng trực tuyến, theo dõi bảng, quản lý công thức và thành phần… Tuy nhiên, chúng có thể không hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.

Trước khi bạn sử dụng máy POS để làm tất cả, hãy dừng lại và tự hỏi bản thân: tôi thực sự cần chức năng nào? Bắt đầu bằng cách lập bản đồ các yêu cầu của bạn (những gì bạn muốn có thể thực hiện khi nghĩ đến và chia chúng thành ba cột: “phải có”, “có thì tốt” và "tính năng bổ sung". Hệ thống phù hợp là hệ thống đánh dấu nhiều vào ô các yêu cầu khẩn cấp, không thể trì hoãn được của bạn.

Bằng cách chọn một giải pháp phần mềm đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn sẽ tiết kiệm tiền bạc và công sức trong giai đoạn triển khai phần mềm, mỗi khi bạn phải đào tạo nhân viên mới và trong quá trình hoạt động hàng ngày. Bởi một POS có quá nhiều lựa chọn có thể cản trở nhân viên quản lý các công việc hàng ngày của họ, trì hoãn công việc của họ và tạo thêm sự phức tạp không cần thiết.

Hệ thống phần mềm máy bán hàng không phải là khuôn mẫu phù hợp với tất cả. Ngay cả khi một số chức năng bán lẻ điển hình (ví dụ: thời gian biểu cho nhân viên hoặc khách hàng trung thành) có thể phù hợp với ngành dịch vụ ăn uống, các nhà hàng có những yêu cầu cụ thể mà phần mềm bán lẻ thường không bao gồm.

Chỉ có giải pháp POS được thiết kế đặc biệt cho nhà hàng mới giúp bạn quản lý các công việc chính hàng ngày như quản lý công thức nấu ăn, theo dõi việc sử dụng nguyên liệu, thêm / bớt nguyên liệu khỏi món ăn, bán ưu đãi bữa ăn và combo ( ví dụ như ưu đãi bữa trưa món chính và món tráng miệng 70K), tách hóa đơn, gửi đơn đặt hàng thẳng đến nhà bếp, theo dõi bàn - và hơn thế nữa.

Đừng chấp nhận một hệ thống phần mềm máy bán hàng không được thiết kế phù hợp với nhu cầu của bạn. Thay vào đó, hãy tìm một giải pháp phần mềm giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, hỗ trợ các nhóm của bạn với tất cả các nhiệm vụ chính, từ lập kế hoạch thực đơn đến sản xuất nhà bếp cho đến phục vụ.

Các nhà hàng thành công cần phải cung cấp sản phẩm chất lượng với tốc độ phù hợp. Hãy tưởng tượng, vào một ngày cuối tuần đông đúc, việc hệ thống POS chậm hoặc không phản hồi, gây ra sự chậm trễ và làm mất lòng những khách hàng khó tính!

Khi tìm hiểu các giải pháp phần mềm máy bán hàng, hãy hỏi nhà cung cấp (nếu bạn có thể, hãy hỏi một số người dùng hiện tại của phần mềm):

• Giao diện có trực quan không? Nó có thể được tùy chỉnh theo vai trò của từng nhân viên, chỉ hiển thị chức năng phù hợp với công việc của họ không?
• Nó có thể dễ dàng chấp nhận các loại thanh toán khác nhau không? Nó có thể quản lý các nhu cầu thông thường của nhà hàng như chia hóa đơn, hóa đơn chuyển từ quầy bar đến bàn, ... không?
• Nó có thể chạy trên các thiết bị cầm tay như điện thoại di động và máy tính bảng không?
• Thời gian trung bình cho mỗi giao dịch là bao nhiêu?
• Điều gì xảy ra nếu kết nối internet bị ngắt? POS vẫn có thể nhận đơn đặt hàng và xử lý bán hàng - hay bạn sẽ phải làm điều đó trên giấy?

Một hệ thống POS mới là một khoản đầu tư lớn, nhưng hệ thống phù hợp sẽ mang lại hiệu quả gấp nhiều lần. Trước khi bạn chọn tùy chọn với khoản đầu tư trả trước thấp nhất, hãy phân tích xem mỗi giải pháp POS sẽ tác động như thế nào đến lợi nhuận cuối cùng của bạn. Có nhiều yếu tố bạn cần lưu ý khi tính toán ROI:

• Thời gian đào tạo nhân viên:

Ở những nơi có số lượng nhân viên luân chuyển cao, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc với hệ thống phần mềm máy bán hàng trực quan giúp tăng tốc đào tạo nhân viên mới.

• Tiết kiệm nguyên liệu:

Hệ thống mới có giúp quản lý hàng tồn kho và theo dõi việc sử dụng nguyên liệu không? Đặt hàng đúng lượng thực phẩm và sử dụng những gì bạn có một cách hiệu quả có thể dẫn đến tiết kiệm đáng kể.

• Lòng trung thành:

Một hệ thống hỗ trợ các chương trình khách hàng thân thiết và cho phép bạn gửi cho khách hàng đã đăng ký các ưu đãi và chiến dịch được nhắm mục tiêu có thể giúp bạn tăng lượt truy cập lặp lại, gia tăng doanh thu.

