Giai đoạn go live hệ thống ERP là gì? 3 câu hỏi thường gặp về triển khai phần mềm

Giai đoạn go-live trong một dự án ERP là thời điểm hệ thống chính thức được đưa vào sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu được triển khai đúng cách và có chuyên môn phù hợp, bạn có thể khai thác tối đa những lợi ích mà ERP mang lại. Tuy nhiên, để quá trình go-live diễn ra thành công, vẫn có một số thách thức cần lưu ý:

Điều chỉnh lại timeline khi cần thiết

Thông thường, quá trình go-live diễn ra đúng kế hoạch và nếu cần tinh chỉnh, thời gian dự án thường chỉ kéo dài thêm một chút. Việc điều chỉnh timeline có thể xuất phát từ nhiều lý do, như xuất hiện các ứng dụng bên thứ ba hữu ích trên thị trường, hoặc cần tối ưu hệ thống triển khai đến mức hoàn thiện nhất.

Từ đó xây dựng nên một hệ thống vững vàng, ổn định và đáng tin cậy. Vì vậy, việc điều chỉnh lại timeline khi cần thiết sẽ mang lại lợi ích lớn, đặc biệt là về lâu dài.

Hiểu rõ các rủi ro có thể phát sinh

User acceptance testing (UAT) - kiểm tra sự chấp nhận của người dùng - là bước then chốt để giảm thiểu rủi ro, vì nó giúp kiểm chứng xem người dùng cuối có thể sử dụng hệ thống hiệu quả hay không. Doanh nghiệp có thể triển khai các buổi đào tạo theo từng nhóm chức năng ngay trong giai đoạn triển khai, để đảm bảo quá trình go-live diễn ra suôn sẻ.

Xác định cách bạn sẽ theo dõi tiến độ và hạng mục bàn giao

Để xác định cách bạn sẽ theo dõi tiến độ và hạng mục bàn giao hiệu quả, bạn nên xây dựng checklist cho giai đoạn go-live, để đảm bảo mọi quy trình và nguồn lực đều được chuẩn bị đầy đủ. Checklist này thường bao gồm các yếu tố như: nguồn lực phù hợp, hệ sinh thái triển khai chuyển đổi, các đối tác đồng hành và chuyên gia bên ngoài cần thiết.

Việc triển khai một phần mềm mới mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Với hệ thống ERP, dữ liệu quan trọng được tập trung về một nơi, giúp các bộ phận dễ dàng phối hợp, truy cập thông tin theo thời gian thực và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Ngoài ra, ERP còn mang đến nhiều lợi ích đáng kể khác, bao gồm:

Quản lý thời gian hiệu quả hơn

Tự động hóa các tác vụ tốn nhiều thời gian giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng hơn. Một số quy trình có thể tự động hóa trong quá trình triển khai bao gồm: thiết lập các công việc tự động chạy theo thời gian định sẵn hoặc khởi tạo báo cáo dữ liệu theo chu kỳ (như hàng tháng), từ đó hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

Tổ chức công việc khoa học hơn

ERP giúp hợp nhất các hoạt động vào cùng một hệ thống, nhờ đó quy trình được tinh gọn và dễ kiểm soát. Với các công cụ báo cáo nâng cao, bạn có thể phân loại và xử lý dữ liệu dễ dàng từ một nguồn tổng hợp chi tiết, nơi mọi thông tin đều sẵn sàng truy cập khi cần.

Nắm bắt tiến trình theo thời gian thực

Có cái nhìn đầy đủ về những khách hàng hiện đang tương tác với doanh nghiệp và theo dõi trạng thái đơn đặt hàng của họ. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc liên kết hệ thống ERP với CRM, tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa các nhóm bằng cách kết hợp các phòng ban lại với nhau.

Tăng khả năng thích ứng và cải thiện quy trình

ERP cho phép bạn theo dõi dữ liệu từ tất cả các phòng ban, từ đó hiểu rõ tổng thể hoạt động và xác định khu vực cần tối ưu.

Ví dụ với quản lý tồn kho: doanh nghiệp có thể tránh chi tiêu lãng phí cho hàng dễ dư thừa và nhanh chóng đặt mua khi số lượng sắp chạm ngưỡng.

Một số lợi ích bổ sung, đặc biệt với các giải pháp ERP trên nền tảng đám mây:

• Cập nhật tính năng và kỹ thuật tự động từ nhà cung cấp (như Microsoft)

• Giảm chi phí thiết lập – nhà cung cấp chịu trách nhiệm triển khai hệ thống

• Luôn dùng phiên bản phần mềm mới nhất – hệ thống được theo dõi, cập nhật và vá lỗi định kỳ.

• Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi nhờ lưu trữ trên hệ thống đám mây.

• Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp theo quy mô sử dụng.

• Bảo mật nâng cao, với đội ngũ chuyên gia giám sát dữ liệu 24/7.

• Khả năng co giãn linh hoạt – dù ít hay nhiều người dùng, hệ thống vẫn vận hành ổn định.

Điều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô doanh nghiệp. Với các công ty lớn, quá trình triển khai có thể kéo dài vài năm. Ngược lại, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể chỉ mất vài tháng để go live dự án (đưa hệ thống vào vận hành).

Tuy nhiên, thời gian thực tế của dự án còn bị tác động bởi nhiều yếu tố khác, chẳng hạn như:

• Mức độ tùy chỉnh của hệ thống ERP, bao gồm các ứng dụng bên thứ ba và phần cấu hình.

• Năng lực triển khai, ví dụ như sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan và đảm bảo các hạng mục bàn giao đúng tiến độ. 

• Nguồn lực cần thiết, bao gồm user acceptance testing (UAT) và chuyên môn kỹ thuật. 

Vì ERP hợp nhất toàn bộ dữ liệu, doanh nghiệp sẽ có một “nguồn thông tin duy nhất” cho tất cả phòng ban. Nhờ đó, việc phối hợp giữa các nhóm trở nên mượt mà hơn. Khi hệ thống ERP được kết nối với CRM hiện có, bạn cũng có thể theo dõi tương tác của khách hàng trên mọi bộ phận một cách thống nhất.

Khi thông tin khách hàng được truy cập nhanh chóng và dễ dàng, nhân viên không còn mất thời gian tìm kiếm trong các hệ thống rời rạc, lỗi thời. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào các công việc ưu tiên, sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Một số sơ suất có thể gặp phải

Triển khai phần mềm mang lại nhiều lợi ích, nhưng trong quá trình thực hiện vẫn có thể phát sinh lỗi ngoài dự tính. Ngay cả khi bạn chuẩn bị kỹ, dự án vẫn có khả năng không diễn ra đúng kế hoạch do các nguyên nhân sau: 

• Không kiểm tra chạy thử phần mềm mới: Dù hệ thống mới có giao diện giống hệ thống cũ, nó vẫn là một nền tảng khác và cần được kiểm thử kỹ để hiểu cách nó vận hành.
• Thiếu sự thống nhất mục tiêu giữa các bên liên quan: Nếu các nhóm không rõ ràng trong mục tiêu đặt ra và chưa thấy rõ giá trị phần mềm mang lại, quá trình triển khai dễ gặp trở ngại.
• Không đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu: Nếu không xác định trước mình muốn đạt được gì, sẽ rất khó đánh giá dự án thành công hay không, cũng như biết mình đang ở giai đoạn nào.

Giải quyết những thách thức

Để tránh những vấn đề này, bạn nên xác định mục tiêu và các mốc đánh giá trước khi bắt đầu, nhằm theo dõi tiến độ và kiểm soát rủi ro. Những nguyên nhân phổ biến khiến dự án trật hướng bao gồm: không quản lý tốt thay đổi trong vận hành, thiếu cam kết từ các bên liên quan, không nhìn nhận đúng giá trị phần mềm và tác động của nó tới quy trình hiện tại.

Việc đặt mục tiêu rõ ràng sẽ tạo khung làm việc mạch lạc, giúp doanh nghiệp thích nghi dễ hơn. Đồng thời, bạn cũng cần đảm bảo nhân sự trong tổ chức sẵn sàng đón nhận hệ thống mới để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.

Các bước như sau:

• Xây dựng văn hóa đổi mới, khuyến khích nhân sự chia sẻ quan điểm và đóng góp ý tưởng cải tiến.

• Tổ chức các buổi trải nghiệm thực hành để nhân viên làm quen trực tiếp với hệ thống.

• Đào tạo 1-1 để khơi gợi thêm sáng kiến hoặc giải quyết mối lo mà họ khó chia sẻ trong nhóm.

• Ưu tiên các hoạt động liên quan đến stakeholder như xây dựng nhận thức, hành trình chuyển đổi và cập nhật tiến độ.

• Hợp tác với đơn vị tư vấn hoặc đối tác bên ngoài để bổ sung góc nhìn mới và hạn chế sai sót.

• Tuyển chọn hoặc luân chuyển nhân sự có tư duy sáng tạo để mang đến ý tưởng mới cho đội ngũ.