• Thời gian phân tích dữ liệu:

Nếu bạn sử dụng một phần mềm để quản lý bán hàng, một phần mềm khác cho hàng tồn kho, một phần mềm thứ ba cho lịch trình của nhân viên, một phần mềm thứ tư cho các nhà cung cấp..., bạn sẽ mất nhiều thời gian để so sánh dữ liệu và cố gắng hiểu chúng. Bằng cách chọn một nền tảng end-to-end tích hợp tất cả các chức năng này vào một hệ thống, với một nguồn dữ liệu duy nhất, bạn có thể đơn giản hóa công việc kế toán của mình và tiết kiệm thời gian công sức, tiền bạc cũng như các vấn đề phát sinh trong quá trình này. Đồng thời, bạn cũng có thể có được thông tin chi tiết hơn từ dữ liệu của mình và đưa ra quyết định hiệu quả hơn, nhanh hơn.

Trong quá trình lựa chọn hệ thống phần mềm máy bán hàng POS mới, hãy xem xét danh tiếng của nhà cung cấp. Bạn sẽ không muốn chọn, cài đặt và đào tạo nhân viên của mình với một POS ngẫu nhiên từ một công ty khởi nghiệp chỉ vì nó rẻ. Mặc dù hiên tại bạn có thể tiết kiệm chi phí, nhưng bạn sẽ hối hận về quyết định của mình khi gặp sự cố và phát hiện ra rằng nhà cung cấp hoàn toàn không cung cấp hỗ trợ và hệ thống sẽ không bao giờ được cập nhật!

David Gosman, Giám đốc Phân khúc Khách sạn Toàn cầu tại HP, cảnh báo: “Hãy cảnh giác với các nhà cung cấp công nghệ mới. Một nền tảng công nghệ không có thành tích sẽ không nhất thiết bị loại. Tuy nhiên, bạn cần nhận ra rủi ro rằng trong một vài năm nữa chúng có thể là một công ty rất khác, hoặc không còn là công ty nữa.” Nhà cung cấp phù hợp có hồ sơ đã được chứng minh, vì vậy bạn có thể tin tưởng họ sẽ ở đó vào ngày mai, cung cấp cho bạn sự hỗ trợ và cập nhật khi bạn cần.

Trong hai năm, năm năm, hoặc mười năm nữa, bạn có thể đã nhân lên số lượng khách hàng của mình, thêm thực đơn bữa sáng, mở rộng ra nhiều địa điểm, có lẽ chuỗi của bạn sẽ vươn ra quốc tế. Khi chọn một hệ thống mới, hãy đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng thêm các thiết bị đầu cuối POS mới và mở các địa điểm mới với nỗ lực hạn chế.

Hệ thống phần mềm máy bán hàng phù hợp cũng sẽ cho phép bạn phát triển bằng cách dễ dàng tích hợp với các giải pháp phần mềm khác. Giả sử rằng bạn quyết định cung cấp dịch vụ giao hàng tận nhà bằng cách hợp tác với dịch vụ của bên thứ ba: điều gì sẽ xảy ra nếu POS không thể tích hợp với ứng dụng giao hàng? Nếu bạn đang nghĩ đến việc mở rộng ra quốc tế, hãy xem xem hệ thống đã được dịch sang các ngôn ngữ khác nhau chưa, hệ thống có hỗ trợ nhiều quy tắc tiền tệ và tài khóa hay không và hệ thống có sẵn ở các bản địa hóa khác nhau hay không.

Một hệ thống cứng nhắc, không cho phép bạn thực hiện thay đổi hoặc tích hợp với các giải pháp khác, có thể rẻ hơn khi bắt đầu - nhưng bạn sẽ buộc phải thay thế nó ngay khi phát triển. Khi đầu tư vào công nghệ mới, hãy nhớ rằng một máy POS sẽ đồng hành cùng bạn trong nhiều năm. Chọn một nền tảng có thể mở rộng quy mô và hỗ trợ không chỉ cho công việc kinh doanh của bạn ngày hôm nay mà còn hỗ trợ cho doanh nghiệp mai sau.

Trên tờ rơi quảng cáo, có vẻ như tất cả các hệ thống phần mềm máy bán hàng  đều có thể làm được mọi thứ. Tất cả chúng đều linh hoạt, nhanh nhẹn, giàu tính năng, và dễ sử dụng! Đừng chỉ nghe mỗi lời của nhà cung cấp. Trong quá trình lựa chọn, bạn nên yêu cầu tài liệu tham khảo. Các nhà cung cấp phần mềm tốt nhất sẽ có thể cung cấp cho bạn danh sách các khách hàng hiện tại.

Hãy tập trung vào những doanh nghiệp tương tự như bạn, nhận phản hồi của họ, đặt những câu hỏi thực tế và thậm chí có thể tận mắt xem hệ thống phần mềm máy bán hàng POS hoạt động như thế nào, và liệu nó có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.